强化办公室档案管理的创新思路探讨

在机关事业单位日常管理中，办公室档案管理是一项重要的基础性工作，为企事业单位的发展运作提供重要的保障，在办公室档案管理工作中，为了不断满足日常工作变化，需要提升管理水平，同时满足不断变化的社会功能需求。通过对日常档案管理制度的完善，提升档案管理工作的服务意识，可以满足档案管理工作，满足日常基本需要。但是随着现代社会经济的不断变化，现代信息时代各类档案信息的增多以及大数据时代的到来，在档案管理工作中势必需要不断创新以满足变化的需要。如果档案管理工作依旧停留在传统的纸质记录模式，必然被时代所淘汰。面对新的形势发展，为了保持办公室在日常工作中的积极作用，需要在档案管理工作中不断创新，采用符合时代需要的方式方法完成日常工作。本文结合日常工作中的问题，通过对档案管理工作的创新思路架构开展分析，希望对今后办公室档案管理工作提供帮助。

一、办公室档案管理的基本原则

（一）准确、高效原则。在企事业单位开展档案管理工作过程中，档案的准确性以及高效性原则是其基本的原则。真实、准确地对日常工作中产生的各类重要信息进行整理，并按照需要对信息进行归档工作，从而保证日常档案资料的真实性是非常重要的。同时为了保证档案管理工作的高效性，充分利用现代信息技术等先进手段来辅助开展工作，可以为日常档案整理、归档、查询工作提供高效保证。

（二）规范、灵活的统一原则。在现代企事业单位的日常管理中，都会制定相应的管理制度，在办公室档案管理过程中，同样需要遵循特定的规章制度。同时针对不同的企事业单位，在日常管理中制定符合自身发展需求的制度，从而实现档案管理过程中的规范性、灵活性特点，更好地为企业档案收集、查询提供服务。因此，在开展档案管理工作中，制定合理的管理制度满足企事业单位的日常工作需要，是符合企事业单位发展的，这就需要不断探索总结，不断进行完善。

（三）职责和权益兼顾的原则。在办公室开展日常档案管理工作期间，需要对自身工作职责进行全面掌握，明确自身职责以及权益。在日常工作中，需要对档案管理工作的主要目标以及工作范围进行明确，对档案工作的执行情况进行定期检查。同时对于档案管理人员的权益进行明确，确保其合法权益得到维护，保证管理人员的工作积极性。从而保证日常档案管理工作顺利开展。

二、办公室档案管理的现状与特点分析

（一）缺乏对档案管理工作重要性的认识。在一些企事业单位的日常档案管理过程中，存在对工作性质认识不清、重要性缺少充分认识的情况。从而导致企业各个层级对档案管理工作没有引起足够的重视，对于档案管理工作的职责没有形成统一的认识，缺乏真正的业绩考虑制度。长此下去，导致档案管理工作流于形式，没有真正为企业发展提供帮助。另外，一些单位甚至没有足够的资金投入档案管理工作中，造成档案管理工作缺少足够的物质支持，严重影响了日常管理工作的开展。

（二）缺乏高素质的办公室档案管理人员。在开展办公室档案管理工作时，需要足够的专业技能以及专业理论作为支撑，需要工作人员掌握足够的专业技能，只有足够的专业素质才能够确保日常档案管理工作的有序开展。但是，目前很多单位的档案管理工作缺乏足够的专业素质，甚至有些单位没有专职的档案管理人员开展此项工作，只是日常中的兼职工作。这就导致了在日常档案管理工作中没有足够的能力或者不适应档案工作人员开展此项工作。同时，单位没有开展足够的专业素质培养工作，不能对从业人员形成规范体系的培训，导致很多业务流于形式，不利于办公室档案管理工作的开展。

（三）缺乏对现代信息技术的运用。在当今信息技术不断发展的前提下，档案数据管理系统对于保证档案的正常管理具有重要的作用。在管理过程中应结合所管理的具体内容开展信息数据系统建设，并在发展过程中不断完善，作为日常档案管理工作的基础，为不断发展的档案信息技术提供基础依据。对于传统的档案管理，为了符合现代信息时代发展需求，需要不断进行管理数据创新，对传统管理模式进行改进，利用现代技术手段维护原有信息，同时加大数据管理措施，将原有档案信息进行数据化管理，对于档案的日常管理具有极大的帮助。利用数据管理模式，对于档案的日常查找、使用具有极大的便利性，同时简化了审批程序，加快了业务办理速度。

三、办公室档案管理创新工作的实际意义

在当今社会的发展形势下，信息时代档案信息的管理得到了很大的技术支持，能够使档案管理维护更加轻松，节省了大量的人力，同时对档案信息的快速获取提供了便利条件，使得利用档案信息开展的日常工作得以顺利进行。但是随着现代信息技术的不断发展，各类新型技术层出不穷，对档案管理提供进一步辅助的同时，对档案管理工作的创新提出了更高的要求，需要在日常工作中不断适应技术变化，满足日常管理需求。首先，通过创新手段来提升档案管理效率，对于满足企业日常管理需要具有积极作用；其次，通过现代化技术手段的介入辅助开展档案管理工作，对企业档案管理的科技水平同样具有积极作用；最后，通过管理策略的创新，对提升企业管理水平具有重要意义。

四、强化办公室档案管理的创新思路框架

（一）强化办公室档案管理的重要性。在开展档案管理创新的过程中，提升档案数据管理的重视程度对于保证档案的正常管理具有重要的作用。在管理过程中，应结合所管理的具体内容开展信息数据系统建设，并在发展过程中不断完善，作为日常档案管理工作的基础，为不断发展的档案信息技术提供基础依据。对于传统的档案管理，为了符合现代信息时代发展需求，需要不断进行管理数据管理创新，对传统管理模式进行改进，利用现代技术手段维护原有信息，同时加大数据管理措施，将原有档案信息进行数据化管理，对于档案的日常管理具有极大的帮助。利用数据管理模式，对于档案的日常查找、使用具有极大的便利性，同时简化了审批程序，加快了业务办理速度。

（二）加强对档案管理制度的创新。在不断发展的时代背景下，针对档案管理工作的创新工作需要，从日常管理理念出发，不断提出创新举措适应管理需求。需要对档案管理的信息功能进行完善，同时发挥不同管理部门的优势，提升管理工作的效率。加大对信息化技术的重视程度，不断开展相关管理工作培训，使管理人员能够胜任信息化管理工作。培养管理人员的创新意识，对信息化管理具有充分的认识，提升自身管理水平以及服务水平，使档案管理工作能够在现代信息技术的辅助下顺利开展。

（三）强化办公室档案管理人员创新意识。为了提升办公室档案管理工作的日常创新，需要保证管理人员的综合素质符合档案管理工作，提升人员素质对于提升档案管理工作质量具有直接作用。档案管理工作具有一定的技术要求，综合能力要求较高，因此，从业人员需要掌握足够的业务技能。企事业单位在开展档案管理工作制度的同时，需要增强对从业人员业务能力的培养，完善档案管理人员队伍建设，使其满足日常工作需要，并不断适应新时代档案管理工作的变化。同时加强档案工作人员的责任意识培养工作，使相关人员能够对所开展的工作重要程度进行重视，从而建成综合素质水平一流的档案管理人员队伍，促进档案管理工作顺利开展。

（四）强化运用现代科技促进档案管理创新。在当今社会科技不断发展，企事业单位档案类型逐渐向电子信息类转化的情况下，档案管理工作信息化、网络化发展将是今后工作的重要方向。在日常档案管理工作中，应充分借助现代科技促进档案管理工作的创新，切实利用计算机技术、网络计算以及现代存储手段开展档案管理工作。在日常工作中，可以充分借鉴发达国家在档案管理中的经验，利用现代存储手段处理日常产生的档案资料，利用数字化技术实现档案资料的可靠保存，在减少浪费的同时增加资料的完整性。另外，应加大企事业单位档案管理过程中的信息化技术投入力度，加速现代化管理方式的建设工作，促进档案管理工作的创新工作符合时代的发展。同时应加大档案管理工作的宣传力度，使员工重视档案管理的重要性，提升档案管理工作的质量。

（五）强化办公室档案的保密工作。在开展档案管理工作创新举措的同时，需要保证档案的保密性不受到影响。在档案的收集整理过程中，一些重要资料需要进行保密处理，如果出现泄露情况，会对企事业单位利益以及经营安全造成严重影响，因此档案管理工作应注重保密工作的开展。针对企事业单位开展的档案管理创新需要符合档案管理保密性要求，采取有针对性的措施，建立完善的保密制度，提升管理人员对档案管理保密工作的重视程度。在开展现代信息技术作为档案管理工作辅助手段的同时，应加大对网络安全的重视程度，避免发生档案泄密事故，切实保证企事业单位档案安全。

五、结语

综合以上分析，办公室档案管理工作是一项综合性高、系统性强的工作，其管理水平的好坏直接影响着事业单位的内部管理与发展。在现代化技术不断发展以及企事业档案管理工作需求变化的背景下，只有通过不断提出创新举措，才能满足日常管理的需要。本文分别从建立并完善相应的管理制度、不断提高档案管理人员的水平与综合素质，投入资金运用现代化的信息技术等相关举措的论述，为今后档案管理工作的创新提供了借鉴。