新时期人事档案管理信息化建设探讨

矫士帅

（方正县干部人事档案管理中心，哈尔滨 150800）

引 言

当前时代已经是信息化时代了，信息技术的发展对于人们生产生活的影响是显而易见的。在新时代人事档案管理也已经逐渐由传统的人工管理朝着信息化管理的方向发展，但是在运用信息技术进行档案管理的时候，由于信息技术发展的时间比较短，在管理的过程中，部分工作人员对于这些管理方式不是很熟悉，也引发了较多的问题。针对这些问题，必须要做好管理引导工作，才能使其朝着更好的方向发展。

一、人事档案管理信息化建设的意义

（一）促进人事档案现代化管理

当前时代是信息化的时代，信息技术已经深入到了人们的生活中，给人们的生产生活带来了极为重要的影响，在进行人事档案管理的时候，传统的管理方式已经不再适用于当前经济发展的需要，改革迫在眉睫，只有做好改革工作，企业才能朝着更好的方向发展，才能顺应时代的发展[1]。而且，做好人事档案管理的信息化建设有助于提高人事档案管理的工作效率。

（二）有利于实现人事档案信息资源的共享

在信息化时代，不可否认信息资源已经逐渐成为一种重要的战略资源，掌握了有用的信息资源，才能在接下来的工作中做好战略部署。而在进行人事档案管理的时候，一个人的档案也许并不只有企业需要查阅、了解，可能其他的一些社会机构，在必要的时候，也需要借阅这些档案，以便更好地了解其相关的社会信息，在人事档案管理实现信息化之后，相关的工作人员能够在第一时间通过信息技术进行档案查阅，节省了大量的人力和物力。

二、人事档案管理信息化建设中存在的问题

（一）基础设施的配备不完善

在进行人事档案管理的时候，要想实现档案管理的信息化，必须要借助一定的信息基础设备作为载体，如计算机、扫描仪、打印机和复印机等，如果缺乏这些设备，相应的管理工作在开展的时候，可能会比较困难。在进行调查研究的时候，笔者发现部分单位在进行档案管理的时候，基础设施的配备并不是很齐全。如有的单位计算机设备老旧，在工作的时候，无法满足工作人员的需求，在一定程度上制约了人事档案管理的信息化建设。

（二）缺乏统一规范的信息化管理标准

在进行人事档案管理信息化建设的时候，并非盲目开展的，必须要有一定的信息化建设标准作为管理参考的依据，这样在落实相关工作的时候，才能提升管理效率，促进管理工作的开展。然而，在实际的管理工作中，人事档案管理信息化建设却并没有形成统一规范的信息化管理标准，大部分企业在进行管理的时候，都是从自身的利益出发，希望在管理的过程中，能够实现利益的最大化，缺乏统一的管理标准，在管理上存在较多的漏洞[2]。

（三）档案管理人员的综合素质参差不齐

人事档案管理的信息化建设虽然是以信息化建设为主体，但是在进行管理的时候，主要的责任人还是负责档案管理的工作人员，他们运用自己所储备的知识，合理有效地利用信息技术开展好人事档案的管理工作，这样才能更好地落实相应的管理工作，要做好这些工作对于管理人员的综合素质要求比较高。比如说，工作人员必须要熟练地运用计算机及其相关的设备。但是，我国人事档案信息化建设的时间并不是很长，在进行管理的时候，高素质的管理人才还是比较缺乏的，许多企业在进行管理的时候，多是让对信息技术比较了解的工作人员兼任这份工作，在管理的过程中，无法有效地满足企业发展的需要。

三、人事档案管理的信息化建设对策

（一）配备先进的技术设备

人事档案管理信息化建设离不开相应的技术设备的支持，这些工具的应用是档案管理的基础，也是企业利用和开发人事信息资源的基础条件。因此，在新时期，要做好档案管理工作，首要的也是必需的，就是要购置合适的人事档案管理设备。对于企业来说，最好是能够建立一套完备的网络信息管理系统，将其渗透到企业的各个部门，做好资源共享工作，促使人事档案管理信息化建设朝着更好的方向发展。

（二）实现人事档案信息资源的数据化

当前在进行人事档案管理的时候，由于管理技术有限，还未能进行全面化的普及，因此在市面上一般是纸质材料和电子文件同时存在的，而且有些地区由于条件落后，信息技术还未能得到普及，因此在进行档案管理的时候，是以纸质文件为主的。这种管理方式会给相关工作的开展带来较大的不便，不利于人事档案管理工作的开展。所以说，在进行档案管理的时候，还需要实现人事档案管理信息资源的数据化，尽可能在有条件的情况下，将所有人的档案信息都录入到电子系统中，这样也比较方便查阅。

（三）确保人事档案信息的安全

相较于传统的纸质文件不易保存，容易丢失等特点来说，档案管理的信息化建设也并不是没有缺点的，在进行人事档案管理信息化建设的时候，一个极为重要的问题就是信息的安全问题，在运用信息技术的时候，网络病毒或者是机器故障等问题的出现，极容易造成信息的泄露和丢失，对于人事档案管理的安全造成了一定的影响。因此，在进行档案管理的时候，还需要确保人事档案信息的安全，针对信息容易泄露，容易被他人所窃取等问题，相关部门必须要采取严密的安全保护措施，做好监督工作，明确使用权限，保障档案信息的安全。同时，通过人事档案管理机制和责任机制的建立，以及信息化建设的作用机制，从多个方面共同规范企业人事档案的管理，促进信息档案管理建设。此外，还应加强人事档案管理、信息技术投资的现代化，加快现代化管理进程的发展，以充分发挥人事档案的实际作用。

四、要提高人事档案管理工作的服务水平

人事档案管理信息化建设的重点是信息化建设，但是在进行信息化建设的时候，主要是通过工作人员操作这些机器完成相应的工作的，所以说，在进行档案管理的时候，还需要提高人事档案管理工作的服务水平，提高工作人员的信息技术水平。如可以定期地开展一些培训工作，提升他们的综合素质，在进行管理的时候，综合运用多种技术，开展好档案管理服务工作，做好管理工作。新时期工作人员档案的电子化是适应时代变化的一个重要手段。当今社会的现代化和发展推动了信息时代的到来。因此，我们必须在人事档案管理方面不断取得进展，并加强电子化。其次，员工档案本身是有价值的。档案工作的特点是连续性，因此必须要系统地管理工作人员档案，以确保工作人员数据的准确性。计算机化的人事档案信息在确保人事档案的准确性方面具有很大的优势，因为它允许设置权限，这是传统的纸质文件无法做到的。信息化方便了员工档案管理，确保了档案安全。

结 语

时代在不断地发展变化，计算机信息技术也已经深入到了人们的生活中，在人事档案管理过程中，也更加注重信息的构建，在人事档案管理中引入信息可以提高档案管理的水平和效率。面对管理档案的片段的定型观念、重视程度不够、基础设施建设不完善和质量差的文件管理器等问题，必须采取切实举措。档案信息化建设管理标准需要更新，以改善管理培训、综合质量、基础设施、信息记录为条件，通过软件和硬件，加强计算机档案管理，调整人事部门，提高档案信息的准确性。人事档案的管理对人们的生活产生了极为深刻的影响，不论工作在企业，还是在其他部门都有着极为重要的作用。在进行档案管理的时候，只有顺应时代发展的需要，利用好信息技术，做好档案管理工作，企业才能朝着更好的方向发展。