省级电网企业智能采购模式的探索与实践

吕挺，李昳溦，孔莹

（国网陕西省电力公司物资公司，陕西 西安 710000）

近年来，“放管服”成为国家转变政府职能的重要举措，加快推进物资管理创新，推动智能采购建设成为新的发展要求。在“放管服”改革举措下，优化营商环境、提升服务质效已成为招标采购工作的重中之重。因此，在对业务痛点、招标全流程工作进行深入分析和全面调查研究后，提出建设以智能采购平台为核心，智能化评审中心为补充的智能采购模式，在实践中进一步探索招标采购智慧型、平台型的采购工作新模式。

一、传统采购模式的业务痛点

（一）接收光盘标书费时费力，供应商满意度低

供应商投标存在两个问题。一是多数网省公司标书介质为光盘，长期存放存在消磁风险；二是标书接收仍采取现场递交或邮寄等传统模式，供应商需投入大量人力、物力来完成标书递交工作，费时费力，供应商满意度低，且应对疫情、极端天气等突发情况的能力较弱。

（二）投标文件格式多样，评审质效较差

投标人编制的投标文件样式多、内容杂、结构不统一，致使在评标过程中专家无法快速提取关键信息，对评审的时间、质量、成本等造成一定程度影响。

（三）投标保证金汇款备注混乱，账务无法分清

经统计，汇款备注不明确、不规范的占比高达55%，而涉及投标保证金相关工作多为人工筛选、退付，无法高效核查，易因账目混乱产生退付不及时、不足额的风险。

（四）招标过程周期长，资料归集效率低

招标采购工作从项目准备到发布中标公告，时间跨度约为30～40天，期间会产生大量如审批单、招投标文件、打分表、工作票等过程资料，而整体工作周期长、环节多，易发生资料遗漏、归档不及时等问题，且大量纸质归档资料难以随时调取，审计需要资料时无法及时提供。

（五）评审工作人员多，监督工作超负荷

招标采购评审工作需要在封闭、隔离的环境中进行，而评审专家、工作人员、会务人员、安保人员、后勤人员的数量较多，监督人员难以在短时间内分辨出来，无法实时监督各类人员的违规行为，工作难度极大。为保障评审的公平公正，监督组往往需要超负荷工作。

二、智能采购平台

让供应商一次都不跑、采购质效明显提升、业务数据标准规范是公司开展智能采购业务的目标。为实现此目标，公司独立设计、开发了一套基于云架构的“过程+结果”双管控的采购服务系统，彻底改变传统采购模式，全面推动智能采购业务链建设，满足投标人、项目单位、主管部门的个性化需求，大幅提升了公司采购服务质量和工作质量。按照规划，平台共分为三期建设。

一期以为供应商减负为主题，完成平台整体框架搭建，解决安全性、稳定性的难题，重点实现投标文件线上递交，替代现场标书接收工作。

二期以精益采购为主题，重点实现投标保证金订单式管理、投标文件自检、结构化评审等。

三期以数据价值挖掘为主题，重点开展智能客服、短信平台、档案作业管理、供应商画像等工作，目标是应用招标大数据，向电网供应链生态圈提供更有价值的增值服务。

平台从用户体验、精益评审、数据价值、经济效益四方面着手，可实现招标采购业务全程的线上化，以及箱式变电站、柱上断路器等部分物资品类和电网基建项目设计、施工、监理的结构化评审及数据分析，变革了现有工作模式，招标采购业务实现跨越式发展。

三、智能采购平台创新点

平台的设计、开发基于云架构理念，应用公司云服务和云存储系统，支撑了投标文件制作、递交、评审、档案资料归档等招标采购全流业务流程，架起了一条智能采购高速路。

（一）碎片式递交标书，保障招投标信息全面安全

在招投标文件传输过程中，系统会自动将原始200MB～300MB 的投标文件切割成若干份不大于400KB 的小文件，形成碎片化文件片段，并对每一个小文件进行加密编码，再经内外网安全隔离装置将文件传输至内网存储系统。在文件传输过程中，如果遇到网络故障，系统可以自动续点上传，解决了用浏览器传输大文件和大文件穿透隔离装置速度慢、稳定性差的问题。同时，加密编码的文件也保证了投标文件的安全性，即使直接从存储系统中拷贝出来，文件也都会是一串乱码，无法获取标书内容。应用文件切割加密编码技术使投标文件上传速度提升80%，招投标文件信息泄露风险被彻底消除，保障了文件信息全面安全。

（二）订单式保证金管理，实现投标保证金精益化管理

平台与银联建立专用通道，支持28家银行转账，在上传标书环节提供汇款、保险、保函三种保证金递交模式，系统根据投标包自动计算投标人需缴纳的保证金金额并生成支付订单，系统根据银联反馈信息自动生成保证金台账。通过订单匹配，保证金核对时间由4小时缩短至1分钟，退付时间由5天缩短至1小时，核对和退付准确率提升至100%，彻底解决了当前保证金收退过程中资金用途难以分辨的问题。

（三）填空式标书制作，降低投标文件制作难度

公司梳理近5年的采购台账，针对电网集中采购标的，按照电压等级、项目属性、货物类别等条件精确进行多维度分类，全面统一编码，形成一对一、多对一映射的采购与投标文件标准模板，并将模板部署于系统中。批次采购中，项目经理根据项目类型关联填空式模板，供应商逐项填空并上传佐证材料即可完成响应。标书制作由以往的论述题变成填空题，制作时间缩短、难度降低、格式规范。

（四）体检式文件自查，将问题消灭在萌芽时期

在投标时间截止前，平台为投标单位提供标书自检服务，将采购文件要求与投标工具关联，自动比对供应商响应内容与采购文件要求，并作出相应提示，辅助供应商修改答案，在标书递交前修正文件内容，将问题消灭在萌芽时期。该功能应用以来，既优化了营商环境，又减少因文件制作而引起的否决，全面提升了投标文件质量。

（五）阅卷式辅助评审，提高评审精度、速度

在评审阶段，平台依据评审细则，结合企信数据和历史投标数据，辅助专家对响应文件进行点对点批阅，并对资质、业绩、技术参数等客观项进行量化打分，专家阅标速度提升200%，减少人为因素影响。通过数据积累，充分挖掘和分析数据内在价值，相关数据应用于项目评审、优质供应商推荐、市场竞争度分析、投标单位画像等方面，彻底激活数据价值，改变了以往数据价值浪费的局面。

（六）航标式档案管理，以目标导向促进过程管控

在归档管理方面，首先，设置航标。围绕招标采购业务要求，招标主管配置招标采购和非招标采购的归档模板，包括项目类型、项目阶段、档案明细目录。其次，按航标指引前行。业务人员根据归档明细目录，按照业务节点同步完成资料归档，涉及档案资料的整理、采集、上传、审批，以明确的目标导向加强采购过程管控。在档案价值挖掘应用方面，首先，整合业务与档案管理工作。项目经理可随时定位查询历史数据（如上一批采购数据），了解最新采购要求与相关规范，提高工作效率；新员工可直接学习档案资料理解业务的内在逻辑，积累经验；地市公司物资管理人员和日常审计人员可根据权限快速调取电子档案资料。其次，与公司数字化转型相结合，将档案归档、查阅、审计等数据推送至ESC（供应链运营中心），利用ESC 强大的统计分析能力，对档案的借阅热度、审计重点、资料完整度进行统计分析，从而有针对性地完善采购流程和后续档案资料。

四、智能采购平台建设成效

（一）让供应商省心

以前，供应商标书递交通过光盘介质在开标现场递交，供应商投标成本高，同时在常态化疫情防控阶段，不利于安全风险管控；供应商水平参差不齐，造成投标文件制作水平不一，给评审工作带来一定困难；供应商保证金递交采用自行汇款方式，备注混乱，造成保证金的核对和退付工作效率低。

平台实现了供应商投标工作一次都不跑，足不出户地完成投标，利用计算机技术，强化文件传输安全风险管控；提供填空式投标文件制作工具，供应商逐项填空即可完成响应，标书制作由论述题变成填空题，制作时间缩短、难度降低、格式规范；投标工具自动比对响应与文件要求，并作出提示，辅助供应商修改答案，减少因文件制作而引起的否决；投标人线上完成保证金递交。真正做到让供应商省时省力，有效优化营商环境。

（二）让代理机构顺心

以往投标文件递交都是现场递交，代理机构需要投入大量时间和物力；投标文件制作阶段，收到供应商关于格式内容的澄清较多，代理机构重复性工作量大。保证金账目不清，导致人工校验、审核往来款项的工作难度大。采购过程资料归档，均在项目结束后开始，易发生资料遗漏、归档不及时等问题。

智能采购平台实现了标书递交电子化、开标电子化，降低了人员聚集风险，减少了代理机构的人员成本。开发供应商投标工具，供应商实现点对点的应答响应，避免代理机构重复解答供应商问题；系统自动生成保证金台账，减少保证金的核对和退付时间，核对和退付准确率提升至100%；按照采购业务节点同步完成资料归档，以结果导向加强了采购过程的管控。

（三）让招标人放心

在以往的评标工作中，评标专家水平参差不齐，专家大量查找标书、重复计算和验证、对招标文件和投标文件理解不一、部分专家评审带有一定的主观性，这些因素可能导致评审质量不高。

平台依据评审细则，辅助专家对响应文件进行点对点批阅，并对资质、业绩、技术参数等客观项进行量化打分，专家阅标速度提升200%，有效降低人为因素影响，有效提高了评审的质量，保证入网设备质量。

五、智能化评审中心建设

智能化评审中心旨在为监督人员配备智能化监督系统，扩大监督范围，增强监督能力，保障评审公平公正。智能化评审中心依托物联网、移动互联、网络安全等技术组建无线专网，集合智能终端设备、智能门禁、智能定位、录音电话管理设备、移动监督记录设备，搭建评标现场智慧管理平台。优化评审中心内评标人员入场流程；实现人员身份检索比对工作智能化；防控各类人员违规行为，严格确保各类人员在规定区域内活动，丰富评标专家业余生活，从而提升评标现场管理水平，打造现代化、智能化、人性化的评标现场管理新模式。

公司智能化评审中心建设历时5个月，共安装室内定位基站270个，室外定位基站12个，智能手环224个，无线定位基站管理设备1套，人脸识别闸机1套，人脸识别门锁16个，智能门锁131个，智能储物柜16组，智能门锁控制器1套，室内AP 设备85个，室外AP 设备5个，移动监督记录仪4个，POE 交换机14台，服务器6台，手持评审设备140台，录音电话授权管理系统1套。

六、结语

公司探索实践的智能采购模式，响应了国家和国网总部号召，践行了人民电业为人民的宗旨，在招投标过程中实现了让供应商一次都不跑、评审公平公正的承诺，通过发放满意度调查表进行成果调研，供应商满意度、评审专家满意度高达100%，提升了企业公信力。