新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施

张慧利

济宁职业技术学院 山东济宁 272037

目前，我国档案管理工作在新时期背景下出现了巨大变化，呈现出档案资源数据日益丰富、档案信息愈加多元化的特征，加之计算机技术、网络技术的快速发展，传统的档案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐渐暴露出越来越多的问题，难以顺应新时期的发展需求。在此形势下，改革创新档案管理工作刻不容缓。

1 新时代背景下档案管理面临的问题

1.1 档案管理理念缺陷

在现阶段企事业单位管理过程中，对档案管理工作缺乏认识、思考和探索。许多企事业单位不能正确认识到档案的价值以及档案管理对生产经营的重要性，没有把档案管理列为单位管理的重要内容之一，没有专门的档案管理机构，没有明确的档案管理计划，没有配备基础的硬件设施，这导致档案管理在思想上和工作上缺乏必要的引导、支持和帮助，影响了档案的有效管理，严重限制了档案发挥其独特的价值和作用。

1.2 管理制度问题

制度是任何一项工作标准化发展的必备依据，档案管理也不例外。然而，在实际情况中，我国大部分企事业单位普遍处于欠缺制度保障的局面，其中的突出不足有以下两点：第一，尚未明确分配各项档案管理任务，经常存在一人同时兼顾多项档案管理工作的情况，此外也容易出现工作人员冗杂、部门闲职过多、人力资源浪费严重等问题[1]。第二，尚未明确绩效考核机制，观察我国各地档案管理工作现状不难发现，管理流于形式的现象非常严重，究其原因主要是绩效考核机制的缺失所致，工作人员责任心薄弱，工作不积极，档案管理过于追求面子化工程，降低了工作质量，难以体现档案资源的社会价值。

1.3 档案管理信息化水平不高

信息化的管理，是当前各个领域管理工作发展的大势所趋，档案管理亦是如此。但是当前的档案管理工作依然存在信息化水平不高的情况，这是无法否认的问题。特别是镇级企事业单位的档案管理工作，受经费等各个方面因素的局限，档案管理的信息化程度依然不高，虽然部分乡镇地区已经陆续开展了电子档案管理体系的建设工作，但是因原有的纸质档案数量过多，电子档案的建档标准不统一、管理程序也不够规范，所以数字化档案的整理记录面临难关，特别是因缺少统一的、专业化的信息化档案管理平台，加之信息化档案的共享，很容易出现安全隐患。

2 新时代背景下档案管理改进措施

2.1 树立先进的档案管理理念

在社会发展的新的时期，为确保企事业单位在档案管理工作中的创新性水平，企事业单位档案管理工作首先需要改变档案旧观念，确立改革、开放、整合、融合的档案发展新理念。第一，要提高管理人员和普通员工对档案管理的重视程度，重视档案资源建设工作，树立“大档案”观念，科学整合档案信息资源。第二，要转变以往的“重视收藏、忽视使用”的观念，档案管理工作不仅需要注重档案资料的收纳整理工作，还要重视档案资源开发工作，找准档案工作服务公司发展的切入点、结合点，将档案资料提供给生产部门与其他部门，全面提升档案资料的利用率，确保单位各方面工作的有效实施[2]。第三，档案管理人员应当树立创新性管理理念，在实际工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，应当多思考怎样能够对档案管理方法、思路与措施进行创新，争取突破单位原有的档案管理内容和体制，全面增强单位档案管理创新效果。

2.2 构建完善的管理体系

针对目前档案管理呈现出来的不正之风，各地企事业单位要尽快完善档案管理体系，制定与本机构工作实际情况相符，贯彻落实了国家相关法律法规要求以及政府政策方针的档案管理规章制度规范，让档案管理工作健康有序发展，真正解决档案管理的混乱局面，切实发挥管理制度的保障作用。通过制度的制定和执行，堵住档案管理工作纰漏，降低档案管理过程风险与安全隐患，实行合理的奖惩机制、绩效考核机制，做到有功及时赏，有错严肃罚，体现规章制度具有的约束与激励双重功能，令档案管理工作的进步和发展始终建立在公正公平基础原则上，保持档案管理长久活力，调动工作人员责任心与工作激情。

2.3 加快档案管理信息化建设

档案的信息化建设是必然需求，随着时代的发展，企事业单位的档案存储量越来越大，资料的类型愈发复杂，内容更多，原有的纸质档案也需要陆续录入信息化平台，为了实现信息化管理的目标，提升信息化水平，做好档案管理体系的信息化建设，必须要借助网络信息技术的便捷、精准等优势，结合自动化办公系统、电子政务系统等等，形成更加完整的管理体系[3]。特别是要重点关注档案资料的同步，纸质档案的录入虽然需要一定的时间，但是利用扫描技术等能够迅速提取档案信息的技术，能够一定程度加快纸质档案录入的进度。

3 结语

综上所述，企事业单位的档案管理方式不可能一成不变，需充分结合时代的发展变化。所以对于企事业单位而言，需要积极转变态度，进而能够在根本上将以往粗放式的档案管理方式，为企事业单位未来的发展奠定更好的发展基础。