企业办公室档案管理工作效率的提升途径研究

张莹

舟山市自来水有限公司 浙江舟山 316021

企业办公室档案管理的工作效率、管理的能力等，会直接影响办公室整体工作的效率。办公室档案有序性、规范性管理，是促进企业发展的重要基础。但是结合当前企业办公室档案管理的现状而言，多具有管理理念落后，管理效率较低等方面问题。办公室档案管理工作未能够结合时代发展的特点、技术应用的情况等进行创新，不利于企业的发展。信息化、大数据化时代背景下，办公室档案管理需要坚持科学性、发展性的原则。基于企业办公室档案管理的现状进行分析，提升档案管理工作的效率与质量。文章将围绕企业办公室档案管理工作进行讨论，希望能够对相关研究活动带来一定参考意义。

1 企业办公室档案管理工作效率提升的必要性分析

1.1 时代发展的必然趋势

企业办公室档案管理工作效率的提升，是时代发展的必然趋势。常规档案管理多通过纸质方式管理，档案内容易于丢失，或者检索困难等[1]。在档案重复应用的情况下，也易于发生损坏的问题。办公室档案管理中应用信息化技术、大数据技术，通过智能化软件进行管理，则能够保证档案数据的准确性、内容的完整性，且能够快速检索到相关数据资料，发挥办公室档案应用的价值。

1.2 企业创新的重要保障

档案作为企业重要的记录性资料，涵盖企业生产、经营及人事管理等多方面内容。档案自身便具有机密性价值，能够直接影响企业各类业务能否顺利开展，关系到企业的各类决策[2]。办公室档案管理工作效率的提升，能够为企业工作的开展奠定良好基础。以人事档案为例，记录着每一位员工工作的情况、发展历程等，根据档案能够对人事后期聘用进行参考，保证人事聘用合理性与科学性。

2 企业办公室档案管理工作效率提升的途径分析

2.1 创新档案管理理念，培养优秀管理人才

知识经济时代下，需要提升办公室档案管理工作的重视程度。根据当前办公室档案管理工作开展的具体情况，分析现存问题，改进档案管理模式[3]。基于当前企业办公室档案管理的现状而言，多具有内容、形式不够齐全的问题。档案管理工作意识、责任意识不足。很多办公室档案管理人员认为工作的内容主要是资料统计、资料储存工作等，对档案应用的价值关注不足。针对于上述问题，则需要创新管理理念。比如可以制定明确的档案管理制度，构建档案管理工作意见反馈制度。倾听不同岗位、部门人员对档案管理的建议等。根据档案管理的特殊性及重要价值，实施细化管理。

企业需要积极开展办公室档案管理相关的业务检查、考核活动，适当引入激励制度等。比如针对于办公室档案管理人员的工作情况，给与工作能力较强的人员奖励，给与工作质量较差的员工处罚等，优化档案管理工作环境。企业需要提升优秀档案管理人才培养的重视程度，首先在招聘环节，需要聘请具有较高专业能力、职业素养的人才，将先进的办公室档案管理理念、管理技术融入到管理工作中[4]。其次在内部管理方面，则可以定期开展知识讲解、技能培训活动。为档案管理人员实施系统化培训，鼓励其参与各类在职学习活动、经验交流活动等等，提升档案管理人员的专业能力。

2.2 完善档案管理体系，提升管理工作效率

完善的档案管理体系应用下，能够使各项办公室档案管理工作有序开展，对现代企业的稳定发展有益。办公室档案管理工作中，需要基于现存问题，完善档案管理的体系，提升管理资金的投入，突破传统管理模式中的不足，实现档案管理理念的创新。

档案管理期间，需要积极应用信息化技术，构建信息化管理系统。企业需要保证各类软件设施、硬件设备充足，做好资金供应工作。针对于不同的档案系统，则需要构建针对性的系统体系。比如可以加强档案管理、档案收集及网上查阅等体系的建设。针对于不同档案应用需求进行针对性管理，比如针对于纸质档案，则实施电子化存档管理，能够保证纸质档案的完整性，且能够通过电子化档案随时应用，使档案能够永久性、良好性存储。办公室需要做好数据、资料的检索、收集、整理及鉴别工作等。根据办公室档案业务模块，加强系统维护、业务管理，对比管理系统的功能，注重档案的动态化管理，加强部门之间的合作与交流。应用信息化、智能化的技术管理档案，能够提升档案管理工作的效率，便于不同部门工作人员应用档案，更好的发挥档案管理、档案应用的价值。

2.3 注重信息安全管理，加强法律内容宣传

信息化时代背景下，使企业办公室档案管理工作更加便利。但是与之同时也带来了很多信息安全隐患，比如网络黑客入侵、系统漏洞等，均可能会造成信息泄露问题的发生。档案作为企业重要的管理内容，对企业的发展及经营会产生较大影响。针对于这种情况，需要提升信息安全管理的重视程度，做好保密工作。

企业需要加强对每一位工作人员信息安全的指导，介绍档案安全管理的重要意义，常见的危险因素，错误的操作方式等。介绍相关法律内容，强化工作人员的档案安全管理重视程度。日常工作中加强安全审查，定期维护系统，注意及时消除相关信息等。同时企业还可以设置档案管理保密条例，严格控制档案查阅和信息的公开，尽可能降低档案安全问题的发生率。

3 结语

数据时代下，企业需要提升办公室档案管理的重视程度。结合时代发展的趋势及企业发展的需求，创新办公室档案管理的模式、管理的方法。合理应用信息技术，构建智能化档案管理平台，且通过信息安全管理，保证档案数据安全，切实发挥办公室档案管理、应用的价值，提升档案管理工作的能力与效率，为企业的创新、持续发展创设良好条件。