食品药品行政处罚案件的档案管理探究框架构建

李如春

长春市市场监管综合行政执法支队绿园大队 吉林长春 130000

随着时代的发展，人们越来越重视自身的健康与安全，社会各界也更加重视食品药品安全问题，通过加强食品药品质量安全检验检测，加大食品药品监督执法和行政处罚等措施和手段，严格把控食品药品质量关，减少食品药品安全事件及造成的影响损失。各行业在发展过程中，逐渐的意识到了档案管理工作实施的重要作用意义，通过加强档案管理，为业务决策、内部管理和监督控制等工作的开展和实施提供参考和依据。食品药品监管与执法工作的实施也需要充分的认识到行政处罚案件档案管理的重要性，加大这方面的投入力度，有效的提升管理的质量和水平，进而提高食品药品监督执法的效率和效果，保证食品药品安全卫生[1]。

1 食品药品行政处罚案件档案管理的要点和内容

近年来，我国加大了保障食品药品安全的力度，重视食品药品质量安全检验检测、食品药品监督执法等工作的开展和实施，严格把控食品药品质量关，及时的排查和处理不合格、不符合食品安全标准的产品，对造成人们安全、健康及财产损耗的，销售假药、劣药的，给予严厉的惩罚。我国的《食品安全法》、《药品管理实施条例》等相关的法律文件对此进行了明确的规定，食品药品监督管理部门也需要严格的依照相关的法律条例开展各类专项整治活动，打击各类违法行为，维护和保障人们的利益。同时，加大行政处罚的力度，以起到很好的规范约束和警示的作用，保证食品药品市场的规范有序性。

在食品药品监督执法过程中会产生大量的文件和信息，如执法文化、监管信息、处罚量化指标等档案资料信息。其中，行政处罚案件是执法监督档案的重要组成部分，其包含的内容也比较多，如行政处理决定书文号、案件名称、违法企业和人员、企业组织代码、主要违法事实、行政处罚的种类和依据、行政处罚的履行方式和期限等等。这些档案资料可以作为食品药品监督执法及打击违法行为的重要凭证和依据，同时也可以作为评价和考量行政执法水平的依据。全面的收集和管理这些档案资料信息，能全面、真实的反映行政执法各个环节的工作和处罚结果，方便行政复议、行政诉讼等工作的开展和实施。因此，食品药品行政处罚案件档案管理工作的开展有着重要的作用意义[2]。

2 食品药品行政处罚案件档案管理的作用意义

食品药品行政处罚案件档案管理工作的实施有着明显的作用意义，主要体现在以下几点：

（1）有助于提升食品药品监管的水平。全面的收集、整理、分析和利用相关的数据资源信息，在结合针对性的食品药品检验检测技术，能促使相关工作高效化的实施。从这些案例中还可以总结以往的经验，从而提高监管人员的能力水平。

（2）提高食品药品监督执法的水平和效果。这些档案资料可以作为食品药品监督执法及打击违法行为的重要凭证和依据，同时也可以作为评价和考量行政执法水平的依据，全面、真实的反映行政执法各个环节的工作和处罚结果。通过对这些信息的挖掘和利用，指导执法监管工作的高效化开展和实施。

3 食品药品行政处罚案件档案管理的现状和问题

在不断发展中，逐渐的意识到了档案管理工作实施的重要作用意义，通过加强档案管理，为业务活动的开展、科学决策、内部管理和监督控制等提供参考和依据。新时期，我国社会各界都更加的重视食品药品安全问题，强调保障食品药品安全，做好食品药品质量安全检验检测及监督执法、行政处罚等方面的工作，严格把控食品药品质量关。行政处罚案件是执法监督档案的重要组成部分，能够为食品药品监督执法工作的高效化开展和实施提供依据和支撑，提高食品药品监督执法的效率和效果。各相关部门在逐渐的加大了食品药品行政处罚案件档案管理的力度[3]。但是，具体实施中还存在一些不足和问题：

3.1 重视程度不够

食药监督执法工作的实施涉及的内容比较多，如开展一系列相关的专项整治工作、做好日常的监督工作、强化食品药品的抽检检验、处理好各项投诉举报工作、做好新闻宣传工作及档案管理工作，由于档案管理工作的“政绩”少，相关部分在这方面的重视和投入力度还不够，对政处罚案件档案管理工作的实施缺乏全面的认知，管理工作未得到有效的落实。在相关档案资料信息的收集、整理与分类、挖掘和利用等方面不同程度存在问题和不足。

3.2 档案管理基础薄弱

部分单位档案管理工作的实施只是简单的整理和收集相关的文件资料信息，在挖掘和利用档案资料方面做得不够好。且既懂得行政执法、又懂档案管理的专业化人员少，甚至还存在中途转行、兼职的情况，一定程度上影响了档案管理的水平和资料信息的利用，管理工作中还存在存档内容界定不清晰、程序不严格等问题。此外，相关的配套设施、硬件软件及分类、编目和整合的标准等也需要进一步的完善和优化。

3.3 信息化水平不高

大数据等信息化技术的发展和应用，给档案管理工作提供了技术支撑，推动着档案管理工作逐渐的向信息化、数字化、智能化方向发展，以有效提高档案管理的效率和档案资料的利用效率。但是，很多单位和组织档案管理信息化程度并不高，档案管理的模式比较的滞后。主要表现在光盘、录音、照片、录像载体的档案比较少，档案信息收集、整理和分类还是依靠人工操作，缺乏完善的档案信息化系统，利用信息化技术和工具挖掘和传递档案信息、查阅、检索和共享利用档案资料方面存在不足[4]。

4 食品药品行政处罚案件档案管理的对策

4.1 强化档案管理意识

食品药品监督管理部门要充分的认识到行政处罚案件档案管理工作开展和实施的重要作用意义，对食品药品行政处罚案件档案管理有全面的了解和认知，强化档案管理实施，加强重视程度和投入力度，通过实施高效化的档案管理，为食品药品监督执法工作的开展提供科学的依据和参考。设立专门的档案管理部门，并由专业化的人员负责做好档案资料信息的收集、整理、分类、归档、存储、检索和利用等一系列的工作。相关单位和人员要将行政处罚案件档案管理作为一项基础性的工作落实，实施动态化的管理，并加强档案部门与其他相关部门之间的交流和沟通，促使其他部门及人员积极主动的配合档案管理工作的实施，确保档案资料信息的完整性、准确性；而且，加强交流和沟通，在一定程度上还有助于档案资料的共享和利用，确保档案管理工作有效发挥功能和作用。档案管理人员也需要不断的提高自身的相关知识和理论，提高资料收集、资料录入、档案编码、检索分类等专业化技能，掌握食品药品行政处罚案件档案管理的范围、流程和标准，确保自身工作实施的规范性。此外，还需要充分的认识到档案管理工作的实施并不是简单的整理和收集相关的文件资料信息，更需要充分的挖掘和利用档案资料，为各项业务和工作的开展提供参考和依据。

4.2 夯实档案管理基础

为更好的满足现阶段食品药品行政处罚案件档案管理工作的需要，有效提升档案管理的效率和效果，则需要不断的夯实档案管理的基础，创造良好的档案管理条件。首先，要重视加强人才建设，由既懂得行政执法、又懂档案管理的专业化人员担任档案管理工作，并确保其明确存档内容界定，掌握档案管理的范围、流程和标准，规范化、高效化的做好食品药品行政处罚案件档案资料信息的收集、录入、编码、检索分类等工作，并能够充分的挖掘和利用有价值的档案资源。其次，要进一步的完善和优化相关的配套设施、硬件软件，并引进先进的管理技术和理念。三是，根据档案管理的实际需要、行业的特点等，健全和完善相关的管理制度机制，如《食品药品行政处罚案件档案管理制度》、《档案管理保密制度》等，严格的依照这些制度规范，落实好食品药品行政处罚案件档案管理工作。建立和完善岗位责任制度、考核评价制度等，有效提高档案管理的质量效果。四是，完善档案监督机制，对档案管理工作进行全面的监督和控制，及时发现和处理档案资料信息传递、移交和利用过程中的各项问题。此外，还需要制定统一规范化的档案资料分类、编目和整合标准，为档案管理工作的高效化实施提供支撑[5]。

4.3 实施精细化管理

针对食品药品行政处罚案件档案资料信息要实施精细化管理，提高档案资料的管理水平及共享利用水平。需要创新档案管理的关键和模式，确保档案管理工作与食品药品监督执法工作同步进行，根据食品药品监督执法的实际情况，对档案资料进行及时的完善、补充和调整，定期的更新档案资料，确保食品药品执法监管工作有卷可查。进一步加强档案信息化、数字化建设，构建完善的档案资料系统，并对档案资料文件进行科学的检索分类，方便档案资料信息的获取、查阅和利用。要确保食品药品行政处罚案件档案管理程序的规范化，严格依照统一的规范标准，对于文件资料信息进行整理和管理，由专门的人员负责相关工作，科学规范编目，确保文件档案的完整性及规范化归档。重视加强电力档案的管理，加大失信频繁对象的监督检查，并做好重要档案资料信息的保密工作。此外，实施精细化的管理需要充分的挖掘和利用有价值的档案信息资源，提高档案资源的利用效率，为食品药品执法监督及行政处罚工作的开展和实施提供服务和参考依据。鼓励食品药品监督管理部门及相关人员经常查阅和查看这些资料信息，从中借鉴经验，提高自身执法监管的水平。

4.4 提高信息化管理水平

信息化建设还可以实现档案资料信息的统一、集中管理，也方便对档案的管理和利用。随着大数据等信息化技术的不断发展和广泛应用，食品药品行政处罚案件档案管理工作的开展和实施也需要加强信息化建设，提高档案信息化管理水平，推动档案管理工作向信息化、数字化、智能化方向发展，提高档案管理和资料信息的利用效率。加大这方面的重视程度，合理的运用光盘、录音、照片、录像等多种载体存储档案资料信息，重视发展电子档案，建立电子档案数据库。借助大数据技术、计算机技术等先进的技术实现档案的收集整理和分类，实现档案信息资料的快速传递和接收、及时更新、分类管理、有序归档，提高档案管理的水平。加强档案管理部门与食品药品监管、执法监管之间的有效沟通，借助信息化技术建立数字化检索平台、信息同步共享系统，实现档案资料信息的集成化查询、检索和利用，通过加强信息化建设，确保监督工作动态化、智能化，档案管理及时化、完整化、高效化，促使档案管理在执法监督中发挥作用，提高执法监管的水平。此外，要做好信息化安全管理工作，防范档案资料信息丢失、信息窃取、档案外泄等问题。

5 结语

综上所述，食品药品安全管理工作中需要充分的认识到行政处罚案件档案管理的作用意义，加大这方面的重视程度，明确自身工作中存在的不足和问题，对此进行科学的优化和完善，提高档案管理的水平和档案资料的利用效率，确保档案管理工作更好的服务于食品药品监督执法工作的开展和实施，提高食品药品监督执法的效率和效果。