ERP环境下企业财务管理系统的探讨实践思考

邱海燕 台州北平机床有限公司

引言

在各行业竞争逐渐激烈的情况下，很多业务不只是单一形式，而是实现了跨区域、跨领域的多样形式，我国一些企业传统管理模式及生产模式，与当前发展形势不再适应。在新竞争形式下，需要企业运用信息化手段改变管理模式，统一信息化管理企业中的各种资源，由此将企业经营管理效率提升，尤其是财务管理方面。在ERP环境下，企业管理模式发生改变，应用ERP模式能够使企业及时管理资源，同时预见未来所需资源，将管理成本降低、管理效率提高。但当前我国企业应用ERP时间较短、范围较小，在财务管理中应用ERP还有一些问题存在着，因此应该采取合理措施控制其所会出现的风险，保证企业财务管理中ERP能够发挥重要作用。

一、企业财务管理之中运用ERP的必要性

（一）企业可实现扁平化的组织架构，确保部门之间信息畅通

在企业管理层中应用ERP系统，应注重其决策支持系统的作用发挥，该系统主要的特征是智能化，可以为企业经营决策提供信息支持，提升决策的有效性以及及时性。ERP系统有利于中层决策者实行计划，管理者制定采购、生产、销售等计划以及规划企业资金链可及时向企业各部门传达，使其及时做出反应，提高执行决策的效率。ERP系统比较全面和完整，基层管理者可基于此传达日常任务，ERP系统之中的每一个子系统都能够有序运行，各部门在子系统中能够明确自己的位置与任务，从而将任务顺利完成，使系统能够高效的运作。

（二）落实精细化管理，实现柔性化生产

实施ERP系统时，相较于硬件来说，软件可起到关键作用，员工发展意识即为一种软件，员工应用ERP系统之后会摒弃传统的操作观念与模式，以此适应信心是变化。粗放管理使得企业没有较强成本意识，ERP系统能够精细化管理成本，其优化计量手段后能够更准确地把握，重视其中细节变化。企业规模在发展中扩大，对于生产数量有着较大需求，ERP系统可满足环境变化对生产的要求，确保与时俱进。ERP系统能够集中企业资源，基于此来分配，实现资源优化配置，除此之外，ERP系统可使企业结合实际经营要求来生产，实现柔性生产，对处于变化中的市场环境做出较为快速的反应[1]。

（三）改造和优化企业旧流程

ERP较为系统，以共享数据的形式来连接公司各部门，更加系统的掌控企业经营管理。进行流程管理时，采购计划、预测销售、控制生产库存、管理账户、分配利润计划、管理人力资源成本等，都可通过ERP系统落实无懈可击的流程，使企业运转速度加快。只有企业管理规范化才可使业务流程更加规范，将管理漏洞减少，才可以有效堵住缺口，保证管理流程更加的标准。在材料入库前应结合订单来检查，ERP系统需与操作人员加强配合，把好质量关，促进系统顺畅运行。

（四）共享数据，企业迅速反应

在计算成本中，财务人员需要对比前期数据和计算后获得的数据，利用ERP系统明确上月成本数据，由此节省一定的时间以及人力，可以更加简单、快速的出具财务报表，原本出具财务报表是以月为单位，现在可缩短为几个工作日。此外，在系统中，销售人员能够更便捷地查看产品报价，对于客户资讯及时做出反应，使企业树立良好形象。同样销售部门可通过系统来发布订单评审表，系统将自动通知各部门开展评审工作，通过这一系统可使纵向流程以横向方式进行。尽管要共享数据，但也应注重数据不外泄，可通过设置用户权限来实现，采购员具备独立口令，在权限限制下只能够看到自己负责的供应商、采购单和具体报价等相关信息，而其他的供应商信息将会被隐藏起来[2]。加强管理员工的口令以及权限，使得数据更加安全，并将技术部门以及其他部门的协调合作能力提升。

二、在企业财务管理中应用ERP系统存在的不足

（一）财务人员认识不到位

机床产品随着社会发展不断更新换代，在这一背景下企业管理需实现信息化建设，这是机床公司财务管理工作落实的关键前提，机床公司加大管理方面投资力度，提升公司管理水平。但因为机床公司应用传统财务系统，许多员工难以快速接受和学习新型管理模式，这会增加财务管理难度，极易出现对新发展模式认识不到位的情况。对大型公司而言，急需发展一批能够应用计算机技术的财务专业人员，并且要求其具有较高素质和掌握较强技能，在岗位工作中需要同步学习如何设置防火墙和升级系统，该过程较为漫长，很难使老员工有所突破，需要企业引进一批技能水平高、能力强的人才，保证新型管理模式得到发展。

（二）财务制度不够完善

完善的制度是完善财务管理的基础，财会制度中需要应突出企业会计政策，会计政策如果不够细致，财务人员将没有依据开展工作，工作中将出现很多随意的情况，对数据真实性以及传递正确性会造成影响，因此应制定出规范、科学的会计政策[3]。目前一些机床公司在财务制度方面还有条款不明晰的情况，这会给员工提供可乘之机，其明确财务制度漏洞后将会谋求自身财富，对公司利益造成损害。制度存在缺陷会使公司管理失误，并且还对ERP实施效果产生影响，从而难以充分运用ERP功能。原本制度之中没有授权管理内容，也会使不相容职务严格分离，这将阻碍ERP顺利实施。

（三）实际操作系统存在失误情况

当前公司财务人员未对新型管理系统有着系统、全面的了解，有些员工无法接受新鲜事物，例如做表格时依旧使用传统软件，这会使其工作量加大，进而将工作效率降低。员工依旧使用烦琐的传统系统原因是，使用时间长比较熟练，会更加依赖传统手段来工作。在初期运行ERP财务管理系统时，财务人员怕操作不熟练产生错误的数据，影响其绩效考核成绩，对其工作积极性造成影响。

（四）ERP系统过于依赖网络

企业实施网络化管理可以集中管理资金和处理财务数据，能够集中信息流与资金流，但也存在网络安全、依赖软件等风险。正常处理业务时，利用新系统进行处理、传输和核算，因为不熟悉系统会在数据方面出现错误，甚至会丢失文件，导致公司发展中面临较大的风险，原本统计结果无法使用，重新做起将会投入一定的时间和人力。在技术不断发展下，网络黑客掌握更强的技术，将各种各样电脑病毒加入新系统中，财务人员不愿意研究新系统，加上信息保护意识薄弱，未认识到维护公司财产的意义。

（五）预算控制衔接ERP不顺畅

在企业现代管理模式之中全面预算管理理念具有系统性、人性化和战略性特征。公司的财管预算控制之中稳定增长价值目标不够明显，难以准确把握下属单位生产经营资金流动情况，资金风险很难被察觉。机床公司属于生产制造企业，发展过程中需要不断更新产品，这时会使检测质量标准不断更新，同时会提升检测设备成本，从而可看到机床公司生产成本变化，若是没有检测风险和前馈控制，有差错出现将影响企业接下来的规划，无法通过企业财务管理系统控制预算。

（六）管理固定资产功能薄弱

管理固定资产过去没有完整的体系支撑，很容易在其管理体系中出现漏洞，没有清晰的划分相应责任，要明确未知风险具有较大难度。机床公司作为制造企业，其固定资产在公司资产中占比达到70%，公司会存在没有结合资产类型特点来加工处理，将违反会计法规定，没有规范的会计处理程序，在财务处理方面也没有明确的依据。这是由于机床公司产品性质会加快固定资产更新速度，导致固定资产难以实时监控，应该加强固定资产的管理模块，将其作用发挥出来。另外，企业日常管理中应用ERP系统能够完善管理工作，但因为资产过于密集使得企业中固定资产作用难以充分发挥出来，将会严重浪费资产，公司发展受限。一些企业依旧使用传统管理模式，更注重资金，没有管理固定资产，忽视领导监督和管理，加上不具备制度约束，将会出现许多问题，这都会使企业产生一定损失[4]。

三、ERP系统合理应用在机床公司财务管理中的策略

（一）财务人员及制度方面

1.加强培养复合型财务人员

操作人员应学习技能和提升技术水平，对ERP系统及其应用有准确认识，创新经营者经营理念，增强员工意识，激发其工作积极性，并提升自身软实力，紧跟时代步伐不断增强其业务学习。在有问题出现时，应从自身角度来解决，减少对于外界的依赖，积极参与到培训中，形成良好的学习和工作氛围。另外，对于人员难以接受新事物和工作敷衍、态度不积极等问题，通过签到规章制度进行合理管控。领导将自身的示范和带头作用发挥出来，引导全体员工学习新管理理念和财务制度，并注重倾听员工意见，并落实人性关怀，合理制定培训计划，将其作用充分发挥出来。除此之外，资金管理由传统财务工作的事后、结算、统计、会计等方面提出，在业务流程每一环节中全面贯穿。注重实务操作，并关联其他子系统，因为该机床公司较早成立，年龄大的员工比较多，财务部员工老年化情况更严重，这些员工可灵活运用传统财管方法，很难接受和应用ERP财务管理系统，这时公司应该了解财务人员的思想动态，引导其转变观念，提升培训的有效性，增强员工综合能力。实施ERP财务管理系统之前，企业有必要对参与人员开展相应的培训教育，培养出符合工作需求、能力强、素质高的人才。

2.更新财务人员的财管理念

人力资源、固定资产、生产、销售等模块间相互连接，在事前、事中及事后可形成全面管理，构成完善的系统。但控制财务管理不应停留在表层，需要深入企业内部，保证管理的全面性和系统性。在初期实行新系统时，将会出现很多系统问题与漏洞，导致企业财管面临着比较复杂的风险，若是能够合理运用防范措施，将促进企业发展，企业需要合理培训员工，使其具备良好的风险意识，整个公司员工都应具备良好风险意识。公司执行财管制度、构建风控系统，企业管理者需构建内控制度以及绩效评价体系，进行相应培训，加强员工财务风险防范意识。管理者应该树立榜样，特别是树立员工榜样，带领员工提升风险意识，转变传统观念。此外，企业需要自上而下进行改革，由此落实先进的财务管理思想，有效运行财务管理系统。

（二）财务管理制度方面

公司需完善构建财务管理制度，以保证财务管理制度在实施中发挥相应作用。当前应用的ERP财务管理系统不够完善，需要机床公司梳理ERP财务管理系统实施中出现的问题，将宣传力度加大，标示财务制度中重点内容，并发放至各部门，要求各部门执行。财管制度落实之后需要机床公司结合管理制度，结合公司经营状况、具体业务、劳动分工、运作流程明确各个岗位工作人员的责任。比如合理制定ERP系统操作手册以及运用ERP系统的规范，构建机床公司应用及管理实践系统体系，确保经营活动行为更加规范[5]。完善的规章制度可确保顺利实施财务管理制度，管理措施在有效落实后需要上报不合理的地方，合理运用措施修订制度，淘汰一成不变的制度，在实践中将ERP财务管理系统不断完善，促进企业财务管理进一步发展。

（三）组织结构设置方面

借鉴同行业公司走信息化道路成功经验，根据自身管理特征，实施分层次ERP系统，同时做好实时监控工作。第一层为公司管理层以及外聘软件指导人员组成，确保系统发展决策指令有效性，保证发生问题时可获得相应的技术指导，在公司信息化步入正轨后，可将外聘的咨询人员数量减少，但不应为了削减成本将咨询人员大量撤回，需要遵循相应的规律进行。第二层为财务管理部门专有，组成部分是财务部门核心领导成员，在企业中这些员工是灵魂，具有核心价值，其可确保财务管理有效性，上承管理者决策，下接基层部门命令，通常该层员工为企业副职级别及以上人员，这可保证指令实施有效性。第三层为财务部门基层执行人员，其需要正确理解上级传达指令，并且可快速、有效执行，保证质量及效率。

（四）财务管理方面

机床公司的固定资产具有品种复杂、分布广泛、变化较大等特点，在总资产中占比70%，因此应注重管理固定资产。将管理技术水平提高，合理应用财务管理系统及时、迅速地获取信息，结合特定指标价值对固定资产价值进行分析，有效进行资产管理，保证固定资产工作效率，加大监管固定资产力度。统计、评价单台设备产量和费用成本，通过ERP系统可查询内部订单，做好更新、维护工作，以订单组形式对单台设备订单加强管理。完善固定资产管理系统的管理功能，基于生产、管理信息系统的开发，在现场加强固定资产管理，在线检测固定资产，实现无纸化办公。除此之外，ERP系统可重塑企业业务流程，使其更加标准和规范，不管是采购原材料、签订订单，还是管理人力资源、核算款项、分配期末利润方案，都有一套系统的、标准化流程。

结语

ERP系统企业各环节工作中具有一套完整的流程，符合企业发展的信息化需求，提升企业的国际市场竞争力。企业利用ERP系统能够提升工作效率，减少成本投入，使企业在市场的激烈竞争中脱颖而出。ERP系统与时俱进，在企业信息化发展中能够发挥重要作用，这就需要企业结合自身特长，合理规划和选择信息化管理系统道路，有效应用ERP系统，将其作用充分发挥出来。