关于高校因公出国（境）管理工作现状及对策的思考

（中国地质大学 湖北 武汉 430074）

随着高等教育国际化程度的不断加深，国际合作与学术交流日趋频繁，高校教师出国（境）执行公务的需求也在不断增长。尤其是公派教师出国政策的出台，将对我国高校师资队伍建设和教师素质的提高产生重大影响，进而影响我国高等教育的全面发展。

一、高校因公出国（境）管理工作现状

近年来，我国顺应全球高等教育国际化的发展潮流和总趋势，积极加速推进高等教育国际化进程。其目的和意义可以概括为两大方面：一是对外传播和宣扬，即贯彻落实“高等教育走出去”的总方针，向世界其他国家及地区广泛传播我国高等教育各大学科领域取得的突破性、创新型研究成果，弘扬历经五千年灿烂文明孕育滋养的中华传统文化包罗万象、博大精深的精神内核；二是对内引进和吸收，即学习和借鉴世界其他教育、文化发达国家及地区在教育制度、教育理念、教育模式、教育方法等多方面的成功实践，汲取有益经验，结合国内实际情况，从不同维度探索优化完善我国高等教育体系、全面提升高等教育水平的有效途径。[1]

国内各大高校积极与国际接轨，纷纷鼓励和支持高校教师出国（境）与一些知名学府的专家学者共同参加高水平的研讨会，合作开展各专业领域的学术研究，学习和引进先进的教育理念及人才培养模式，掌握相关学科科学研究的前沿动态。

与此同时，我国对于因公出国（境）的管理越来越规范。2013年，《外交部、中央外办、中央组织部、财政部关于进一步规范省部级以下国家工作人员因公临时出国的意见》正式出台，专门针对因公出国（境）访问团组的审批程序、工作内容、国（境）外停留天数、人数、次数、护照（通行证）的使用和保管、经费报销及应遵守的外事保密纪律提出了明确、具体的要求。以往仅要求使用行政经费的团组必须办理因公手续、持因公护照（通行证）出国（境），允许使用科研经费或其他经费从事学术交流活动的团组办理因私手续、持因私护照（通行证）出国（境）。但按照这一规定的要求，凡使用公款出国（境）执行公务的人员均需办成因公手续、持因公护照（通行证）出国（境）。政策的变化使得高校因公出国（境）的工作面对的服务对象更多，涉及面更广，工作量更大。这就对因公出国（境）的管理与服务工作提出了更高的要求。

各大高校对高等教育国际化的重要性和必要性达成共识，普遍高度重视因公出国（境）管理工作，均成立了相应的职能部门，并配备了外事专办员负责因公出国（境）的管理与服务工作。

二、因公出国（境）管理工作的业务范畴

当前，国内高校因公出国（境）管理的业务范畴主要包括以下六大方面：

1.健全完善因公出国（境）管理制度

为贯彻落实党中央和国务院的有关文件精神，更好地服务大学教师“走出去”战略，各大高校都会参照执行国家关于因公出国（境）的最新管理规定，结合实际校情，协同校内多个相关职能部门，制定出与新精神相契合的因公出国（境）管理制度，专门针对因公出国（境）访问团组的审批程序、工作内容、国（境）外停留天数、人数、次数、护照（通行证）的使用和保管、经费报销及应遵守的外事纪律提出明确、具体的要求，确保因公出国（境）管理工作的规范。

2.负责因公出国（境）团组计划的预报

高校的外事管理部门严格按照国家关于因公出国（境）的相关管理规定，要求因公出国（境）人员必须有明确的公务目的、可考核的实质公务内容和符合国家因公出国（境）经费开支标准的经费预算明细，方有资格申请出国（境）执行公务。所有执行因公出国（境）任务需求的团组需提前做好出访规划，按照行政级别，向不同的上级主管部门预报下一年度的含出访人员名单、时间、具体任务、国（境）外停留天数、经费来源、团组性质在内信息的详细计划。专办员需在每年年底将校党委书记、校长下一年度的因公出国（境）计划上报教育部审批，将副校级领导下一年度的因公出国（境）计划报校办，经校务会讨论通过后报省外办备案。全校处级干部及处级以下教职工在每年年底也需将其下一年度的因公出国（境）计划报外事管理部门备案。

3.办理因公出国（境）审批手续

由专办员负责为全校教职工办理因公出国（境）手续。专办员按照审批程序，首先对申请人提交的材料进行审核报批。获批后对出访任务进行公示，并凭学校出具的红头文件和相关申请材料到本省外办办理批件。待批件下发后再凭相关申请材料到省外办护签处办理护照和签证。

4.对因公出国（境）团组开展行前保密教育

专办员在因公出国（境）团组临行前，对团组成员进行保密教育，要求各位务必坚定政治立场，严守保密纪律，自觉维护国家信息安全，并请团组负责人代表团组所有成员签署《涉密人员承诺书》，以示保密工作的重要性和严肃性。

5.按时收缴回收因公护照及港澳通行证

按照“统一管理、分级保管、层层负责”的原则，严格按照护照的不同类别，对因公护照（通行证）进行分类，由专办员负责保存和管理。行前教育完成后，由团组负责人指定一名团组成员签字领取，并在出访任务完成回国后的一周内统一归还。有效期内的护照再次领用，需出具省人民政府任务批件和人事部门的相关证明文件。除了对有效期内的护照做好回收、保管之外，还需定期对即将过期（有效期半年以内）的护照和因工作调动或离、退休离开单位人员的护照进行及时收缴、清理并按规定上交发照机关注销。

6.严格审核因公出国（境）涉外经费

执行外事管理规定，按照财务部门要求从严审核因公出国（境）教师的涉外经费，严格把关，保证学校行政及科研经费的合理使用。

三、因公出国（境）管理工作容易产生的问题

由于因公出国（境）管理工作面对的是全校广大教师，需求量大，政策性强，备受各方关注，因此规范管理，提高服务质量，有效解决存在的问题尤为重要。[2]总体而言，该项管理工作容易产生如下问题：

缺乏预先规划的意识。部分团组下一年度的因公出国（境）任务未能按照外事管理部门的要求提前上报出访计划，给后续的手续办理造成不必要的麻烦，直接影响到实际审批进度。

1.审批周期较长

一般情况下，因公出国（境）的校内审批涉及人事、外事、财务等多个部门，流转环节多，手续较为烦琐，等待周期较长。

2.人员配置与工作量不相匹配

由于高校因公出国（境）的团组和人数与新规定出台前相比大幅增加，因此手续办理的工作量较大，致使外事专办员的工作量超出其承受范围，精神压力较大，也间接降低了办事效率。

3.专办员的业务素养有待提高

部分专办员对于因公出国（境）相关管理规定的精神领会不够透彻，政策水平停留在较低层面，面对教师们的政策咨询提供的解读不够全面、精准，加上工作烦琐，精神压力大，与服务对象的沟通交流主动性不强，耐心细致不够，造成互动不顺畅，在一定程度上势必会影响到办事效率。

4.宣传沟通工作不够深入

目前绝大多数有过因公出国（境）经验的高校教师都能做到严格按照省外办和各国使馆的要求，预留充裕的时间将材料提交给专办员办理，并能对其工作予以理解、支持和配合。但仍有一些教师由于整日忙于教学和科研事务，对因公出国（境）相关管理规定和手续办理流程所需的审批环节不关心、不了解，加上宣传工作形式单一，流于字面，不够深入，沟通不到位，造成服务对象配合度不高，直接影响审批进度。

5.服务环节缺少有说服力的凭证

由于日常事务冗杂，外事专办员通常习惯于对服务对象做出诸如“会尽快办理”或“会在第一时间报送材料”此类的口头承诺。这种做法的弊端在于口说无凭，没有在服务过程的各个环节留下可以反映材料处理时间和进度的纸质或文字依据，责任不分明。一旦在批件、护照或签证办理的某个环节签发进度较慢或等待时间稍长，教师们就容易将延误的责任归咎到外事专办员身上，造成矛盾，不利于工作进行。

少数教师因收到邀请函时间较晚等个人原因造成其提交材料时间较迟，这在客观上导致手续办理时间较紧，通常会让外事管理部门和专办员左右为难：一方面，为了支持服务对象的公务活动，必须积极尽力办理；另一方面，客观上办理时间不充裕，担心万一签证没能按时拿到，造成服务对象不满意而追责。

6.行前保密教育工作流于形式

少数专办员对于因公出国（境）团组行前的保密教育工作重视程度不够，在对团组成员强调外事纪律和保密守则时严肃性和严谨性不强，落于形式化和套路化。

因公出国（境）证照延期回收。少数教师对返校后及时向外事管理部门上交因公护照（通行证）的意识较为淡薄，不如期交还证照。

7.因公出国（境）经费监管不力

存在有外事管理部门对于因公出国（境）团组的经费来源和相应的国（境）外停留天数没有按照规定严格把关的个别案例。

四、关于存在问题的改进措施

针对高校因公出国（境）管理工作中容易产生的相关问题，通过反思，得出如下对策：

第一，专办员在每年年底面向全校教职工发布关于报送下一年度因公出国（境）团组出访计划的通知，强调计划预报的重要性，明确说明需上报信息及相关时间节点，并与各二级单位的外事联络员对接，请其协助提醒监督执行。

第二，精简校内审批环节，减掉重复的审批材料，缩短审批周期，进一步加快报批速度。

第三，高校人事部门应根据实际工作量配备专职人员承担因公出国（境）手续办理工作，减轻外事专办员的压力，切实提高办事效率。

第四，支持外事专办员参加相关业务培训，熟练掌握国家关于因公出国（境）管理的最新规定和具体要求，熟悉工作流程，不断提升政策水平和业务素养，从而能更好地履行工作职责，强化服务意识，全方位提升服务质量。

第五，在全校范围内加大宣传力度。对因公出国（境）的相关政策和规定，整个手续办理的详细流程、需提供的材料清单、填写的表格和必需的其他材料，通过外事部门网站、学校外事联络群、各二级单位教师工作群和在专办员办公室门口张贴办事流程图这样的多方平台和多种渠道进行广泛宣传，尽可能地让更多教师充分了解关于因公出国（境）手续办理的相关规定、具体要求和详细流程，便于有出访公务的教职工知道自己应该准备些什么材料，如何配合专办员的工作，搭建更顺畅的合作通道，促成签证的顺利办理，确保能按时出访。

第六，因公出国（境）手续办理属于服务性质的工作，为使整个服务过程公开透明，便于让服务对象及时了解手续办理进度，外事专办员在各个环节都应尽量与服务对象保持联系，告知进展情况，这样做既能让服务对象放心、安心，也可以避免一些误会和矛盾，与服务对象真正建立起和谐信任关系。

第七，面对收到邀请函时间较晚的服务对象，应及时采取应急措施，让其团组负责人签署一份《因公临时出国（境）紧急团组告知事项书》并留存外事部门备案，在手续开始办理前就使其知悉存在时间紧迫的客观情况，并让其理解外事专办员只能尽力而为，确保在第一时间报送材料，但是审批进度是由省外办和各国使馆掌握的，不由学校外事部门决定和控制。这种做法可以让服务对象对办事过程中可能存在的困难和后果有一个基本的预估，提前做好心理准备，能正面理解和积极配合专办员的工作。

第八，重视对因公出国（境）团组行前的保密教育工作，让出访人员知道出国的有关保密规定，并要求团组负责人代表团组所有成员签署《涉密人员承诺书》，督促团组全体成员在外执行公务时坚定政治立场，遵守外事纪律，严格执行保密规定，确保出国（境）人员在外遵纪守法。

第九，加强对因公护照（通行证）的收缴保管。专办员应在因公出国（境）团组返校后及时收缴回收因公护照（通行证），对于欲延期上交证照的教职工反复重申不允许其自行保留或处理证照的纪律要求，加大催缴的执行力度，确保外借的证照都能如期回收，统一妥善保管。

第十，外事管理部门应协同财务部门，履行审核职能，严格按照外事管理规定审查因公出国（境）团组的经费来源与相应的国（境）外停留天数是否相匹配，对于相关开支票据从严把关，不予保留出访人员超过国（境）外停留规定天数所产生的票据,确保经费的规范正当使用。

五、结语

为保障高校教师对外交流与合作活动的顺利进行，外事管理部门应严格执行国家关于因公出国（境）的相关规定，规范管理，强化服务意识，认真履行职责，切实解决因公出国（境）管理工作存在的问题，为推进高校高等教育国际化进程，不断提升管理水平，优化服务质量。