网络环境下高校教工人事档案管理

文/仙桃职业学院 张华容

近几年，随着我国信息化与互联网环境的快速发展，实现我国各行各业都对新技术、新平台进行利用，高校等教育领域也需要利用网络环境更加科学合理地管理高校教工人事档案，积极应对网络环境提出的新挑战，促使高校教工人事档案管理与网络环境发展要求相适应。网络环境下，高校需要面临人事档案信息资源收集、人事档案管理服务等挑战，所以高校教工人事档案管理部门必须积极对管理理念进行更新，树立“大数据档案”思维，确保通过对人事档案数据进行科学合理的应用，促使高校对人事档案管理平台进行合理的构建，进而使高校教工人事档案管理为高校的教学、科研与社会服务等方面提供大力的支持。

一、网络环境下高校教工人事档案管理创新的重要性

目前我国社会的核心竞争力就是人才，而高校作为大量人才的聚集地，只有开展更加高效的高校人事档案管理，才能够确保为教职工提供更加优质的服务。网络环境下高校利用信息化管理教工人事档案，能够使人事档案管理工作越来越透明，高校可以对人事档案管理进行开放式的管理，促使教职工对档案管理的细节进行了解。因此，高校对信息化管理进行使用，不仅能够更加利于管理者对人事档案的信息进行了解，也能够更加利于教职工对自身的档案信息进行掌握，从而满足高校教工人事档案管理的需求。传统的高校教工对人事档案管理工作，如果教职工想对自己的档案信息进行了解，经常会使教职工花费大量的时间在档案管理室进行查找，大部分教职工根本无法快速找到自己的档案信息，所以高校档案管理室如果对移动互联网技术进行使用，能够帮助教职工找到准确的档案定位，使教职工查找档案的效率得到大幅提升，进而大幅提升高校档案的使用率。

二、网络环境下高校教工人事档案管理面临的挑战

（一）人事档案管理理念的挑战。高校的人事档案包含大量的个人资料，而且这些资料属于不对外公开的，主要是不适合公开的学术业务信息，必须对其进行保密，但是在网络环境下导致人们没有绝对的隐私信息，使高校利用互联网技术管理教工人事档案管理。首先，面临的挑战就是保证工作人员的档案内容保密。相关管理工作人员必须对网络技术熟练掌握，对管理理念进行更新，才能够确保与网络环境下的人事档案管理工作要求相适应。高校的人事档案管理涉及范围比较广泛，不仅有学校的任课教师，也包含财会部门、后勤部门等人员的档案，还具有一些院校内部之间存在的人员调动情况，从而使高校传统教工人事档案管理工作越来越复杂。其次，大部分高校管理部门使用传统的模式管理教工人事档案，导致大部分文件是纸质档案，而网络环境下会将这些数据转变为电子版本，使档案管理工作难度越来越高，导致档案管理工作量增加。

（二）人事档案管理服务的挑战。因为大部分高校教工人事档案管理在前期都是对纸质方式进行管理，而大数据时代的到来，会严重影响传统的管理方式，使人事文件管理部门与其他档案管理部门之间的工作业务存在界限模糊的情况，无法顺利地开展管理工作。纸质档案管理也对档案部门的保存提出较高的要求，必须保证档案室干燥，同时纸质档案具有较多的数量，导致管理十分不方便，并且纸质档案具有一定重量，会增加管理工作的难度。虽然高校利用互联网计算机技术管理教工人事档案管理，可以对电子信息数据库进行建立，然后通过计算机整理与分类档案信息，但与此同时高校教工人事档案管理需要面临新的挑战。

三、网络环境下高校教工人事档案管理的强化策略

（一）对人事档案大数据管理平台进行构建。高校为确保开展更加高效的教工人事档案管理，高校可以对人事档案大数据平台进行建立，对数字电子资源库进行构建，通过对互联网与计算机技术进行使用，高校在校内就可以联网处理各种档案数据，交换不同部门的教师与院系信息，能够更加利于教师后期调动的档案管理。高校利用数据库管理平台对所有部门的人员进行综合管理，以及对数据进行同步，确保通过使用数据平台不仅可以减轻管理工作人员的工作量，也可以使管理工作的效率得到提升，还使机构文件管理部门的收集、整理等工作得到强化，能够更加利于其他工作人员对档案信息进行查询。另外，高校通过建立电子数据信息库，也可以为高校管理制度发展规划提供相应的参考依据。

（二）对大数据人事档案管理进行构建。高校教工人事档案管理与网络环境发展要求相适应，高校相关部门必须充分了解大数据发展的趋势，要求管理工作人员对管理理念进行更新，以及对自身的发展理念进行转变。高校领导层需要以先进的思想指导工作，组织管理工作人员对先进的管理理念进行学习，不断强化管理工作人员对计算机与大数据建设的认识。因为高校教工人事档案管理与其他管理存在较大差异，要求管理工作必须具备较强的保密性，不得公开使用管理档案的资料，所以在管理高校教工人事档案时，必须做好分类工作，对不同级别的保密程度进行标记。高校教工人事档案管理工作在网络环境下，极其容易发生数据被盗取的情况，相关管理工作人员必须对管理思想进行更新，不断对自身的保密工作意识进行强化，树立主动服务的理念，做到与时俱进，对管理进行及时创新，进而拓展归档范围。另外，高校档案管理部门需要积极宣传大数据，确保高校教职工都可以感受到网络环境下人事档案管理工作的变化，能够更加积极主动地对人事档案功能进行体会，促使高校人事档案使用率得到大幅提升。

（三）对管理数据库建设力度进行强化。首先，高校人事档案部门需要对管理技术进行优化，确保通过对管理数据库建设的力度进行强化，促使高校在网络环境下与时代发展相适应。高校在结合档案管理工作与数字化技术时，可以对纳入式管理方式进行使用，确保通过管理数据库可以共享人事档案信息。其次，高校不仅需要对管理部门已有的设备进行使用，也需要在管理部门投入相应的资金，确保管理部门可以对计算机的软、硬件进行及时的更新，促使高校建立可以对与本校发展相适应的多媒体数据库，而且高校需要极其重视木马查杀、防火墙等工作，才能够确保对档案数据的安全性进行有效的保障。

四、结语

综上所述，随着我国逐渐进入网络时代，各行各业都被网络环境所影响，特别是高校教工人事档案管理，导致高校教工人事档案管理的开展越来越大，会严重影响高校教工人事管理工作的开展。因此，在网络环境下，为确保对高校教工人事档案管理水平进行提升，高校不仅需要对人事档案大数据管理平台进行构建，也需要建立大数据人事档案管理，对管理数据库建设力度进行强化，促使高校教工人事档案管理工作与网络环境的发展要求相适应，能够更加利于高校管理部门管理教工人事档案，从而达到高校教工人事档案管理工作开展的目的。