新形势下事业单位人事档案管理要点

文/铁岭县财政金融事务服务中心 李晓梅

事业单位人事档案管理指的是在事业单位运营发展过程中，记录其管理相关的人事活动，包括对工作人员调配情况，工作人员的经历、自身能力和工作表现等事业单位工作人员的日常情况，是档案管理工作的重点内容。因此，对新形势下事业单位人事档案管理要点进行讨论十分有必要，只有相关人员重视新形势下事业单位人事档案管理，了解事业单位人事档案管理过程中存在的问题，并且积极采取措施，才能够从根本上解决问题，从而促进事业单位健康发展。

一、新形势下事业单位人事档案管理的必要性

人事档案一般记录工作人员的经历、自身能力和工作表现等，档案中的信息具有科学性、真实性和权威性，能够为事业单位相关部门提供非常关键的基础数据，不仅在调整工作人员工资方面发挥着非常重要的作用，同时还能帮助事业单位更好地培养人才、使用人才，充分发挥人才特长，提高事业单位管理效能。

二、事业单位人事档案管理过程中存在的问题

（一）档案基础设施不完善。现阶段人事档案主要包括两种形式：一种是传统的纸质版的人事资料，另一种是伴随多媒体出现的电子档案。当前，人事档案的基础设施普遍存在配置低、不完善的问题，突出表现是：硬件设施落后，电子录用档案相关设备不够齐全，如计算机、网络和扫描仪等设备严重缺乏，造成人事档案信息化水平较低，限制事业单位人事档案管理工作信息化发展。从业人员专业性不强，岗位流动性强，专业培训不到位，造成人事档案管理队伍老龄化、兼职多、不能和现代的信息化发展水平相适应。

（二）档案管理标准不统一。当前，事业单位人事档案管理过程中存在一个非常明显的问题——没有明确的管理标准。由于没有明确的管理标准，导致无法保证事业单位人事档案管理工作质量。部分事业单位在开展事业单位人事档案管理时，各个部门会以自身的工作特点及工作要求作为标准，部门之间相对独立，各自为政，彼此互不干涉，所以不能形成统一的管理标准，导致信息不能共享、数据不能共享、软件不能共享。

（三）档案管理方式相对落后。现阶段，社会已经进入信息化发展的时代，但是很多事业单位人事档案管理方式比较落后，部分还是采用手工或者半手工操作的方式，虽然利用计算机能够将纸质档案变成电子档案，但是没有达到系统化和科学化的水平，没有真正提高事业单位人事档案管理的质量，更没有有效提高事业单位人事档案管理工作效率。此外，当前事业单位人事档案管理过程中档案整理、档案分类方法和录入标准等都无法满足新时代背景下事业单位人事档案数字化的发展需求。

（四）档案的利用率较低。人事档案本身就是为了更好地服务各级部门，它能够保存较多的信息，是事业单位管理工作的重要资料来源，但是现阶段人事档案的利用率较低，仅仅服务于调整工资工作，没有充分发挥人事档案在管人用人方面的重要作用，因此在一定程度上影响事业单位职能的有效发挥。同时，由于对人事档案高效利用缺乏深入思考，对其功能特性、利用价值等考虑不充分，从而影响了人事档案的利用效率，影响着事业单位的长效发展。

三、事业单位人事档案管理要点分析

（一）领导重视，明确责任。相关部门应该对事业单位人事档案管理工作有正确的认识，在日常工作中重视事业单位人事档案管理工作，普及事业单位人事档案管理工作重要性知识。确保事业单位人事档案管理投入，确保事业单位人事档案管理工作人员相对稳定，工作认真负责，确保及时准确对事业单位工作人员的档案信息核对更新，确保在进行人事档案交接的时候，依法依规进行，明确责任归属，出现问题追责问责。

（二）完善管理制度，实现科学管理。人事档案是一项综合性较强的工作，这也意味着人事部门进行事业单位人事档案管理工作的顺利进行需要其他部门的协同配合。事业单位可以通过分工协作的方式将人事档案的收集、处理、分类、录入、管理划分成“金字塔式”的责任层级，让全体事业单位相关工作人员参与到人事档案管理工作中来，对档案管理工作进行科学分工，系统管理，形成科学的管理网络。相关部门应该制定完善的人事档案管理制度，按照事业单位的实际情况，本着既节省人力，又提高效率的原则，实现人事档案管理系统化、科学化。

事业单位人事档案管理工作人员具有一定的流动性，事业单位人事档案管理工作具有分散性，这些都不利于事业单位人事档案管理工作顺利进行。为了较好地解决这些问题，可以将分散的事业单位人事档案管理转变成为社会化的事业单位人事档案管理，这样方便进行集中管理，有效节约资源。

总之，事业单位人事档案管理部门应该不断完善管理制度，建立科学系统的管理模式，真正实现人事档案为事业单位管理和发展提供数据支持的服务目标。

（三）完善基础设施，实现现代化管理。完善相关的基础设备，是顺利进行事业单位人事档案管理工作的前提。需要按照事业单位人事档案管理工作的实际情况，满足事业单位人事档案管理工作新形势下的信息化需求，如增加档案管理投入、不断引进先进的设备、完善电脑、扫描仪等基础设施等。同时还应该引进先进的信息化管理系统，对全国范围内事业单位的人事档案进行统一的管理，实现人事档案单独储存，专人管理，存阅分开，电子查档，信息共享。随着我国科学技术的不断发展，加强人事档案管理的信息化建设已经成为事业单位不能回避的重要工作，完善人事档案管理的相关基础设施，已经成为人事档案管理必须解决的难题，工欲善其事，必先利其器，完善人事档案管理的基础设施，是有效提高事业单位人事档案管理工作效率的必要条件。除此之外，还应该做好事业单位人事档案管理信息化的安全防范工作，避免出现网络泄露和资源泄漏问题。在此期间，需要档案管理人员不断强化自身的信息化意识，重视信息化管理方式在事业单位人事档案管理中的高效利用，全面提升其信息化管理水平，避免影响档案资源利用效率及管理效果等，满足事业单位的可持续发展要求。

（四）建立人才机制，提高管理水平。事业单位的良好发展，离不开人才，只有人才，才能够推动事业单位的可持续发展。如果事业单位人事档案管理工作不重视人才的引入，就会严重影响事业单位人事档案管理工作。因此，想要做好人事档案管理工作必须建立科学的事业单位人事档案管理人才机制。首先，把好选人用人关。要让事业心强、责任心强、能力水平强的干部到人事档案管理岗位从业。其次，做好培养培训工作。要对从业人员进行思想教育，提高做好人事档案工作责任意识，要坚持不懈做好业务培训，提高人事档案管理工作人员的专业素质。再次，做好学习交流工作。要学习先进的管理经验和做法，实现本单位的人事档案管理和前沿的管理水平接轨。最后，聘请专家引进先进技术，实现管理手段、管理方法、管理技术、管理制度科学化、现代化、信息化。

四、事业单位人事档案方面的要点

基于事业单位人事档案的管理研究，也需要明确这些方面的要点：1.注重切实有效的档案管理体系的构建及执行，对人事档案形成过程、利用过程等进行科学管理，更好地体现出其在事业单位发展中的应用价值，实现对人事档案的科学管理。2.加强人事档案管理效果评估，处理好其中的细节问题，并通过对功能强大的管理系统构建的思考，增加事业单位人事档案管理中的技术优势，逐渐优化与之相关的管理方式，最终达到人事档案管理技术不断提升及事业单位发展思路拓宽的目的。

五、结语

综上所述，事业单位人事档案管理过程中存在一些问题，像基础设施不完善、管理标准不统一、管理方式落后、利用率较低等。这些问题的存在，影响了事业单位人事档案管理工作的有效进行，需要采取措施，如领导重视明确责任，完善管理制度实现科学管理，完善基础设施实现现代化管理，建立人才机制，提高管理水平等。希望通过本文分析，更多专业人士能够参与到新形势下事业单位人事档案管理要点课题的讨论中来，针对文中的不足，提出宝贵的意见，为促进我国事业单位的良好发展做出贡献。