探讨文书档案整理与管理工作的方法

文/青岛市中学综合实践教育中心 李治

教育单位的文书档案整理与管理工作，除了要负责收集资料信息外，还要做好信息交流，并把得到的有效资料装订保存，避免出现疏忽等问题，影响管理工作的效率与质量。现在网络信息技术得到了广泛的普及，导致让传统文书档案管理方法受到冲击，也表明了相关工作的未来走向就是结合网络信息技术开展。与时俱进是满足发展需求的最好方法，也能提高文书档案整理与管理的水平，这不仅对自身的工作有提高，对整个教育单位都有益处。

一、文书档案整理与管理工作的特点

文书档案整理与管理工作的水平，会直接影响教育单位的发展，因为所有工作记录、信息记录都会以文书档案的方式进行整理并保存，这些数据可能会成为重要决策依据，所以必须要保证其完整性、准确性，这样才能起到借鉴等作用。传统文书档案管理工作，大多利用纸张进行记录，然后再根据类别放入档案室进行保存，这个过程是非常重要的，无论记录还是保存，每一个环节都不能出现错误，这样才能发挥出重要作用。

二、文书档案整理与管理工作的发展要求

（一）现代文书档案整理工作。当下传统的管理方法已经不再适用，因为工作开展效率实在太低，应用计算机技术后，无论工作效率还是准确性都要提高不少，可以说文书档案整理工作会变得更加简单，不需要过多的投入。传统方法需要相关人员，按照自己本身的理解，去对收集好的信息资料进行分类整理，虽然分类有相应的基础准则，不过每个人都有不同的理解能力，所以就算是同一档案文件也会出现分歧，最终出现分类错误的情况，大大影响了文书档案整理工作的准确性，而后续装订保存时也会受到严重影响。

（二）现代文书档案管理工作。文书档案管理工作是针对收集到保存整个过程，为了提高管理水平，必须有效使用现代管理技术，在教育单位中计算机使用非常广泛，尤其在文书档案管理工作中，起到了至关重要的作用，无论分类还是管理都更为高效。文书档案管理工作的第一步，就是要针对收集的信息资料进行规范分类，一般可以按照年度、保管时限、涉及的内容等进行分类。年度分类就是按照时间进行分类保管，而保管时限则是按照相关的规定，把档案分成永久文书档案、长期、短期文书档案，通过分类进行保存即可。

三、文书档案整理与管理工作中的常见问题

（一）相关工作不规范。规章制度是开展相关工作的重要条件与基础，教育单位中的文书档案管理工作因为制度上的缺失，导致整理与管理工作不够规范。在整个收集、管理过程中会出现信息资料、案卷目录制作不规范的问题，还有档案号码编制不正确、分类混乱等现象。这些问题肯定会影响教育单位的发展，而且文书档案管理工作的难度也会增加，管理水平则大大降低。为了改善这些问题，必须提高对文书档案管理工作的重视。

（二）检索效率比较低。网络信息技术还没普及时，文书档案管理无论收集还是保存，都要通过人员进行，那么检索工作也都是手工检索，虽然计算机已经应用在各大教育单位中，部分单位仍然使用手工检索的方法，而计算机则成了辅助工具。手工检索弊端非常多，不但会耗费大量的时间，检索效率也较为低下，尤其是在教育单位中，各类文书档案丰富，想要针对某一种资料进行检索，可能要花费很多时间、精力。想要完善检索方法，提高检索工作的效率，可以把计算机作为主要的检索手段，因为网络信息技术会提高文书档案检索的效率与准确性，相比手工检索更为实用。

（三）管理制度不完善。在任何单位中管理制度都是不可或缺的，完善的管理制度会起到一定的督促作用，开展相关工作更为有利，可以避免很多问题，提高文书档案管理工作的效率。目前教育单位中管理制度是有一定缺失的，传统的管理制度与现代发展不兼容，导致文书档案管理出现多种问题。传统的管理制度，更注重文书档案的收集、整理工作，忽视了文书档案的实际应用作用，所以没有发挥出档案的效果。另外，管理制度的缺失，会导致文书档案管理工作失去严谨性，工作人员会出现疏忽、马虎的情况，甚至无法找到工作重点，这对文书档案管理工作非常不利，不但会影响工作效率，还会出现很多问题。

四、文书档案整理工作创新方法

（一）分类方法。教育单位的文书档案分类，大多会按照保管期限的方法为主，一般会分为永久保管、长期保管以及短期保管，所有的文档都会按照综合管理与综合统计的方式进行，也可以按照工作性质分类，这样效果更好一些。教育单位的文书档案管理工作，会相对复杂一些，尤其是杂乱的数据，需实现条理化的分类，并且要组合、排列以及编目，以此来完成整理工作。

（二）档案装订。在进行文书档案装订时，需要注意装订方法，大多数情况下会按照一份文件装订一次的方法进行整理，有些文书可以合并，对于页数相对比较多的文书，也可以分为两件或者多件进行装订。文书档案装订正文与附件、来文与复文可以根据实际情况进行装订，按照需求装订在一起，或者分开装订都可以。但要注意有关的文书档案分开装订，排序、管理时要集中在一处，这样后续使用会比较方便。

（三）页码编写。在进行文书档案页码编写时，需要在档案文件上加印档号章，一般会印在文件的右上方，并注明档案内容，例如号码、时间、保管时限等，文书档案号码的填写，可以按照内容进行区分，或者是保管时限从低级到高级的顺序分类，例如永久保存的文书档案有10件，在编码时可以按照0001-0010的顺序进行编写，如果文书档案的所属时间不同，那么必须要标注清楚。利用该编写方法，有利于提高文书档案整理效率，而且有新的档案加入，也可以按照顺序进行编排，这样不会对文书档案编码造成太大的影响，日后使用时更容易翻阅以及检索。

五、文书档案管理工作创新方法

（一）提高管理人员专业素质。管理人员拥有高专业素质，对教育单位文书档案管理工作，有着非常重要的意义，尤其是全新的管理技术引入后，会对管理人员有更高的要求，如果无法满足专业性，必须要进行教育培训。进行培训是为了促进管理人员业务水平得到提高，并达到时代发展需求，尤其是信息技术不断发展的背景下，传统的技能、知识储备完全不够，必须要全面创新，才能发挥出文件档案管理的作用。教育单位无论是通过招聘，还是自主培养相关人才，都要严格把关，并多开展管理工作考核，检验其工作能力，从而提高文书档案管理工作效率。

（二）健全文书档案管理制度。教育单位文书档案管理工作不理想，大部分原因是管理制度缺失导致，让管理人员对自身工作产生一定疏忽。所以教育单位应树立起相关的管理制度，不但要督促管理人员积极开展相关工作，还要让其认识到文书档案管理工作的重要性。在管理制度中要明确文书档案的管理条例，例如接收的文书档案资料，要从一年一度改为一月一次，定期核实办文与收存情况，无法立即收集的资料，相关人员要做好记录，这样才能详细掌握所有资料，方便后期进行归档处理。

（三）加快文书档案管理信息化建设。文书档案管理工作信息化建设，也是一种技术上的创新，在网络时代背景下，文书档案管理工作也要采用现代化技术手段解决问题，相比传统的手工方式，网络信息技术可以有效提高管理效率与水平。如果信息化建设速度慢，就会导致管理工作无法发挥出全部效果，很多细节没有办法做到位，而拥有信息化技术的教育单位，可以利用网络提高管理水平，甚至是挖掘更多的价值，无论收集还是保存，都能实现最大的便利，所以当下的教育单位，应该注意信息化建设，让文书档案管理工作与教育单位的特性相结合，从而实现信息化管理目标。

六、结语

为了能够达到理想的工作状态，当前的教育单位必须实施有效的方法，提高文书档案整理与管理工作，在实施的过程中，需要改变自身的观念与工作方式，通过创新、提高管理效率，获得进步，并实现文书档案管理工作信息化建设。另外，要采用标准、规范的工作方式，结合多部门之间的联系，以此来协调、配合工作，从而提高文书档案管理工作水平，促进相关教育单位的发展。