新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设分析

文/驻马店市疾病预防控制中心 关莹莹

随着时代的发展，信息技术逐渐在各个领域行业中投入应用，使得社会发展有了新的局面。疾病控制中心通过人事档案管理信息化建设，能够将科技以及档案管理工作相结合，从而保证管理工作顺利进行，在明确工作实际目的的基础上制定优化方案，将档案作为不可替代的信息管理资源，确保人事档案管理向着更加高效的方向发展。

一、新时期人事档案管理信息化建设的意义

常规的人事档案管理工作的途径多为手工收集的形式，这种方法需要耗费大量的人力物力，工作量相对较大，通过信息化档案建设，发挥网络优势展开管理工作，能够保证生产经营活动顺利进行，为单位提供真实的数据信息，能够有效推动单位发展，保证整体经济效益。新时期人事档案管理信息化建设的意义包括以下几个方面：

（一）降低工作压力。传统的人事档案管理进行档案录入的过程中，需要做好各项工作记录，同时在库房中进行查找，这种方法工作量相对较大，增加工作人员的身体以及心理负担，档案信息化建设，能够突破以上各种障碍，通过计算机作为工具，实现数据的快速搜集整合，确保管理的自动化以及分享的便利化。在展开工作的过程中，可以节约人力物力资本，信息呈现更加丰富，将工作人员工作量降低后，其工作的心态会有明显的改善，主动性更高，使得工作效率得以提高，有利于推动单位的建设发展。

（二）档案信息查询便捷。当前随着时代的发展，网络信息数据提供了更多的应用便利，在实际运用的过程中，能够保证处理更加迅速，可以实现信息数据的重复利用，能够减少资源的浪费，确保整体工作效率的提升。将其作为载体进行数据内容的查找，可以保证全面信息数据的呈现，提升档案信息数据获取的便利性。传统的档案管理形式缺乏应用的合理性，在进行资料的搜集以及记录的过程中，信息数据占据的空间范围较大，如果需要长期进行档案的保存，则传统的档案可能会发生损坏等问题，无法得到充分利用，而通过纸质档案，可以确保在查找的过程中，避免出现损毁的问题，从而保证信息的整体性。因为档案数据需要长时间存储，因而在进行管理的过程中，通过信息化的途径，可以避免各种繁琐的问题，确保管理工作有序展开，能够提升查询、搜集、管理的效率。

（三）档案信息更加安全和保密。作为单位中重要的信息数据来源，在进行档案信息管理的过程中，应该注重其安全性以及可靠性。档案资源是不可或缺的信息资源，单位的生存发展与信息数据有着直接的关系，档案中蕴含着丰富的价值，如果出现信息数据丢失的情况，可能会造成单位的损失，也会影响单位的利益获得，而通过档案信息化建设的方法，能够确保数据的安全性，可以实现对于整体数据进行保密。能够快速对信息进行检索以及保存，即使发生信息的缺失，相较于以往的管理形式这种方法的可靠性更高，能够保证单位的经济利益不受损害。

二、疾控中心人事档案管理现状分析

当前，随着疾控制中心持续强化人事档案建设，其管理效果不断规范化、制度化，成为疾控中心落实项目的重要环节之一，发挥了关键的作用。尽管当前的人事管理体系趋于完善，但是还存在着一系列的问题，包括档案的整理、归纳、管理、借阅等，我们应该在认识到相关问题的基础上，进行整合优化，常见的疾控中心人事档案管理问题包括以下方面的内容：

（一）人事档案管理边缘化。当前在疾控中心的档案管理工作中，因工作内容相对较为基础，需要后期的长期积累以及投资才能取得显著的效果，现存考核的体系可能会造成边缘化的问题，在部门工作中被重视的程度较低，尽管在部分地区部门中已经作为硬性指标纳入工作中，但是在报告中还未有明显的体现。疾控中心的档案管理出现发展不平衡的状态中，一些控制中心已经启动较长时间，但是所应用的建设标准先进性不高，尚未进行指导意见的更新，仅仅通过人事档案信息化管理的形式，将相关信息在计算机中录入，从而确保了整体检索的科学性，这种形式能够保证档案数据获取的准确性，但是检索以及查询过程中，因所属职责从属于多部门，受到投入的限制，在进行管理的过程中，需要通过强化疾控建设投入，采购更多的软件进行管理，才能保证应用的合理性。但当前疾控中心的投入力度普遍较低，缺少维护和运行的成本，因为信息政策以及管理问题使得其实际建设无法获取相应成果，造成了对于建设的明显制约。

（二）管理水平有待提升。疾控中心的人事档案管理工作包括教育培训、组织、监察等部门，因而需要做好整体程序的规范化管理，确保档案管理的有效性以及完整性。传统的人事档案管理形式运作较为复杂，存在着信息搜集不及时、准备不充分以及信息偏差等问题，整体管理水平低下，这需要疾控中心的人事档案管理人员重视管理的规范性，管理水平的提升有赖于先进的管理理念支持，当前人事档案信息化建设的过程中，信息化理念落后是重要的突出问题之一，在进行档案信息建设的过程中，需要应用科学的方法途径，但因实际管理工作处于边缘性地位，相关部门对其重视程度不高，工作人员在消极的管理观念影响下，产生对于新途径的排斥。部分地区的档案管理缺少投入，导致整体的信息数据无法充分利用，工作内容持续边缘化，影响了信息化管理的实际效果。

（三）缺乏科学的建设规划。当前疾控档案中心的管理工作普遍采用软件的形式，通过专业的计算机进行对接，完成网络工程布置，但是因为大组网工程已经初步完成，内容多进行信息的交换，较多工作仍然处于独立运行以及封闭的状态，尚未实现数据档案的信息共享，人员信息尽管已经具备目录击打、案卷检索等功能，但管理形式为人工途径，与实际工作需要有一定的偏差。当前在进行人事档案信息的建设过程中，缺少规定性标准，无法适应实际的规范组织需要，其顶层设计不适应信息技术以及实际需要，未能展开必要的规划建设，人事档案信息体系未能经过充分的科学论证，整体结构的构建缺少规范性文件的指导，在进行信息化的建设过程中，没有合适的测定指标体系、检查体系、评估体系等作为支持，这导致疾控中心信息化建设仍然处于变化中，需要通过优化规划管理以多项因素为依据展开评判，明确时间期限、预期效果等信息，防止造成信息化规划、建设目标的随意机动性，对存在的问题提供有效的解决措施，避免带来一系列的不良后果。

三、新时期疾控中心人事档案管理信息化建设途径

（一）信息化建设的系统化。在进行人事档案信息化建设的过程中，应该注重对于此项工作的领导，构建完善的信息化管理途径，确保整体规划的统一性，同时做好项目的科学编制工作，明确建设的任务目标内容，构建统一的网络管理平台，确保数据能够整合共享，同时通过统一的资金管理方式，建立合理的管理渠道，明确规划的基础上进行管理。确保能够获得充足的物质支持，解决资金上的问题，提升整体人事档案的管理水平。根据实际的单位发展状况，注重科学研究，保证增长其经济实力，深度挖掘优秀的科技人才，做好档案建设工作，推动信息化管理的进程。

（二）数字化的发展方向。在进行人事档案的信息化建设过程中，应该确保整体方向的正确性，构建完整的数据库，保障档案建设能够向着数字化的方向发展，在满足实际效益的同时，能够增强工作效率。当前多数人对于人事档案的电子化管理仍然存疑，最相信的管理形式仍然为纸质化的方式，因而疾控中心需要确保人事档案管理的发展进程，解决其技术问题，优化制度建设，在现有人事档案管理的基础上，将后续的纸质档案以及新的信息内容纳入其中，从而保证数字化管理的全面性。

（三）人事档案管理的自动化。在进行人事档案管理的过程中，为了确保能够优化工作流程形成统一的规划管理，需要通过对应的软件形式，确保能够在了解信息更新的基础上，应对多类型变化，根据规章制度进行审批、考核、存档等工作。同时通过人事档案管理的体制进行信息处理，包括权限认定、数据分析、自动授权认证以及备案等，确保管理运行的智能化，提升整体管理的效率。

四、结语

为了确保人事档案信息化建设的质量，应该适应时代发展需要进行管理模式的转变，从而实现档案管理工作向着自动化、数字化的方向发展，充分发挥实际建设的职能作用，降低信息化管理的成本，同时对管理组织工作不断进行改进，构建统一完善的管理系统体系，形成完备的终端数据库，保证能够对应用体系进行及时智能化处理，提升人事档案管理的效果。