浅谈如何提高研究所财务报销效率——基于科研财务助理视角

田 其 张袁媛 .中国科学院精密测量科学与技术创新研究院 .海军工程大学

近年来，报销成为了科研人员心中的痛点，国家为了更好地解放科研人员，颁布了一系列的政策性文件。2016年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》，2018年科技部、财政部联合下发了《科技部办公厅 财政部办公厅关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》。这些政策性文件颁布的宗旨之一是让科研财务助理真正承担起财务报销等与课题经费管理相关的角色，真正解放科研人员。

一、科研院所报销全流程的基本情况

目前大多数科研院所的报销全流程如下：科研财务助理填写报销单据→科研人员审核报销单据→科研财务助理打印走完审批流程的报销单据→科研财务助理递交报销单据及相关附件至财务→审核会计审核单据→出纳付款。现阶段大多数科研院所都部署了线上审批流，报销单据的审批基本都可以在财务系统线上完成，避免了线下到处找科研人员或领导签批的麻烦。线上审批流程部署不仅仅是对科研财务助理报销手续的简化，更是给科研人员提供了更多的自由时间，避免了在工作时间被他人频繁签字打扰。从报销的全流程中也可以看出科研财务助理在多个环节中承担了重要角色，是提高报销效率的核心所在。当然科研人员线上审批单据的速度、审核会计审核单据的速度也都会对报销效率有一定的影响。基于文章写作目的，文章暂且只研究如何从科研财务助理的角度出发，提高科研院所财务报销效率。

二、科研院所财务报销效率不高的主要原因

(一)科研财务助理的流动性较大

科研财务助理流动性较大主要有以下三个方面的原因：第一，一些项目组科研活动经费不足或规模小，学生承担了科研财务助理的角色，而学生报账的流动性非常大，往往是新学生刚开始熟悉报销制度又轮到了下一届学生报销，导致报销单据的出错率居高不下，报销效率较低。第二，更多的项目组是以劳务派遣形式聘用科研财务助理，导致人员流动性较大。与研究所的正式职工相比，科研财务助理们更像是单位的“外部人员”，科研财务助理会认为劳务派遣式的聘用形式并不稳定。另外，科研财务助理的薪资更多的是由项目组负责人决定，导致了不同项目组之间科研财务助理的薪资水平差异较大，甚至可能会出现工作量与薪资水平不匹配的情况。不公平的心理现象会在科研财务助理心中萌芽，久而久之某些科研财务助理会毅然选择离职。第三，科研财务助理升职渠道少，升职空间不明确。目前科研院所聘用科研财务助理更多的是采用劳务派遣形式，他们的考核、月工资的发放、年终绩效等完全由项目组决定，与单位人事部门几乎没有关系。升职也更多的只是表现在小幅涨薪层面，没有真正的升职可言。

(二)科研财务助理在报销专业度方面的提升，动力不足

一方面，与科研财务助理办理业务接触较多的财务部门、科研管理部门等部门对科研财务助理的薪资增长、年终绩效考核没有考核权。没有考核权，意味着科研财务助理在上述部门面前犯错几乎不需要成本，这样极容易导致报销易错点一犯再犯，同一报销问题再次咨询财务人员的现象自然而然非常普遍，报销反复沟通成本大、耗时长，报销效率低下。另一方面，有些研究组规模大，报销单据量也非常大。而业务量与科研财务助理数量的不匹配，导致了有些研究组的科研财务助理每天都在疲于应付报销单据的填写和其他杂事，没有足够的时间学习、反思财务规章制度。此外，有些科研财务助理认为自己的工资低，工作前景不明，工作对她自身而言也是可有可无，这样的心理状态促使他们不愿意更多的去思考和反思工作，遇到了不明白的业务难题往往是直接问审核会计解决，不会主动求解答、求进取。

(三)科研财务助理有效沟通、主动解决问题的意识不强

科研院所的报销规章制度不可能穷尽所有的科研业务事项，科研财务助理在向审核会计咨询特殊事项该如何报销时往往没有把相关业务描述全面，导致来回反复沟通，这样也加深了科研财务助理和审核会计之间的矛盾。同时，遇到报销难点问题时，科研财务助理可能不会积极主动寻求解决思路，对审核会计人员有较大的依赖心理。

三、提高财务报销效率的建议

(一)健全科研财务助理的聘用、考核机制，减少科研财务助理的流动性

首先，在聘用环节除了让项目组参与其中外，建议让科研管理部门、财务部门等部门参与其中，从而保证在源头上对科研财务助理的素质进行全面考核，保证招聘人才的质量。而且，针对规模较小或者业务量较少的研究组可以以多个项目组的名义联合组织共同招聘一位或多位科研财务助理，以代替学生报销，增强人员稳定性。其次，在年底考核环节，除各项目组对科研财务助理的日常工作进行晾晒考核外，科研管理部门、财务部门等也应参与其中。比如，科研管理部门可从经费转拨单据填写是否及时、中期检查和结题检查的完成情况等多个维度对科研财务助理的工作进行考核。财务部门可从退单率、同一问题重复咨询财务次数、财务报销规章制度熟练程度、处理非常规报销的能力等各个维度对科研财务助理的工作进行考核。

(二)拓宽科研财务助理的奖励、晋升渠道，让科研财务助理有更足的动力去努力工作和学习

目前科研财务助理的薪资多数是项目组课题经费的劳务费开支，每年的薪资比较固定。针对优秀的科研财务助理，项目组内部可适当提高其月绩效工资，年终绩效奖金。科研院所层面也可以年终奖励性绩效、科研财务助理年终考核评优奖励等多种形式对其工作进行肯定。另外，针对特别优秀的科研财务助理，可为其提供转为正式职工的机会，从而留住人才更好地服务科研活动和研究所。具有吸引力的薪酬体系和晋升机会更有可能使科研财务助理有动力去做好报销工作，提高报销效率。

(三)组织多样化培训，培养科研财务助理的专业度，夯实基础

第一，针对新的财务规章制度，财务部门可组织深入解读规章制度方面的培训，并在培训完成后当场进行培训知识的测验，测验结果作为年终考核依据之一，从而保证培训效果。第二，财务部门的审核会计人员也可以定期整理报销单据中的高频易错点反馈于报销微信群或QQ群中，整理规章制度并形成报销手册，让科研财务助理注意易犯错点，提高填单准确率，提高报销效率。第三，邀请专家进行专题讲座。专家可以根据自己的实践经验讲解科研院所报销业务的审计重点，讲解报销方面的“典型案例”等，提升科研财务助理的专业能力，避免易犯错点发生在自己身上。第四，每年或每半年举办一次科研财务助理的经验分享会。每位科研财务助理在分享会中分享工作上特别有感悟的事件或感悟的点，以便其他人拓宽视野，学习参考，共同进步。第五，针对新入所的科研财务助理，可采取“老带新”的模式，让有经验、做事仔细认真的科研财务助理帮助新入所的科研财务助理尽快熟悉财务报销相关业务，尽量减少犯错频率。

(四)加强对科研财务助理的情感管理，满足科研财务助理工作上的合理需求

一方面，创造良好的报销环境，以促进科研财务助理顺心工作，让他们更有动力在现在的岗位上继续努力。良好的报销环境包括线上报销审批流程的全面部署、审核会计耐心、及时地给科研财务助理答疑解惑等等。另一方面，尊重科研财务助理，实现审核会计工作与科研财务助理工作的双赢。例如财务部门可以在财务室建立小信箱或者是意见反馈本，及时了解科研财务助理在报销方面的需求，科研人员在报销方面的需求，并对其合理需求做出及时反馈。

综上所述，科研财务助理是推进报销全流程进行的核心点，是提高报销效率的关键所在。在充分相信科研人员，简政放权的背景下，只有更好地管理科研财务助理，才能使科研财务助理更好地服务于科研人员和科研活动。因此，给予科研处财务助理稳定的工作环境，培养科研财务助理的专业能力，满足科研财务助理的合理需求，才能真正培养和提高科研财务助理的专业性，提高报销效率，才能让科研人员真正从繁琐的报销中解脱出来，更好地潜心科学研究。