油田档案管理信息化建设

（大庆油田设计院有限公司，黑龙江 大庆 163000）

0 引言

无论哪个企业，都必须做好相应的档案管理工作。现阶段，随着信息时代的到来，油田企业在开展档案管理工作的过程中，要彻底转变传统的工作方法与模式，就必须加大信息技术在档案管理领域的应用，以加快档案管理信息化建设的步伐。当前，油田档案管理信息化目标并未完全实现，在未来的发展过程中，油田企业需要加大信息技术投入，构建完善的档案信息管理系统。

1 新形势下油田档案管理信息化建设的意义

1.1 能有效保留大量的档案信息原件

油田企业在生产过程中，整体工序繁多，每个工序中都会产生大量的数据信息。从整个生产流程来看，这些数据信息的价值非常大，能直接作为后续油田资源开发的现实参考，在油田企业的决策、战略制定过程中，同样需要以这些档案信息为基础［1］。传统的档案管理模式下，档案资料以纸质文件的形式加以储存与借阅，在反复使用过程中，这些纸质文件势必会出现破损等问题。因此，传统的档案管理模式已经难以满足当前油田企业的现代化发展趋势，通过档案管理的信息化建设，油田企业可以建立专门的信息化档案系统，在此系统中存储的是各种电子档案，这些电子档案只要保存好，就可以被直接利用，基本上不会面临类似纸质档案损坏、丢失的风险，因此，档案管理的信息化建设能有效帮助企业保存各种档案信息原件。

1.2 降低管理成本

油田档案管理中，数据收集的难度较大，这主要是因为油田档案的类型繁多、数据量庞大。在传统油田档案的数据收集与管理方面，大多采用的是人工方式，这种方式效率低下，会耗费较长的时间。随着油田企业生产规模不断扩大，档案数据日渐复杂，管理难度进一步提升，如果要全面提升档案管理水平，就需要通过信息化建设来实现。档案管理信息化建设过程中，信息技术的引入能实现档案下载、打印、检索等信息管理。在这一新型的档案管理模式下，管理效率大大提升，管理成本有所降低。

1.3 有利于实现油田企业内部档案信息共享

油田档案管理信息化背景下，通过构建信息管理系统，能够实现档案管理全过程的信息化，各种档案管理信息都可以在信息系统中实现共享和整合，各个部门在参与档案管理的过程中，能保持相互之间的配合与协调。在这种信息共享机制下，档案管理水平大大提升。

2 我国油田档案管理现状

2.1 档案查询效率低下

档案管理工作本身就具备一定的复杂性，其涉及的管理工作繁多。如果要在油田资源开发过程中有效利用各种档案资料，就需要尽量保障油田档案的查询效率。但是，很多油田档案管理中，档案查询效率低下，主要还是以人工查询为主，如果要借助人工来从大量的油田档案中提取出有效的信息，会耗费过长的时间，存在较大的时间和精力投入［2］。

2.2 实体档案唯一性

传统的档案管理主要是人工管理。油田档案是油田生产、开发中各种工作经验的总结，再加上技术条件的限制，一般在档案管理方面会直接保存相应的实体文件，一旦档案文件被破坏，恢复就非常困难。可见，实体档案的唯一性是很多油田企业档案管理存在的突出问题，这一特征也加剧了档案管理和利用的难度。

3 油田档案信息化建设中存在的问题

3.1 数据来源复杂

现阶段，虽然各个油田企业在档案管理方面都认识到了档案管理信息化建设的重要性，也取得了一定的信息化建设成果，但是，很多油田档案管理信息化建设步伐缓慢，整体发展还存在诸多问题，比如，数据来源复杂。油田档案的数据来源非常复杂，所产生的各种档案数据都会直接移交给专门的部门，各个部门之间只有保持数据库的良好兼容性，才能保障档案数据的有效利用［3］。因此，数据来源的复杂性是油田档案信息化建设面临的一大难题，影响档案数据传输的时效性。

3.2 数据分散严重

油田档案管理信息化建设过程中，同样存在数据分散严重的情况。比如，在进行相应资料移交处理过程中，不同移交部门对档案资料有着不同的要求，且在移交过程中还存在很多分散信息。档案数据的这种分散性特征使得油田档案信息化建设面临着较大的挑战。

3.3 管理方式落后

油田档案管理过程中，如果要实现信息化的建设目标，就需要充分利用现代化的管理方式。但是，很多油田企业的发展规模十分有限，在开展档案管理过程中，管理方式的滞后性导致油田档案管理无法达到预期效果。

3.4 缺乏正确的认知

油田档案管理信息化建设过程中，只有对信息化具有正确的认识，才能使油田档案的信息化建设工作有序推进。事实上，很多油田企业在发展过程中对档案管理信息化缺乏全面的认识，思想上的认知偏差使得信息化建设存在诸多的阻碍，影响了档案管理的现代化。

4 新形势下油田档案管理信息化建设路径

4.1 制定完善的质量控制标准

想要提升油田档案管理信息化建设成效，就需要制定完善的质量控制标准，保证档案管理信息化建设能严格按照此标准来开展相应工作，提升信息化建设水平。制定质量控制标准时，需要严格遵循以下要求。第一，严格根据国家相关部门颁布的条例和规范，结合油田档案管理的实际情况，制定更为规范的信息化建设标准。在这一标准中，需要明确规定档案分类细则、编号规则等，以保障油田档案各项管理工作的规范化、标准化进行［4］。第二，加强对油田档案数据的质量监督与管理。由于档案管理工作的特殊性，在实际工作过程中，只有保障了档案数据的完整性和准确性，保障档案资料识别的精确性，才能提升档案管理水平，使档案资料的扫描与整理等更为便捷与高效。第三，保证档案资料采集流程的科学化、规范化。信息化建设背景下，油田企业必须要结合其现实要求，简化档案管理流程。

4.2 落实先进设备引进工作

油田档案管理信息化建设离不开先进的设备，因此，在档案信息化建设过程中，要引进和使用先进的设备。油田企业需要加大对档案管理先进设备的投入，通过信息软件、硬件和设备的引进，为油田档案信息化建设提供有效保障，使各项信息化建设工作能高效开展［5］。先进设备的功能较为齐全，在档案管理领域的应用完全能满足多元化需求，比如，专业人员通过自查、自主翻阅等功能就能及时检索、定位出相应的档案，有效提升了档案资料的综合利用率。纸质档案保存中，常常会出现霉变等情况。为改善这一局面，在油田档案管理信息化建设过程中，同样需要加强先进设备的引进，由先进的设备来完成档案的分类管理，以避免纸质档案储存中的破损问题。信息化时代，油田档案管理信息化建设中，可以引入射频识别技术（Radio Frequency Identification，RFID），发挥其识别、编码和通信功能。

4.3 加快档案信息管理系统自主研发

现阶段，在油田企业的现代化发展过程中，档案管理信息化是重点工作。通过这一工作的开展，能有效帮助油田企业进行各类档案资料的科学管理。因此，如果要加快油田档案信息化建设的步伐，油田企业就要从自身的实际情况着手，建立完善的档案信息管理系统，在此系统内集成电子文档、网络信息和档案管理功能，通过完善的档案信息化管理制度建设，保障信息化建设步伐。一般情况下，在当前的技术发展条件下，油田企业构建档案信息管理系统时，可以采用浏览器/服务器（Browser/Server）结构设计，在其中添加账号申请、档案审核、档案添加和数据管理等多个模块来满足档案管理的各种需求［6］。

B/S 结构设计，能够为油田档案管理工作提供便利，使用户的档案管理不再受到时间与地点的束缚，提高档案资源的管理水平。

4.4 加强油田档案数据安全管理

油田档案管理的信息化建设过程中，往往伴随着油田档案管理信息系统的构建。虽然这种管理模式比较便捷与高效，但也存在较大的档案数据安全威胁，如果缺乏相应的安全管理，可能会导致油田档案存在丢失、泄露的风险。因此，油田档案管理信息化建设过程中，同样需要加强安全管理，为档案信息化管理创造相对安全的环境。首先，油田企业需要提升各种设备的安全性，在相关软硬件、系统的使用过程中，需要安装相应的防毒软件，定期对电子设备进行安全检查，及时发现设备中存在的安全隐患与风险。其次，专业人员在参与油田档案信息化管理的过程中，必须具备极高的风险意识。在开展信息化管理过程中，这些人员必须要严格遵守相应的信息管理流程，保障操作的规范性，避免人为操作失误所造成的油田档案泄露等问题。再次，在信息化建设过程中，油田企业会建立专门的档案数据库，同样需要加强对数据库的安全管理。

5 结语

现阶段，随着油田企业进入新的发展阶段，如果要充分发挥油田档案资料的价值，各个油田企业就需要在日常工作中具备基本的档案管理意识，增强信息技术在档案管理方面的应用，提升档案管理信息化建设水平。