高校财务报销管理的智能化建设和优化

吴 艳 龙雪娇 陈 艳 四川大学财务处

随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校办学规模急速扩大，教职工数量和在校学生人数快速增多，而同时国家对高校的投入越来越多，高校各类资金来源多样化和规模扩大，这都使得高校财务部门财务报销业务量急剧增加，而业务类型也越发复杂化。以往传统的高校财务报销中，存在报销手续繁琐、财务管理效率低、信息传递不及时、沟通难度大等诸多问题。在这一背景下，高校财务的“报账难”、“报销繁”成为了广大师生们反映最为强烈的问题之一。而另一方面，高校财务业务量剧增而财务人员却增长缓慢，这造成财务人员人均业务量大大增加，财务人员也因为工作繁重、压力大而怨声载道。在一些时间节点，财务人员加班加点也没法处理完凭单，大量财务单据积压。而且由于报账学生不是固定人员，处于不断流动中，很多新参与报账的学生不太了解财务制度而导致很多凭证存在问题需退单或提供补充材料才能报销。

一、分析高校财务“报销繁”问题的主要表现

(一)原始单据整理繁琐

高校核算对于报账人需要粘贴大量的票据例如：差旅费发票、审批单、购买设备的发票合同、测试费合同、资产建账招投标信息，日常的印刷费、耗材费、出租车票等需要人工粘贴、计算、分门别类粘贴原始凭证。

(二)单据审批不及时

由于财务报销涉及“一支笔”审批制度，大额报销需财务处长甚至分管校长审批。虽然我们在传统的网上报销平台设置了负责人授权制度，负责人可以授权给指定经办人，对于某类特殊的经费卡可设定无限经办人。但也只能解决能够网络填写报销单的问题。很多负责人身兼数职，工作繁忙，经常出差，导致单据审批时间过长，耽误了很多时间，影响报账进度。

(三)查阅、认证发票量大且存在风险

现在信息化高度发达，我们所面临的票据有纸质增值税专用发票，普通发票，有电子发票，有定额手撕发票。各种发票量大且存在假发票风险，在各大高校出台了科研经费“放管服”政策，没有硬性要求对发票进行查验认证，对于电子发票也采用传统的方式，报销人签注“本人承诺只报销一次”就可报销，这无法控制是否二次报销。财务审核人员对于假发票也只能凭经验抽查，存在较大风险。

实践中，很多高校都由最初的现场排队叫号办理改为到网上平台系统填写报销单，进行投递，以解决不排队等候问题。现在很多高校引进了智能化投递机实行24小时全天候、无等待、零接触投递。这都在为方便师生不排队报账提供各种方式。但从实际效果看，只是缩短了报账难中某个环节的问题，比如智能化投递机也会投递爆仓，核算业务量大，会计审核人员无法在规定的时间完成报账业务。所以我们应积极推进高校财务工作由“管理型”向“服务型”转变，提高高校科研经费使用的灵活性，让项目资金合法、合理、快捷、高效地使用。要积极优化报账流程，既能让师生将更多的时间和精力投入到教学和科研工作中，又能将财务人员从繁琐的日常报销工作中高质量高效率地完成审核工作，从而有效解决“报账繁”问题。

二、当前高校财务报销中存在的主要问题

(一)高校财务工作人员的综合素养需要不断地提升

从当前的现状来看，高校的财务工作人员配备并不齐全，这也使财务人员的工作内容增加过多，压力也比较大，他们每天需要力理许多报销业务，同时还需要审核各类的原始凭证，作出正确的判断，这对于财务人员的综合素质就提出了很大的考验，良好的素质以及过硬的专业技能，才可以在财务工作中游刃有余，而随着信息化水平的不断地融入，财务方面的软件也在不断地更新与替换，这对于财务人员来说更多的考验就是综合能力，因此，他们需要不断地学习与进步，才可满足工作需求。

(二)财务部门的工作量大，涉及业务范围比较广泛

随着高校的经费增加比较迅速，财务工作面临的内容也更加繁琐，各类的报销凭证与日俱增，而财务人员就需要对这些信息逐一的审核与归类，因此，工作量也越来越多，造成了他们工作压力的增大，这方面的原因也会影响财务工作的效率。

(三)报账员不断地更换，造成对接工作困难

随着高校的改革，许多学校的教职工以及学生都可以办理报销，因此，这对于报账员来说，面临的工作将非常繁琐与复杂，因此，也会时常更换不同的报账员，更换之后的对接工作也将有一定的难度，造成报账工作的对接产生疏漏，人员之间的沟通很难吻合，因此，这对于财务部门的来说，也是非常棘手的一个问题，对于业务开展造成了很大的困扰。

三、开展高校智能报销平台的建设和优化

基于上述“报销繁”的主要表现，要解决上述问题，我们必须利用高等学校信息化环境日益完善的环境，将高校财务管理工作向信息化、智能化的方向进行发展，建立支持多平台(电脑端、手机端等)智能化报销系统，实现简便、易用、自助式投递一体化报销平台，减少广大师生为报销过程中等待排队的时间和手续，批量收集报销单位，有效减少财务人员人工消耗。所谓智能财务报销系统，就是要实现票据智能识别，报销单智能填报、全流程线上审批、智能账务处理、自动支付等全过程智能化报销服务及管理。

(一)高校智能报销平台的主要功能

1.双平台：同时支持电脑和手机端。电脑在财务处综合系统平台同时提供网上预约报销和智能报销平台，手机可安装智能报销APP和关注智能报销微信公众号均可填制报销单。

2.智能识别：智能识别各类票据、增值税票实时验真。只需要将票据拍照或PDF格式直接导入电脑或手机待报销票据自动识别验真。

3.自动回填：系统自动引导填写报销单

4.在线审批：负责人随时、随地在线审批。当报销人完成上述操作后负责人会收到短信，可支持7*24小时在线审批，在配合自助投递机全天候、零等待。

5.不需授权也可填报销单：解决了自聘的财务秘书、学生无法被授权的才可填报报销单的情况。

6.部分报销业务“不需投递”。

(二)系统的业务流程

第一步：上传发票：电脑端通过附件上传模式；手机微信端通过拍照上传模式(支持多张发票平铺同时拍照)。

第二步：选择发票，选择业务大类，填写报销单，提交审批。

第三步：负责人线上审批。

第四步：打印报销单并投递。

第五步：财务审核人员也可通过批量模块打印并做账支付。

(三)系统实施的关键事项

1.自动获取票据关键字必须识别准确度高，可识别多种类票据，支持多张票据同时识别，存储上传的票据报销自动验证唯一性，与国税接口相接增值税发票实时验真。手机、电脑端应支持多张票据同时识别，并且要支持多种格式如PDF、JPG、PNG等各种文件的上传，对于非电子票据处理如纸质发票，可通过扫描发票上的二维码，或者采用光学字符识别技术对拍照的发票直接抓取相关数据，完成报销单据的智能化识别、信息采集和数据抓取，并将发票中的相关数据自动转换为记账凭证中的数据。对于相关附件材料比如会议通知，购买合同等由经办人拍照或扫描上传到系统，作为报销的附件，纸质发票和附件由经办人自行保存备查。

2.智能报销系统通过获取的票据信息能自动引导填写报销单。根据识别的票据信息自动合计报销金额，根据票据内容及填写的项目经费自动推送可报销的费用项(如设备费、材料费、办公用品费、印刷费等)，差旅报销可根据票据回填出差人、交通工具类型(火车、机票)、车次、差旅时间、出差地点、自动计算差旅补助，转账打款可根据票据信息自动关联到收款单位，或根据填报人信息自动关联个人银行账号。

3.利用智能报销平台实行电子签批，努力做到“只跑一次”或“一次都不跑”。由于高校各种经费种类繁多，应根据经费类型和经费支出金额对审批流程进行全面梳理，系统设置，线上流转。审批操作需简单易操作，不增加审批人的工作量和操作难度。手机和电脑操作审批都应智能、方便。

4.智能报销系统需与校内其他业务系统对接。需对接国有资产管理系统，报销平台在资产建账后会自动抓取建账数据，报销人员只需要填制相应财务信息就可报账。需对接人事管理系统，自动提取人员职务、级别、身份证号码、联系电话等相关信息，并根据人员职务、级别对报销人乘坐交通工具舱位标准、住宿费标准等进行提示和控制。这样既能尽量大量简化差旅费报销的时间，同时也能避免超标，而且还可对接酬金管理系统，自动生成扣税数据。

5.凭证处理的智能化。根据高校财务业务特征，分门别类设置相应的会计分录模板并在系统里专门设计批量打印模块。在基于报销人把所有的报销票据、合同、审批表等原始凭证附件上传至智能报销平台，财务审核人员对每笔报销业务审批完成后自动转入会计账务处理系统，由系统根据规则生成记账凭证，财务人员每天通过批量打印模块统一打印记账凭证、报销单及原始单据。对于不符合规定的票据审核人员一键退回并备注原因，报账人可通过手机、电脑随时获取报销信息。该方案既解决了原始单据处理的难题，同时又大大减轻了财务人员报销的工作量，初步实现了财务报销的智能化也对财务档案管理智能化提供了很好的基础。在款项支付的智能化中，财务人员可通过高校财务核算系统与银行系统对接数据交换平台或在线支付系统，直接将款项转入报账人的相关银行账号。通过电子支付实现网上资金结算，将账务处理结果及时反馈给报账人，避免很多因为账号填写错误退票、打卡失败等信息通知不畅而影响收款。

6.对于财务人员的业务培训需要加大力度。财务人员的业务水平与专业技能也需要定期地进行培训与学习提升，而高校领导与管理层需要高度重视这一问题的存在，通过合理的方法去协调各部门与财务之间的工作疏通，为财务人员减缓一定的工作压力，而高校财务还需要不断地加强业务培训工作的流程，通过定期的学习来提升他们的专业素养与综合能力，平时让他们多出去学习与交流，对财务知识进一步地掌握与加强，多吸取优秀的财务管理经验，加强自身的工作能力，提高与各部门之间的协调关系，适应新时代的信息化财务工作发展趋势。

7.实现高校财务系统智能化，不断开发高校财务APP平台。在移动互联网快速发展的背景下，将移动APP应用于高校财务管理系统，实现高校财务系统智能化，为广大师生提供更加便捷的服务。开发高校财务APP平台，为广大师生提供全方位的财务服务。一方面师生可以通过财务APP进行网上预约报销、电子签批、电子发票认证，还可以通过财务APP平台查询财务信息和报销物流状态，了解财务最新规定；财务处可以通过此平台实时推送最新业务进展、各种财经法规和最新财务报销要求，使得财务工作可以更加高效快捷，真正实现高校财务系统智能化。同时还要注重财务查账平台的信息与报销工作的疏通。

四、结语

通过上文的分析可知，高校财务工作在高校的综合发展中占据着非常重要的位置，对于整个学校的发展也有着十分重要的意义，牵系着高校的稳步发展与综合方面的提升，因此，高校领导需要对其高度地重视，同时还要不断地制定全新的规章制定进行全面的管理与整顿，通过多方面对于管理工作进行优化与创新，现代化的报销方式也是其中一项比较重要的内容，不但可以有效地疏通财务部门的工作压力，同时还可以不断地提升办事效率，多方面地为财务部门提供服务，有效地促进高校财务工作的稳定发展，因此，在高校信息化技术全面融入的大环境下，财务管理工作是未来发展的重要前提基础，智能化的管理方式也是必然的发展趋势与方向，作者通过本文论述，提出了如何优化财务工作的信息化管理方式，通过全新的理念实践来实现信息化财务管理工作的发展方向，为高校的事业发展提供良好的财务运营环境与平台。