地方高校二级学院教学档案管理存在的问题及对策研究——以湖州师范学院为例

文/湖州师范学院档案馆 赵丽彬

地方高校教学档案管理分为校级教学档案管理和院级教学档案管理两部分。学校档案馆主要收集学校教务处在工作中形成的教学档案，如学生学籍、学生成绩、学位授予、教学奖惩等全校层面的有重大意义的教学档案。高校二级学院作为开展教学工作的一线主体，是教学档案的直接产生者，同时也肩负着教学档案管理的职责，主要负责收集学院在教学及教学管理过程中产生的教学档案，主要包括课堂教学与教学实践、教研教改、学科建设、专业建设、授课计划、班级课表、试卷等方面的档案。随着我国高等教育的发展、办学规模的扩大以及教改工作的深化、专业认证工作的推进，教学档案的门类越来越丰富，新时期对二级学院教学档案管理工作的规范化、数字化、信息化等方面提出了更高的要求，如何科学地管理二级学院的教学档案，使院系教学档案更好地为学校发展及师生服务，值得我们思考。

一、地方高校二级学院教学档案工作现状分析

（一）二级学院教学档案收集情况分析。档案收集不完整，门类不齐全，且缺乏专门的存放地点，收集不及时。二级学院教学档案主要包括教学综合类、学科建设、实验室建设、授课计划、专业教学检查、试卷等，这些档案的收集需要教师们积极配合，而在“重科研轻教学”的思想影响下，教师们对教学档案并不重视，向教学办上交教学档案更是能拖则拖，导致教学档案收集困难，收集质量不高。

（二）二级学院教学档案管理员队伍情况分析。目前二级学院档案管理人员基本上都是由教学秘书兼任，没有专任教学档案管理人员岗位，缺乏专业人员，档案管理素养不高且不稳定。由于日常的教学管理任务繁忙，教学秘书很难抽出精力和时间来学习档案管理的相关知识。缺乏相应的档案归档保管制度，教学档案的管理效率欠佳，很多时候是应付了事。兼职教学档案管理队伍欠稳定，二级学院的教学秘书经常更换，档案管理人员也随之变更。兼职教学档案管理人员缺乏相应的激励机制，导致管理人员工作积极性不高。

（三）二级学院教学档案管理方式分析。随着现代信息技术的发展，档案信息化是档案事业发展的必然趋势。当前，二级学院对教学档案的重视程度不够，教学档案的数字化建设意识薄弱，在资金投入和专业人员配备等方面都存在不足。目前二级学院教学档案还是以纸质归档材料为主，纸质档案虽然安全稳定，但是存储密度低、占用空间大、检索困难、共享性差，而档案信息化能提高档案管理和利用的效率。随着二级学院教学规模的扩大、学生人数的增加、教学模式改革的推进，教学档案的内容和复杂度都急剧增加，传统的档案管理已经不能适应当前全球经济社会的数字化发展趋势，也不能满足信息化时代对档案管理的要求，这是一个需要高度重视的现实问题。

二、地方高校二级学院教学档案管理存在的问题

（一）档案意识和管理队伍薄弱。教学档案产生于日常的教学和教学管理工作中，通常只有教学检查和专业评估的时候才能体现出它的重要性，所以二级学院领导和兼职档案员对于学院行政、党群类的档案比较重视，对教学档案不够重视，教学类档案的收集、整理也得不到应有的重视。教学档案管理队伍薄弱，二级学院档案管理人员基本上都是教学秘书兼任，没有设立专任教学档案管理人员岗位，由于日常教学运行任务繁重，教学秘书很难抽出时间专门研究教学档案管理，应付思想较重，兼职档案员工作职责不明确，档案意识不强，归档意识淡薄。

（二）档案管理手段陈旧，条件落后。随着高等教育招生规模的扩大，二级学院教学档案逐年增加，档案门类愈加细化，使得档案管理的工作量不断增加。教育部普通高等学校本科教学工作水平评估的开展和专业认证工作的推进，对二级学院教学档案管理工作的规范化、信息化、数字化等方面提出了更高的要求。传统的纸质教学档案管理模式和手工操作模式已经不能满足信息时代发展的需求。在建设数字档案馆的大背景下，多数高校的综合档案馆已逐步实现档案的信息化管理，但二级学院的教学档案管理仍采用传统的手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陈旧、落后，造成很多不便，致使档案工作繁琐、繁重。

（三）档案管理制度不完善，档案收集不齐全。地方高校学校档案馆在档案的收集、管理、利用方面都制订了相对完善的管理制度，而二级学院在教学档案管理制度建设上相对落后。例如，缺乏二级学院“归档制度”“兼职档案员责任制度”等细化完善的制度建设，“归什么，何时归”职责不明确，教学档案不能按时准确归档，归档的材料常常是零散和不完整的。有些教师为完成任务而草率交差，归档档案中有的档案缺签名、缺日期、缺盖章等，档案材料不齐全，缺乏说服力和可靠性，造成档案的质量受到严重影响。

三、地方高校二级学院教学档案管理对策建议

（一）增强档案意识，要从思想上重视二级学院教学档案的建设。首先，学院领导层尤其是分管档案工作的领导和全体教职员工要树立正确的档案价值观。档案是保存价值的历史记录，是一种具有参考和凭证等价值的重要信息资源。在专业申报、专业审核评估和专业认证中都要以档案作为评估的凭证依据。其次，提高档案的服务质量，可以提升学院的形象，增加学生对学院的感情。最后，要树立档案法制观。档案管理是有法可依的，国家近年来出台了一系列档案管理的重要法规，2020年6月《中华人民共和国档案法》已由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会修订通过，并于2021年1月1日起施行，《中华人民共和国档案法》规定：不按规定归档或者不按期移交档案等行为均属违法行为。

（二）制定并完善教学档案管理制度，使档案建设有规可循。首先，要制定完善的教学档案管理制度，并将教学档案管理工作作为一个环节纳入教学管理制度和相关人员的岗位责任制之中。学院领导在布置、验收各项工作任务的同时布置、验收相关的档案工作，人人树立“档案移交工作没完成，工作就没完成”的观念。其次，明确档案收集范围、收集途径和奖惩等方面的规章制度，完善学院教学档案管理人员的岗位责任制，建立激励机制。

（三）加快二级学院教学档案数字化、信息化建设。第一步，实现二级学院教学档案目录信息化管理。可购置一套简易档案管理信息系统，利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。第二步，实现档案的数字化、信息化。把纸质档案全文数字化存储，并建立教学档案数据库，充分发挥网络平台的作用，打破各部门的信息孤岛，实现档案信息资源共享和协同利用。我校去年实行了全校各职能部门、各二级学院在线归档工作。全校14个二级学院共享学校档案馆“南大之星”档案管理系统软件，推行每个学院教学档案适时在线归档，迈出了二级学院教学档案管理数字化管理的第一步，有效打破了二级学院教学档案管理各自为政的信息孤岛，实现相关信息的互联互通和有效共享，为档案服务提供了最大的便利条件。

（四）加大投入，加强培训，提升档案人员专业素质，规范档案管理。地方高校在二级学院教学档案管理方面投入的经费相对较少。为规范教学档案管理，提高二级学院教学档案的质量和管理效率，充分发挥教学档案的作用，学校要加大对二级学院教学档案管理经费的投入，并通过制定教学档案建设的相关激励政策，增强教学档案管理员的工作积极性。加强档案管理人员的业务培训，提高二级学院的档案管理水平。档案资源开发与档案人员专业素质密切相关，为提高档案管理人员的专业水平和服务意识，二级学院应注重教学档案管理人员的素质提升。学校档案馆要定期举办档案业务知识培训，尤其要为新上岗的二级学院教学档案管理人员举办业务知识培训，也可派遣兼职档案管理人员参加省市级的档案业务培训，提升档案人员专业素质，使教学档案能为学院的教学与管理提供更好的服务。

四、结语

二级学院的教学档案是教学过程的真实记录，是专业认证和专业检查的重要凭证，对日常教学管理、教学改革和学校决策都具有重要的参考和借鉴作用。通过增强全员档案意识、制定完善教学档案管理制度、加大投入、加强培训、提升档案人员专业素质、加快教学档案数字化和信息化建设等举措，进一步提高二级学院教学档案工作的质量，使二级学院的教学档案更好地服务学校各项工作的发展，为学校的发展做出应有的贡献。