南铁院教学秘书工作现状及改进研究

文/南京铁道职业技术学院 胡元敏

随着国家对高等职业教育的重视和投入，全国高职院校的办学规模日益扩大、水平不断提高，高等职业教育得到了长足的进步与发展。在发展的过程中，教学管理在保障高校教学工作顺利开展的过程中扮演的角色越来越突出，教学秘书作为二级学院的教学管理人员则发挥了承上启下、上传下达的重要作用。但是，目前看来，教学秘书岗位作用不仅没有得到很好地发挥，反而存在着一定的局限性，导致二级学院内的管理也不尽人意。

一、教学秘书工作现状分析

教学秘书工作兼具“管理性”和“服务性”，既是上层管理观念和方法的执行者，又是下层对象的服务者。但是，目前在很多高校的实际工作过程中，他们的管理性与服务性并没有得到很好发挥。经过多年高职教育的发展，教学秘书的专人管理和专项管理有了一定的进步，但仍缺乏一定的管理机制和晋升机制。此外，很多高职院校没有设立专职教学秘书岗位，而是由专任教师进行兼职，不利于教学秘书队伍的稳定性和积极性。

（一）工作细致庞杂、效率较低。众所周知，高职院校的教学秘书工作内容众多，不仅包括具体的教学管理事务性工作，如教材征订、考试事务、教学资料收集、课表的编排与发放、各类重修补考的通知报名与成绩录入等，还包括向领导和师生传达教务处下达的任务。就南铁院来说，每个二级学院仅设置了1名教学秘书来面对繁杂琐碎的工作。截至2020年12月31日，南铁院全校在校生已超过11000人，其中机车车辆学院和通信信号学院学生人数均在2000人以上，教学秘书与学生数的比例达到了1∶2000，这显然远远不能满足工作的需要，造成了部分学院教学秘书人员缺乏的窘迫境况。而在大量的工作内容和压力下，教学秘书难免会产生心理压力和职业倦怠，稍有差池可能会给工作带来不良影响，严重时甚至造成教学事故。

（二）职位重视度较低。教学秘书作为高校基层管理工作人员，本应配合教学院长承担着二级学院的教学管理责任，做好日常教学管理工作，但许多领导及专任教师却认为教学秘书的工作可有可无，导致教学秘书的职位重视度较低，从而进一步弱化了教学秘书对于自身岗位重要性的信念感和认同感。此外，由于教学秘书平时的工作冗杂，缺乏创新性，始终是年复一年、日复一日地做着相同的工作内容，使得工作积极性严重下降。同时，教学秘书常常拿着较低的工资，从物质和精神上都难以支撑其个人发展，不利于二级学院甚至学校的教学管理工作。

（三）参与科研机会较少、晋升难度大。在高职院校中，教学秘书属于学校的管理岗，这就大大减少了教学秘书参与科研和教研的机会。学校虽然出台了相关科研和教研奖励政策，但政策大幅度倾向于专任教师，加上近年来辅导员也有国家政策文件的支持，而教学秘书只能在繁杂的教学工作中抽空申报经费较少、研究性较低的人文类项目，与专业教师相比参与科研和教改机会少之又少，导致发展空间不足。同时在南京铁道职业技术学院里，由于教学秘书和其他行政岗位一样都属于管理岗，但又不能够完全按照学校其他管理岗的条件评定职称，因此晋升难度也较高，久而久之，二级学院的教学秘书工作积极性严重下滑，职业发展前景不明朗、职业目标不清晰。

（四）人员流动性大，缺少专人负责。在很多高职院校中，仍没有设立专职教学秘书岗位，多由教学岗位教师兼职，而专任教师由于需要备课、参加比赛和搞科研等一系列工作，常常无法高效兼职教学秘书的工作，同时很多专任教师不愿意接手教学秘书的工作，导致教学秘书人员流动性较大。而每次新教师在接手教学秘书的工作后，由于与前任教学秘书和教务处、质控处等部门缺乏有效沟通，经常需要自己重新去摸索教学管理工作，工作效率和工作积极性大幅下降。南京铁道职业技术学院于2019年开始正式招聘专职的教学秘书，虽然一定程度上缓解了人员流动性大的问题，但由于南铁院在招聘时没有设定具体专业的要求，且大部分教学秘书在上岗前没有在教育部门工作过，缺乏一定的教学管理知识储备。因此很多教学秘书在初到岗位时很难快速有效地接手工作，从而影响了学校内部管理的有效运转和发展。

二、改进教学秘书工作的策略

如果教学秘书工作的困境和难题无法得到及时有效解决，将会严重影响高校管理工作的正常运行和人才培养目标的实现。因此，需要从以下几个方面来对教学秘书的工作进行改进和提高：

（一）引入激励机制，完善晋升渠道。由于长期重复的工作内容和工作方法，高校教学秘书常常缺乏一定的工作积极性和创造性。因此，高校可以建立一套从日常工作到年终考核的科学有效、可量化的激励机制，以具体的指标和行为来量化教学秘书的晋升和发展，不仅要有内部的部门激励，更要有外部的物质激励。通过可量化的积分法，在年终总结时衡量不同学院教学秘书工作的好坏情况，在教学秘书能够又快又好地完成二级学院和学校工作时给予加分，并在晋升时尽量给予优先权，提高工作的积极性、激励工作热情、鼓励更好地发展；而相反，当教学秘书在工作中发生一定的偏差和教学事故时，需要在年终考核时给予一定的惩罚，并可以通过取消科研基金申报或者减少一定的绩效奖励来鞭策和激励教学秘书工作。

（二）加大培训力度，提高职业素质。目前，由于高校大部分教学秘书缺乏一定的管理知识以及二级学院的专业知识，专业贴合度较低，导致工作不能够快速有效地完成。对此，高校或者省级教育部门应加大培训力度，提高教学秘书业务能力，如可以通过寒暑假的时间组织公文写作、优秀教学管理分享会等培训，及时发现教学管理过程中出现的问题，辅助教学院长制定出符合本学院现状的行之有效的解决对策。同时更要响应习近平总书记对于高校每一位教师的谆谆教诲，“高校立身之本在于立德树人，要坚持把立德树人作为中心环节，把思想政治工作贯穿于教学全过程，实现全方位育人”，以此来提高每位教学秘书的工作能力和思想政治素质。此外，也应该积极鼓励教学秘书利用业余时间自学与工作相关的知识，提高认知能力和管理水平。

（三）利用信息化建设，提高工作价值。教学秘书将自我大量的时间与精力放在平日的教学管理工作中，常常无法就工作的持续开展与创新进行总结，更忽视了通过信息化建设来高效地开展工作。高职院校应充分利用ERP等校园网络系统，让教学中的一些工作实现无纸化办公，向政府系统看齐，实现“最多跑一次”的良好信息网络环境。同时，学校各级领导也应该主动关心教学秘书的工作、学习和生活，充分肯定教学秘书的工作岗位价值，适时地对教学秘书进行心理调适，缓解其工作倦怠感，并帮助教学秘书找准自己的角色定位。作为高校教学管理中的重要桥梁，教学秘书一定要建立为师生服务的理念，以大局为重，踏实做好手头上的每一项工作。

（四）增加部分管理人员数量，减轻其工作压力。教学秘书由于繁杂琐碎的工作较多，导致工作压力较大，学院可以通过增加部分管理人员数量的方式，比如在教学工作忙碌期分派一些简单任务给新入职的教师，在缓解教学秘书工作压力的同时，也能够让新入职的教师了解学院的教学管理流程，更多地接触到其他同事，也有利于以后的工作开展。此外，通过招募学生勤工俭学的方式，来缓解基层管理人员少、工作强度大的压力，保障教学管理工作的有效开展。

三、结语

最后，教学秘书在高校教学管理中扮演着不可忽视的重要角色，作为教学秘书，也应该调整自身心态、积极进取、增强个人能力。高校应积极强化教学秘书队伍的发展和培养工作，提高他们的工作和专业能力，充分发挥他们的桥梁和纽带的作用。而就南铁院来说，虽然其教学秘书的管理及发展仍存在着许多制约，但学校通过有效的整改与落实，在发展的过程中不断摸索，从而建立了一定的激励制度，增强了教学秘书的工作积极性，保障了南铁院的教学管理质量，促进了学校教学管理整体向科学化、有序化和现代化的良好转变。