浅谈工会档案信息化管理及资源共享若干问题

摘 要：进入新时代，工会档案信息化及资源共享遇到了一些新的情况和问题，影响了工会档案信息的开发利用及整个档案管理工作的发展。我们应深刻认识新时代工会档案信息化及资源共享的重要性，认清其存在的问题，采取有效措施，认真加以解决。

关键词：信息化;共享;工会档案;若干问题

随着经济社会、工会工作和网络信息技术的发展，工会档案信息化及资源共享势在必行。经过多年发展，这项工作取得了很大进展。进入新时代，工会档案信息化及资源共享遇到了一些新的情况和问题，影响了工会档案工作的发展及档案信息的开发利用。我们应深刻认识新时代工会档案信息化及资源共享的重要性，认清其存在的问题，采取有效措施，认真加以解决。本文浅谈这一问题，供参考。

1 工会档案信息化及资源共享的重要性

工会档案信息化及资源共享是以网络信息技术为基础，网络平台作为载体，对工会档案的收、管、用实现电子及数字化管理，通过网络共同利用多方数字档案资源，实现共赢。推进工会档案信息化及资源共享，对实现工会档案管理现代化，促进工会档案资源的开发利用和共享，更好地体现工会档案资源的价值和作用，具有重要意义。

1.1 有助于推动工会工作规范化进程

工会档案是工会组织管理各项工作的真实记录，是工会工作的“录像带”。推进工会档案信息化及资源共享，应以工会档案管理工作规范化为基础。通过对工会档案资料的研究和整理，规范地管理和开发利用其档案，能够对工会在具体工作开展过程中存在的问题和不足进行更好、更系统的分析，制定更为完善的工作制度，推动工会档案管理工作规范化进程。随着工会档案管理工作规范化水平的不断提升，必然有助于提升工会的工作效果，更好地服务广大职工。

1.2 有助于提升组织的战斗力和凝聚力

工会作为重要的社会组织，其工作成就应通过劳动者的认可和信任来衡量。新时代，工会应该结合广大职工的需要，解决广大职工在生活和工作中遇到的问题，赢得广大职工的认可和信任，更好地发挥工会在政府与职工之间的桥梁作用。工会档案保存了大量具有法律凭证作用的原始资料，通过对这些资料的利用和开发，有助于维护广大职工的监督权、参与权和知情权，是提升工会在广大职工中权威性的重要途径。通过对工会档案的信息化及资源共享，有助于提升工会组织的战斗力和凝聚力，加深工会与广大职工的密切联系[1 ]。

1.3 有助于推动工会档案文化建设

工会档案是研究工会发展的重要史料，也是工会文化传承的重要载体。因此，工会在档案资源开发过程中应将其作为工会文化建设的重要组成部分。推进工会档案信息化及资源共享，能更好地推动工会档案文化建设。从工会档案资源的角度看，工会在发展和工作过程中形成了大量文字、声像、实物等档案资料。这些档案资料既是工会发展的现实写照，也具有非常强的文化宣传作用。可以通過展览、公益广告、网上推送、宣传画册等多种形式，对工会的工作成就进行广泛宣传，进一步提升广大职工的文化自信，充分发挥工会档案资源的价值和作用。

2 工会档案信息化及资源共享存在的主要问题

近年来，工会档案信息化及资源共享有了一定进展，但与实际情况和需要相比，进展还不理想，存在一些问题，档案信息资源的共享层次水平不高，需要我们研究解决。

2.1 对于档案管理信息化及资源共享重视不足

工会档案管理信息化建设需要足够的基础设施和人员作为保障，但由于一些领导对于这项工作重视不足，没有充分认识到工会档案信息资源的教育价值、经济价值和科研价值，造成了工会在档案管理信息化建设迟缓，缺少相应的软硬件设施设备，基础设施建设滞后，档案管理人员水平和层次有限等现实问题。很多档案管理人员对于工会档案管理相关工作不熟悉，难以运用大数据、云计算、人工智能等技术对工会档案信息资源进行系统开发和利用，也难以共享有价值的档案信息资源，更好地发挥档案信息资源的价值和作用。还有部分档案管理人员缺乏责任意识，认为档案信息资源共享应“以我为主”，只有相关单位和部门对档案信息资源提出了相关要求才会将相关信息资源共享给需要单位。这种被动式的服务不仅会影响档案信息资源价值的利用，也不利于工会档案管理部门与其他部门的联系和互动。

2.2 工会在档案信息资源共享方面还存在数据安全性问题

随着网络信息技术的不断发展，虽然为工会档案信息化及资源共享提供了更为便捷的载体和途径，但由于部分工会档案管理人员信息素养相对较差，在工会档案信息资源开发和共享过程中对于数据安全问题重视不足，加上工会也没有结合档案信息资源共享实际完善相关的制度机制，导致档案管理人员在信息共享方面很容易出现马虎大意、随意性等问题，容易造成重要档案信息资源的泄密和丢失。特别是面对网络攻击等问题时，部分人员因自身技术能力不强，难以对档案信息资源进行有效保护。

3 工会档案信息化及资源共享的实现路径

新形势下，工会在档案信息化管理与资源共享过程中，一方面，应重视档案信息资源利用和开发，主动地引进更为先进的技术设备，为工会档案信息化及资源共享提供完善的硬件设施。同时，还要加大对档案管理人员的教育和培训，进一步提升档案管理人员的思想意识和服务能力。另一方面，应注重档案管理技术的创新和应用，引进更为先进的信息技术为档案信息资源共享提供更为全面的技术支持，完善相应管理制度，提升档案管理人员的安全意识，确保工会档案信息资源安全。

3.1 转变档案信息化管理与资源共享思路

工会应给予档案信息化管理及资源共享工作足够的重视，树立政治意识，大局意识，充分认识到档案信息化管理与资源共享对推动工会各项工作的重要意义和现实作用，经常过问档案信息化建设及资源共享面临的问题，及时研究解决。同时将档案工作纳入到整个企业管理之中，完善相应的制度机制，为档案信息化管理和资源共享提供扎实的制度保障。加强工会档案管理内部建设，通过内外联动，进一步提升工会档案管理工作效率，更好地为资源共享营造良好的外部环境。此外，还应加强对工会档案管理技术的创新和应用，结合当前工会档案信息化管理与资源共享的实际需要引进数字化技术，切实保障档案信息化管理及资源共享各项工作顺利开展。应通过工会档案管理工作网络服务，为广大职工提供档案查询、档案复制、档案下载等多项服务，更好地满足广大职工对于工会档案信息资源的利用需要[2 ]。

3.2 对工会档案信息化服务手段和方式进行创新

随着工会档案信息化管理的不断推进，档案信息资源从封闭走向开放已经成为必然。因此，必须对工会档案信息化服务手段和方式进行创新，更好地满足工会档案信息资源共享的实际需要。应改变工会传统的纸质档案信息服务方式，运用计算机硬件设备和其他辅助设备对纸质的档案信息资源进行数字转换，并将其作为工会档案信息化管理和资源共享的主要对象。在工会档案信息化管理过程中，应改变传统分散式的管理模式，通过构建集中式的管理模式，实现档案信息资源的高度集中，为后续档案信息资源开发和共享创造有利条件，同时也能够更好地适应信息技术高速发展的现实要求。在服务手段上应改变传统封闭、半封闭的服务状态，主动深入到广大职工身边，了解他们对于档案信息的多元化需求，并以此作为档案服务手段优化和创新的主要方向。还应加强档案人才队伍建设，进一步提升档案人员的能力和素质，变被动服务为主动服务，提升工会档案信息化管理及资源共享效果。

3.3 加强工会档案信息资源的安全保护

工会档案信息资源具有其独特的价值，部分档案信息资源不仅会影响广大职工的切身利益，甚至与组织发展息息相关。因此，应将加强工会档案信息资源的安全保护，作为档案信息化管理的重要方面，既要实现工会档案信息资源的合理共享，也要确保工会档案信息资源的安全。在具体实施过程中，一方面，应加强工会档案信息资源安全制度建设，结合新时代工会档案信息资源管理的实际需要，重新梳理原有的安全制度，剔除不適合的内容;对需要注意的事项要以制度的形式加以明确。另一方面，应加强工会档案管理人员的安全教育和培训，并将信息安全作为重要培训内容，进一步提升工会档案管理人员的安全素养，确保在工会档案信息化管理与资源共享过程中档案信息资源的安全。

网络信息技术的不断发展，为工会档案信息化及资源共享创造了有利条件。我们应高度重视工会档案信息化建设，完善相应的软硬件设施，加强与相关单位和部门的联动，有针对性地进行档案信息资源共享和服务，进一步提升档案信息资源的利用效率和水平。

参考文献：

[1]王卓.信息资源共享视角下高校档案管理模式思考[J].档案时空，2019（06）：17—18.

[2]王娜.工会档案信息化管理的有效途径分析[J].青年时代，2019（014）：290—291.

作者简介：张君锋，福建省三明市明溪县职工服务中心馆员。