浅析煤田地质档案的建设

郑红

摘 要：随着地质勘查工作的加强，地质档案的管理成为煤田地质工作的一项重要内容。本文根据煤田地质行业特点，提出建立健全规章制度，强化档案的收集与鉴定，建设电子信息档案，提高档案的保密意识，不断提升人才队伍建设等应对策略，使煤田地质档案建设适应高质量发展要求。

关键词：煤田地质;档案;管理

我国地质工作者通过长期实践、研究，积累了大量的地质档案资料，它们蕴含着几代人的智慧与汗水，客观地记载了地质工作者的科学认知和综合总结，既是地质工作的重要成果和历史记录，也是其软实力的组成部分，在地质勘探，能源矿产开发、利用，大型基建项目的开展以及地质灾害防治等方面发挥了重要的作用。煤田地质档案是在煤田地质勘查活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是野外勘探、勘测过程的真实反映和记载，也是本单位发展的重要依据。基础的地质勘查文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，所形成的档案材料要全面化、精确化、系统化，达到成套性、专业性的要求。一个完整的地质勘查项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过相关部门的审批和验收，收集符合标准的基础性文件，再进行分类、归档，这些工作要做到精准、有效。现就地勘单位的档案管理工作谈几点认识。

1 完善的规章制度是煤田地质档案的有力保障

煤田地质档案以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。地质勘探档案制度的建立具有双重性，既是一项科技管理制度，又是一项档案管理制度，制度的建立要多从这两方面考虑。地质勘查档案的收集在保证质量的同时，要做到及时、完整，个人手中不允许留存资料。档案管理人员要按照科技档案管理的规定，对已经收集的文字、图纸、声像等资料，根据文件形成的规律和特点，进行科学分类整理，设置归档类目。档案查阅部门要建立健全档案信息资源的开发利用制度。一是要执行查（借）阅登记制度，要求分项目逐一准确填写清楚查档人信息、查档目的、档案所起的作用与达到的效果，以便于进行跟踪调查档案利用效果。二是建立用户联系回访制度。为掌握档案资源利用情况，向档案利用人进行回访，了解查档解决了什么具体问题，取得了哪些社会效益与经济效益，掌握档案利用效果的第一手资料，把档案利用效果写得具体生动有说服力。为编写档案利用实例收集详细的资料。

2 档案的收集与鉴定为煤田地质档案夯实基础

地质勘查的原始资料是档案管理的基础性工作。抓好基础性工作，要从思想上重视档案管理工作，提高认识，用规范化、信息化、标准化进行档案的收集、整理、归档和开发利用，协调各职能部门增强档案意识，注重收集并及时移交，防止档案材料的散失，保证档案原始数据的完整、准确、系统。具体做法：一是明确有关部门与人员的工作职责，将收集原始资料纳入地勘项目指标。二是鼓励和支持档案人员对地勘项目进行跟踪管理，从最开始的立项、采取的勘探方式到竣工所有的资料都要收集齐全。三是收集的纸质资料，适用于电子介质存储的文档均应进行数字化处理。

地质勘查档案的鉴定工作包括对档案的价值鉴定和质量鉴定两方面内容，对档案保管期限进行鉴定，还要对保管期限进行复查。地质勘查的档案鉴定是一项复杂的工作，鉴定档案应根据“审查从细，留存从宽”的原则，既考虑历史发展的需要，又要考虑现实工作的需要，既考虑单位工作的需要，又要考虑为社会服务的需要。要求鉴定工作者有一定的专业知识，既包括煤田地质工作中的专业知识，还要懂档案管理。鉴定工作为档案的计算机存储和缩微化提高了效率，简化了流程。

3 档案电子信息化有利于促进煤田地质档案的建设

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，信息化管理要结合地勘工作自身的特点。档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工。使之转化为微机软件形式的二次文件信息、电子文件数据利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。建立全文数据库，以便于存储、查找和利用，地勘单位档案工作网络化、电子化既是煤田地质工作现实要求，也是档案管理工作发展的必然趋势，更是为了更好服务于煤田地质工作。

煤田地质档案信息化建设，使档案的载体形态和记录方式向着多元化的趋势发展，煤田地质档案现有的管理方式也必然会随之改变。首先，改进和完善了煤田地质档案载体的形式和结构，档案载体类型由过去单一的纸质载体发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案，打破了存储空间和保管期限的限制，使档案信息资源的种类和数量得到快速增长，丰富了水利档案信息资源。其次，改变了档案信息的形态，信息化档案管理系统是以数字信息技术和计算机网络技术为基础的，因此档案信息被转化数字化形态，利用时能通过计算机来读取，降低了档案原件被损坏和丢失的风险，通过数字化拷贝可以补偿原件的作用，同时还能减少档案原件被直接利用的次数，解决档案原件纸张磨损的问题，延长了档案原件的寿命。另外，档案实行信息化管理后，档案信息化系统与煤田地质专业信息化系统通过专业软件对接，实现专业工作数据收集自动化，不仅大大降低了档案人员的劳动强度，而且还减少了专业档案信息资源的流失，提高了归档率。

4 强化保密意识是煤田地质档案保管的重点

随着国家可利用资源的逐渐减少，矿产开发更是地勘单位的核心机密，煤田地质档案具有商业秘密性的特点，是增加地勘单位市场竞争力的关键，是档案保管工作重点。

加强煤田地质档案管理的保密工作。首先，抓好保密制度的贯彻落实。认真贯彻执行《档案法》《保密法》《科学技术档案工作条例》等一系列法规。对涉密纸质、电子、声像档案的借阅、保管、移交、销毁等环节要严格遵守保密制度，确保万无一失。要按照《保密法》和《档案法》的规定，制定涉密地质资料、文件在保管和利用中的保密工作制度，各项借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保涉密地质资料、文件的安全。第二，涉密档案应单独装订保存，严禁与非密级档案材料进行混卷装订，避免造成档案在利用中出现涉密扩散问题。认真抓好涉密载体管理、抓好重大涉密事项的保密管理。第三，档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。未经批准，任何人不得随意阅览、复制、传真和摘录涉密档案内容，更不得私自撕拆、涂改。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维護，确保安全无恙。第四，档案信息资源必须参照统一规范标准进行，保证档案资源的安全性。凡是涉及保密的档案信息，在档案信息化开发利用过程中，应做好物理隔离或逻辑隔离处理。

5 人才建设是提升煤田地质档案工作的重要因素

要从根本上实现煤田地质档案建设现代化的目的，就必须培养一批管理型、技术型和复合型人才，从档案建设的全局和战略的高度出发，加强档案人才队伍的建设。首先，要抓好档案管理岗位成才工作。加大对人才的培养力度，要针对档案人才严重缺乏的状况，制定切实可行的人才培养计划;要通过岗位培训、继续教育等形式，来增强档案人员的档案信息意识和能力，使档案人员成为既精通业务，又有创新精神的复合型人才。其次，要创新管理模式，建立考核机制。将档案人员对专业技术的掌握及学习情况纳入到岗位工资绩效考核，从而激励档案工作者积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，成为档案建设的行家里手。

总之，煤田地质档案是珍贵的信息资源，在经济、生态文明发展中发挥着不可替代的作用，档案部门应高度重视档案的管理建设工作，紧紧围绕煤田地质高质量发展要求，在经济活动中体现出应有的价值。

参考文献：

[1]冯丽伟.电子档案存储技术前期研究[J].中国档案，2015.

[2]田淑华.馆藏档案数字化效益分析[J].档案时空，2015.

（作者单位：吉林省煤田地质局）