科研底图档案的管理问题及应对策略分析

文/晋能控股煤业集团有限公司档案馆 王丽丽

近年来，我国科研水平不断提升，科研活动已成科技创新和科技融合的关键路径之一，在这种情况下，科研底图档案管理工作出现了复杂性特征，科研底图档案管理人员面临着巨大的挑战，基于科研底图档案的科研价值和社会价值，应从问题角度出发，高质量完成档案管理工作。

一、科研底图档案的特点

科研底图档案具有明显的原始记录性、高复用性特点，就原始记录性而言，科研底图主要是科研人员在科研工作中对科研信息的记录，这些原始的科研信息是导出最终科研结果的基础，也是科研人员进行科研复核和科研校验的关键资料；就科研底图档案的高复用性特点而言，在科研项目开展过程中，科研人员需要根据科研情况完成科研信息的整合和科研信息的重复调用，并在不同的科研阶段中，将科研底图信息作为研究资料，进行反复深入的计算和核对，以保证科研工作的精细化和科研结果的精准性。以科研底图档案的原始记录性和高复用性为基础，在科研项目的不断推进中，为满足科研人员的记录要求，提升资料使用的便捷性，科研底图档案的幅面得以扩大，科研机构所产生的科研底图档案的数量也呈现了明显的上升趋势，在这种情况下，高质量开展科研底图档案管理至关重要。

二、科研底图档案管理中存在的问题

为加强科研底图档案管理工作的针对性，以下对科研底图档案管理中存在的问题进行分析：

第一，目前，相关科研机构存在对科研底图档案管理工作重视程度不高的问题，在一定程度上增加了科研底图档案遗失、损毁的概率，同时也为科研人员对科研底图资料进行复用增加了难度。第二，部分科研机构存在“重科研，轻管理”的情况，导致其缺乏完善的科研底图档案管理体系，档案管理程序冗杂、管理人员的工作压力较大。第三，科研底图档案是科研工作中的重要资料，随着科研工作的不断开展，科研档案的数量持续增加，档案类型产生了复杂性变化，在这种情况下，传统的档案管理方式已难以满足实质性需求，反映了档案管理人员管理能力的缺失，不利于科研底图档案管理工作的高效率开展。第四，当前，我国正全面推进现代化建设，鼓励相关企事业单位和科研机构积极加快信息化发展步伐，在这种情况下，科研机构传统档案管理方式难以对档案信息进行充分统筹和合理调用，使科研项目的有效推进增加了一定难度。第五，科研底图档案中包括多样性的数据信息和文本信息，科研人员需要结合项目的不同推进阶段以及科研需求，对档案信息进行调用，这就对科研底图档案管理体系的服务能力提出了全新要求，目前，科研机构在科研底图档案服务中大多依靠人力，自动化水平较低，服务效率较慢。

三、科研底图档案的管理策略

（一）积极转变管理意识。要想进一步提高科研底图档案管理水平，应积极转变档案管理人员的管理意识，以下对其提出相关建议：我国相关部门应对科研机构档案管理工作进行重点支持和有效引导，促进科研底图档案管理人员形成创新化的管理思维，积极学习先进档案管理经验，实现档案管理能力和服务水平的提高。例如，应组织科研机构开展科研底图档案管理经验交流会议，在会议上构建虚拟化的科研机构底图档案管理情境，并在虚拟情境中对先进的科研底图档案管理技术进行展示，以便科研机构的档案管理人员能够结合管理基础，实现管理系统的更新和先进技术的有效融合。在科研底图档案管理经验交流会议中，不同科研机构的档案管理人员能够以档案管理工作为核心，积极交流工作心得，实现信息共享和信息更新，受先进思想和技术的影响，加快科研底图档案管理工作的创新步伐。

（二）健全档案管理体系。基于科研机构科研底图档案管理工作开展现状，应通过健全档案管理体系，提高档案管理效率和档案管理质量，以下对其提出相关建议：首先，科研机构由于档案管理体系不健全出现了规则、标准执行力度不够、监督不到位、文件收集不及时、材料归档不齐全、鉴定把关不严、档案质量难以保障、档案成套性差、缺项、漏项严重等问题。以问题为导向，在健全档案管理体系的过程中，应以科研项目为管理中心，以档案管理标准为管理依据，以监理控制为重要手段，形成多部门和单位全方位参与的管理环境，完成档案管理工作的全过程控制。其次，应全面明确档案工作计划、目标和职责，制定相应的规章制度和业务规范，增强档案管理与科研项目的同步性，强化档案工作业务基础建设，合理构建科研项目档案工作网络体系，提高档案管理工作的有序性。最后，应全面整合科研项目的科研底图档案资源，做好科研底图档案管理的前端控制，实现统筹规划、统一管理和同步工作，并构建科研项目科研底图档案管理监管系统，编制完善的科研底图档案监管方案，以量化的标准规范和固化的管理流程切实保证档案管理质量和管理效率。

（三）大力培养管理人才。基于科研底图档案管理工作在科研工作中的重要地位以及科研底图档案的价值，科研机构应全面提升对档案管理工作的重视程度，大力培养档案管理人才，提高档案管理水平，以下对其提出相关建议：首先，科研机构应针对现有科研底图档案管理人员进行深度调研，调研内容包括科研底图档案管理人员的工作意识、工作状态、工作效率等，继而以高质量开展科研底图档案管理工作为目标，分析科研底图档案管理人员的能力缺失，对其进行针对性教育和培训，邀请行业内专家积极传授档案管理经验，全面更新科研底图档案管理人员的管理思想，引导其建立终身学习思维，为科研底图档案管理工作的创新化发展奠定坚实基础。其次，应积极拓宽科研底图档案管理人才引进路径，传统的人才引进路径在人才筛选上受到局限，科研机构难以引进符合岗位需求的高质量人才，为提高档案管理工作的人才素质水平，科研机构可采用“线上+线下”的双重人才招聘机制，充分明确人才招聘标准，有效扩大人才筛选范围。最后，科研机构应以科研底图档案管理工作为核心，引进和应用绩效评价体系，对档案管理人员的工作态度、工作效率、工作质量进行全方位评定，并将评定结果与其薪资等级建立科学联系，引导档案管理人员形成优良的责任心和使命感。

（四）提升信息管理水平。信息化档案管理是科研底图档案管理工作的必然发展趋势，新时期和新形势下，互联网对科研机构科研底图档案管理工作提出了全新要求，即提高档案管理的高效性、安全性和服务性。在这种情况下，应有效健全科研机构的档案管理网络平台，树立档案管理创新理念，以下对提升信息管理水平提出相关建议：首先，应有效完善档案管理硬件配置，为信息化档案管理工作的开展奠定建设基础；其次，应科学健全互联网电子档案平台，以提高科研底图档案信息整合的效率和整合的全面性；最后，应加强档案网络安全维护，全面保障科研底图档案信息的安全性。考虑到科研底图档案的重复调用性较强，相关科研人员往往需要对科研底图档案资料进行深层次研究，应合理融合数据挖掘技术和数据分析技术，支持科研人员和档案管理人员对科研底图档案信息的资料进行转换、整合和精细化分析，实现科研机构科研底图档案的数字化建设，以创新化的档案管理服务意识重构档案管理工作流程，并以健全的电子档案管理规范为基础，提高科研人员使用科研底图档案资料的便捷性。值得一提的是，基于科研底图档案资源信息化建设的具体要求，科研机构应根据不同科研项目完成科研底图档案文件的电子化建设，借助电子文件格式完成电子文件收集和电子文件整理。

（五）构建档案服务平台。科研底图档案管理工作直接影响着科研机构科研项目的有效推进和科研结果的精准性和可用性，为全面提高科研底图档案管理工作的质量和效率，应积极构建档案服务平台，增强档案服务的人性化水平，以下对其进行介绍：近年来，人工智能的发展已成为我国经济发展和社会建设的新机遇，基于科研机构在科研底图档案管理工作中的全新需求，可打造“人工智能+档案”的跨界融合应用体系，完成档案服务理念、服务方式、服务内容的全面创新。在构建档案服务平台的过程中，相关人员可结合科研机构的项目情况以及档案管理基础，充分整合“人工智能+档案”智慧服务体系的建设资源，结合实际情况，将“人工智能+档案”智慧服务体系分化为基础设施层、档案资源层、技术处理层和服务应用层。其中，基础设施层主要包括机房设施和软硬件设施；档案资源层主要包括科研底图档案资源、业务管理数据、用户服务数据和用户开放数据；技术处理层具有档案智慧收集、智慧整理、智慧鉴定、智慧检索、智慧储存和智慧服务能力，能够有效支持服务应用层实现资源服务多元智慧化、服务空间泛在虚拟化、用户服务精准智能化、服务反馈便捷效率化。

四、结语

基于科研底图档案的科研价值和社会生产价值，相关人员应充分掌握科研底图档案的特点，明确科研底图档案管理中存在的问题，并积极转变管理意识，健全档案管理体系，大力培养管理人才，提升信息管理水平，构建档案服务平台，实现科研底图档案信息价值的进一步挖掘，有效提高科研底图档案管理工作的服务能力，促进知识衍生和科研发展。