新时代档案管理工作的经验体会

文/山西省朔州市右玉县档案馆 吕丽

文书档案管理是事业单位档案工作的重要部分，传统的纸质档案很难满足单位系统管理的需求。档案人员务必要顺应信息时代的发展需要，认识文书档案管理信息化的重要性，积极探索新举措，保证事业单位档案工作稳定发展。在当今社会主义市场经济以及科学技术快速发展的双重影响下，传统的档案管理工作方式显得较为落后，工作效率得不到提高，档案的价值没有得到充分发挥，因此许多单位进行了档案管理工作方式的改革，在充分认识当前工作的基础上，采取切实可行的措施，努力使档案管理工作效率得到有效提高。

一、档案管理工作现状

（一）对档案工作重视程度不够。在许多人看来，档案管理仅仅是分类、整理、归档等具体工作，并没有将档案管理放在重要位置。这些都是十分狭隘的看法，严重低估了档案管理工作的价值。同时，多数单位领导也认为档案工作无关紧要，对于单位发展没有什么作用，不能给单位带来实际的经济效益，没有发展的必要。但档案管理往往是单位工作中最重要的一环，缺了档案管理，各项工作难以进行。

（二）档案管理制度不健全。目前各单位的档案管理制度很不完善，存在着很多问题，以至于档案管理工作在实际操作中受到局限。特别是在档案材料的收集、整理、利用等方面管理制度不到位，未有效约束管理人员，直接导致工作人员工作散漫、责任心不强。因为缺少制度约束，当有问题发生时，不能第一时间将责任人确定。目前事业单位的档案管理工作，仍是各部门自行管理，导致档案资料分散在各个科室，没有统一规范管理，这会大大降低档案的保管和利用。与此同时，由于制度的不健全，很多工作人员在工作中缺乏规范化、系统化，导致出现较多的疏漏，单位整体的工作效率受到影响。就目前我县档案利用情况来看，服务对象主要是机关工作人员，绝大多数单位职工没有档案意识，这说明我们的宣传工作做得不到位，且服务方式单一，极大阻碍了档案事业的发展。

（三）工作人员的管理意识淡薄。对档案管理工作的重视不够会制约我国档案管理工作的发展进程。长期对档案管理工作的边缘化和弱化直接导致档案管理产生许多问题。在基层工作的档案管理人员，大部分兼职，没有接受过专业、系统的档案管理工作培训，对档案管理工作的认识不足。由于欠缺专业人员，档案工作人员身兼数职，容易导致其面对繁杂的档案管理工作时出现错误，从而导致档案管理的混乱。有相当一部分人员对档案的认识仍停留在该管理工作是一个可有可无的辅助性工作，导致部分档案管理人员的工作积极性不高，敬业精神不足，影响了工作效率和质量。

（四）档案管理人员的专业程度不高。目前，很多单位基本上是数字化的档案管理模式，对档案管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化的技术结合起来，共同服务于档案管理。现在个别单位的档案管理工作人员非专业出身，档案管理专业人员较为缺乏，具备的专业素养较低，档案管理无法适应数字时代的发展，给档案管理工作的完善造成了阻碍。另外，档案信息资源种类繁多，这就需要工作人员有良好的工作心态和强大的思辨和逻辑思维能力。有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他的工作业务，繁杂的工作导致其缺乏必要的耐心、细心和信心，对档案的管理工作没有进行研究和仔细谋划。再者，很多单位的档案管理人员年龄偏大，缺乏创新意识，或者是刚刚毕业的新生，没有足够的专业技能支持他们创新发展，所以需要十分科学的管理体系来规范档案管理人员，使他们的工作变得更加高效、有序。

（五）档案信息化发展相对滞后。信息化技术快速发展，因此在档案管理工作方面，常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点，还有很多机关事业单位由于档案工作并不是本单位的前沿工作，未给予足够重视，相应的现代化设备的配备跟不上，使得档案工作仍停留在传统手工阶段。虽然有些单位已经采取了信息化档案管理，但在安全保密等方面还有待进一步加强。

二、提高档案管理效率的几项举措

（一）增强档案管理意识。长期以来，由于传统观念的影响，大部分单位对档案管理工作缺乏人力、物力方面的投入，所以首先要强化工作人员的思想认识，把档案工作纳入各个单位年度考核目标，建立明确的奖惩机制，改变工作人员消极怠工、工作散漫的态度，增强档案管理人员的责任心和荣誉感，树立良好的职业道德和职业素养及乐于奉献的精神；另外，档案管理人员要积极主动了解单位现阶段档案工作状况，遇到问题，适时做一些改变和变通，勤于思考，勇于创新，在工作中不断寻求新方法，逐步改变传统的档案管理思维模式，以自己的微薄之力助推单位的可持续发展。

（二）不断完善相关的档案管理制度。各级单位应当制定出一套完善的管理制度，使各级干部职工在履行自身职责和义务过程中能够有章可循、有据可依，从而加速档案管理的发展进程。同时还要建立合理的奖惩机制，并将其细化到具体的操作上，激发各级干部职工对档案工作的积极性和创造性。同时，完善检查监督管理制度，落实定期检查、不定期抽查等工作，确保档案管理工作不断完善和发展。

（三）培养相关的专业人才。档案管理人员的素质水平和档案管理的质量有着密切的联系。一是在选择档案管理人员时，对选聘这一关要有足够的重视，在录用的时候，要考虑他们的专业素质，尽可能选择具备档案专业能力的人员。二是在录取结束后，要按照单位档案管理的基本要求对新职员进行入职培训，从而提高他们的专业知识能力和技术水平。三是选用专职人员负责档案管理工作，避免管理人员的频繁变动，增强人员的稳定性。四是对档案管理人员进行考核，敦促工作人员对过往工作进行总结分析。进而提高其工作能力，更好地做好本职工作。

（四）加强档案的信息化建设。当前，要想促进档案管理工作效率和质量有效提高，应促进信息化建设，加强电子档案建设是进一步强化档案信息化建设的有效途径，电子档案就算不能带来经济效益，也可以在服务社会的过程中，将社会效益充分展现出来。通过科学合理选择档案管理软件，可以促进档案管理工作效率和质量提高。同时在档案信息化建设中，需要结合社会需求，构建档案管理互联网平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，促进档案使用效率有效提高。

档案工作不容忽视。伴随着信息化技术的不断发展，档案管理工作需要持续发展创新。今后，档案管理工作需要从转变观念着手，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使档案管理工作实效性持续提高，从而提高事业单位档案管理的社会价值。