浅谈如何保障档案信息安全

文/朔州市档案馆 张文娟

随着计算机技术、网络技术的推广应用，社会的发展已进入信息化时代，各种技术日新月异，社会对各方面信息的需求和利用程度空前高涨。档案资源作为一种重要的社会资源，随着信息化时代的到来发生了翻天覆地的变化。档案的管理工作从原来的纯人工管理方式逐步向信息化和网络化发展，档案信息逐渐走向数字化管理，这给档案工作带来了极大的便利，档案的信息资源突破了时间和空间的跨越，实现了跨部门、跨地区的信息共享，使得原来一直默默无闻的档案工作受到大众关注。但任何事情都有两面性，虽然档案管理工作越来越现代化，越来越信息化，但是档案信息的保护难度不断加大，而档案信息安全问题不断凸显出来。给档案信息安全带来的影响因素较多，一方面是档案实体的安全问题，一方面是档案信息的安全问题，我们需要采取切实可行的措施加以管理，确保档案信息的安全性。

一、档案信息安全的重要性

档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物，是用来记录人类社会活动的，是历史的见证与保留，具备真实性和原始性的特征，起到了存史、资政、育人的作用。档案信息安全问题一直是人们共同关注的话题，档案信息没有得到很好的保护，出现问题后，会给国家和社会带来无法估量的损失。加强档案安全体系建设，保护档案实体与档案信息的安全是各级档案部门和全体档案工作者切实履行的责任，所以档案管理人员一定要履行好自己的职责，做好档案安全保护工作，预防和避免自然灾害以及人为损坏对档案实体与档案信息造成的损失。

二、影响档案实体的安全因素

档案实体是记录档案的重要纸质资源，影响档案实体安全的因素有很多。首先是档案库房，现在很多单位没有专业的档案库房，多是找几间办公室代替，那么档案库房的承重对档案实体来说是一个很大的影响，在防火、防水等功能上存在很大缺陷。其次是档案装具的影响。很多单位的档案整理后直接放入铁皮柜，没有专用的档案盒或档案袋存放，天长日久，很多档案纸张面临着老化破损的问题。另外，没有档案专用设备，比如温湿度计、除湿机、空调等，加剧了档案破损老化现象。最后是档案工作人员对保障档案信息安全的重要性认识不到位，重视不够，尤其是对涉密文件缺乏安全保密意识，使得档案在收集、归档、保管、利用环节中出现档案信息泄露现象，由此存在敏感文件信息外泄隐患，威胁着档案信息安全。

三、影响档案信息安全的因素

（一）网络安全的因素。随着信息技术在档案行业的推广应用，档案管理工作逐步向数字化档案发展，网络在其中担任了重要的角色，网络系统的稳定性决定了档案信息的安全性和完整性。由于网络安全监管技术的不完善，使拥有海量数据与潜在价值的大数据档案更容易引起黑客的攻击。虽然目前采用局域网和互联网并用的方式，尽管不同系统之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且也设有必要的防护措施，但这样无法保证档案信息的百分之百安全性，计算机和网络设施给档案信息带来的安全隐患时刻存在。

（二）应用系统安全的因素。现在全国档案馆基本上引进了档案应用系统，这给我们的日常整理、查阅利用等工作带来了极大的方便。但是很多应用系统软件、硬件、操作系统来自国外的技术，这其中存在很多隐患。档案应用系统中，涉及很多机密信息，如果一些重要信息遭到窃取或破坏，其经济、社会影响和政治影响很严重。档案管理应用系统存在缺陷，更新不及时，容易受到病毒入侵、黑客攻击，一旦敏感信息或涉密文件泄露，后果不堪设想。

（三）计算机病毒的因素。要实现档案信息化，计算机绝对是其中的主力军，相应的很多计算机病毒也会乘虚而入，计算机病毒所造成的破坏和损失列在所有安全威胁之首。病毒感染造成网络通信阻塞，系统数据和文件系统破坏，系统无法提供服务甚至破坏后无法恢复，特别是系统中多年积累的重要档案数据的丢失，损失是灾难性的。另外，计算机病毒如同人类的病毒，经常处于变化的状态，给档案信息的安全带来了新的挑战。

（四）载体安全的因素。档案信息数字化以后，这些档案信息都是存放在特定的数字载体上，包括以后各单位的档案收集，也是以电子档案的形式进行，载体的安全受到危害，存储于其上的数字档案信息自然难以幸免。

四、档案信息安全管理对策

（一）加强档案实体安全。首先，档案库房是档案存放和保管的重要场地，必须加强对档案库房的建设，即使是条件不允许，也要对现有的档案库房进行改造，门必须是密闭、保温、防火、防盗的门，耐火性要极强，窗户需要密闭性好，同时要配备空调、加湿器、除湿机等设备。其次，档案柜最好用铁皮柜，且是可移动的，要采用专业的档案盒存放档案。最后，机关单位都要配备专职的档案员，对档案进行专人专管，定期对档案员进行安全、保密以及计算机知识方面的培训。

（二）提高档案管理系统和计算机网络的安全性。首先，定时定期查杀病毒。档案信息管理系统必须安装杀毒软件并及时更新，及时修复漏洞，防止应用系统被病毒攻击。其次，要做好档案数据的存储，尤其是在信息化飞速发展的现代，必须加强数据存储的安全。一是对档案数据进行加密，避免数据在传输过程中被非法窃取。二是定时对档案数据进行备份，并脱机保存到其他介质上，防止网络遭到攻击或违规操作等造成档案信息丢失或更改。三是加强网络系统安全建设。采用防火墙技术将外网和内网隔离，用网络入侵拦截系统拦截各种网络攻击和入侵行为。

（三）加强网络信息安全制度建设。首先，健全的档案信息安全管理制度是保障档案信息安全的基石，因此，制定和改进当下的档案信息管理制度，一方面可以防止不法分子采用恶劣手段篡改档案信息，另一方面可以确保工作人员遵章办事，保护档案信息的真实性和完整性。其次，数字化档案管理人员不仅是档案信息安全的守护者，同时也是档案信息安全问题的解决者，对于这一类工作人员，更需要强化信息安全制度教育，并且针对管理人员和技术人员进行安全和保密技术的培训，使其充分认识档案信息安全保障能力建设的重要性和紧迫性，完善各项规章制度，付诸实施，把安全至上的理念物化到档案管理各个环节中去。

随着互联网信息技术的高速发展，档案管理工作朝着数字化、信息化发展的趋势愈发明朗，档案信息安全自然而然成为档案管理工作中一项长期且重要的工作。我们需要建立完善的机制体制，引用先进技术手段，采取多方面的措施来加强档案信息安全管理工作，确保档案信息在安全范围内正常管理和使用。