事业单位档案管理的重要性探析

冉天刚 保定市竞秀区就业服务局

档案保管工作人员对档案信息进行的梳理与总结，具有很大的技术性与综合性价值，对国家事业单位而言，归档资料信息也具有非常重大的工作价值与意义。而伴随新时期的经济发展，国家事业单位也在发展中继续迎来重大变化，档案保管工作人员也将伴随国家事业单位的发展与壮大而进一步实现自身提升。为良好的推动工作效率和岗位服务质量，机关单位继续实施档案保管改革举措，这一系列措施在很大程度上提高了机关档案保管的岗位服务质量。但是在改革的过程中，机关档案保管岗位的信息性和专业化仍无从提高，不利于其在机关单位管理工作中的主要价值和地位体现。为能在国家机关今后的发展中良好的立足，推进实现档案保管的主要价值和意义，就需要进一步把机关单位的档案保管岗位改革措施推进到位。

一、加强事业单位档案管理的重要性

（一）有利于提高档案利用率

众所周知，中国传统档案收藏和保管于国家档案室的资料基本上是纸质的文档载体，但这样，就在实际使用上存在了许多的麻烦。事业单位数字化档案管理能够使档案用户迅速而精准的检索到所需要文档，同时还可以进行档案管理的数字化，从而有效地减少了文档在时间与空间上的束缚，在总体上可以提高归档效率[1]。

（二）有利于提高经济效益

由于社会市场经济的飞速发展，使得巨大的经济信息量和相对落后的办公方法之间产生了较为尖锐的冲突。因为事业单位财务管理制度一直以来都是采取比较粗放式的档案管理模式，这也大大提高了事业单位内控制度管理成本。数字化档案管理，可以把传统纸质文档载体高效地转为机读文档，在节约了占用空间的同时，还降低了文档存放费用，实现了归档查询的便捷性与准确度，避免因为各种文档信息资料重复打印而带来的资金损失，有助于提高事业单位效益。

（三）有利于提高办公效益

文件数字化过程管理系统，可以逐步实现将事业机关的财务管理档案资料有效归档，并有效被管理得到使用。但是因为事业机关内控制度的档案保管对象极其繁杂，并且对象还具有很大的流动性，包括管理人员的退休、调整工作等等，为了有效而精确的统计这种变化，就一定要全面掌握这种情况的动态。因此，便可利用以信息为主要管理媒体的数字化过程文件，更准确地反映当时的现实状况，也方便人们简单检索文件数字化过程资讯。如此一来，也因为文档资讯的超时空流通，让事业机关的档案库从过去管理文件实物的基础，切实有效地变为提供资讯的中心，自然办公效能也会得以有效提高。

二、事业单位档案管理存在的主要问题

事业单位加强内部档案管理工作，是基于内控管理体系建设的内在需要。但从实践状况分析，事业单位内控制度档案保存仍面临许多问题，如工作实施不到位、工作人员的素质较低、基础设施条件滞后等问题，严重影响着事业单位内控制度档案保存工作的有效进行。

（一）落实不到位：对管理不够重视，管理工作没有群众基础

国家事业单位在内部控制管理工作建设工作中，更强调了业务管理才能的培养、事业单位内控制度的建立，而关于档案管理工作则缺少关注。首先，由于归档保管工作人员的社会地位相对低下，从现实出发，目前很少有国家部门事业机构设置专门的归档保管科室，对归档保存管理人员的重视程度不足。其次，部门领导干部在归档保管岗位中，往往缺少合理的领导机构，难以实现有效的管理效果。再者，由于归档保管岗位没有干部职工基础，干部职工对归档保管岗位没有了解，对归档资料信息随意进行管理，对归档资料信息的归集、整合等管理人员缺少关注，造成了很大的麻烦[2]。

（二）素质较低：档案保管工作人员的素质普遍较低

档案保管工作是一个专业而系统的工种，需要档案管理员工具有优秀的专业知识才能。但从实践上出发，目前事业单位的档案管理工作人员中普遍存在着以下的一些问题：档案保管人员年龄结构偏大，部分档案保管人员并非专职出身，而是以兼职的形式，直接投入到了档案管理工作当中。一些工作人员没有信息技术专业知识，在档案事业单位的信息化管理工作中，无法适应全新的职业环境。文档保存员工流动性太大，而且业务管理不精，“半桶水”的业务状况，也难以达到更全面而科学的档案管理工作。工作责任感不强，没有明确岗位职责意识。文档管理者在工作中，经常存在着松懈、疏忽的工作现象，对档案管理职责没有很强的责任性，档案归档整理工作不及时。

（三）基础设施建设滞后：档案管理基础设施滞后，信息化建设落后

国家事业单位在档案管理上，并没有完备的设施建立，严重干扰了工作的改革开展。尤其是在档案管理信息化构建的过程中，对硬件软设备的投资需求更高，并强调了国家事业单位财务管理部门应当加强投资能力，以改变当前的档案管理工作环境。从实践出发，事业单位的财务管理部门正着力推动了档案管理信息化，但进度较慢，没有完善的基础设施保证。另一方面，对档案信息化并没有很充沛的投入，设施建设总体上相对落后。随着档案信息化管理的逐步深入，也要求政府机关与事业单位进一步优化现有管理环境，硬软件设施建设的欠缺，也不利于信息化。

三、新形势下事业单位档案管理有效途径

（一）做好事业单位档案的数字化管理工作

1.树立档案数字化管理意识

为了更好地进行数字化档案管理工作，各事业单位档案保管工作人员一定要积极培养起档案数字化管理意识，切实有效地改变传统档案保管观念，强化对新知识、新技能的掌握，并不断更新档案保管知识体系结构，不断创新档案保管技术手段。

2.文书处理归档数字化管理

在新时代背景下，归档人员将对每次接收的文档都用电脑做好相应记录，以后再严格按照批办的流程在事业单位计算机局域网内传阅，同时还要确定代办日期和催办时限，一旦事业单位的传阅文书不能按时退回，在这种时间催办流程就会发布文档催办消息。此外，还要能够更有效的将已处理完毕的文档进行立卷梳理，进而减少事业单位内控制度下档案保管工作人员在过去对年终时梳理等繁杂归档工作的时间要求。此外，下发文件过程中还要能够利用电脑实现完成。

3.建设档案管理电子化系统工程

事业单位日常管理工作内容繁多，每日都要产生诸多的文书档案，而档案管理工作人员也必须将有关资料加以记录与保存。所以，文档的电子化管理体系就要采取高速扫描仪集成扫描、硬盘陈列保存、光碟与磁带的双向备份和双服务器管理等方法，并且设定相应的文档检索系统，档案管理工作人员与检索人员，都能够利用文档互联网传输或是通过触摸屏检索实现数据共享的目的。再有，管理系统中还把电子文档保存的分类方式细化为五大类，即单位分类、系统环境信息管理、卷内目录管理、操作系统信息管理和文档密级信息管理等，进而可以在总体上增强政府事业信息资源共享能力，并提高电子文档信息的使用率。

（二）逐步建立完善的事业单位工作体制

当前阶段，由于很多事业单位对财务管理还没有创新思路，且档案保管工作误差很大，使得在实际进行档案保管工作时往往无法高效地展开。有关事业行政单位必须加大对工作机制的建立，在顺应时代潮流发展趋势的基础上，合理的完善档案管理制度，以保证有关行政管理工作的正常有序开展。在此基础上，按时间提出具体的工作目标，并通过奖惩措施提升有关行政单位的工作绩效，保证所有工作都得以有条不紊地进行下去。

（三）提高相关档案管理人员素质

事业单位财务管理的行政工作人员是事业单位档案保管工作的主要执行者，为了顺应时代的发展，在互联网+的大背景下能够了解相关的数字、信息，对基础的大数据也能够做出初步处理，从而确保政府事业单位的档案管理工作人员能够顺应时代潮流的发展提高效率。有关工作人员将进一步提升自己的基础素养，提高对信息技术的掌握，进而提升国家档案管理工作的信息化和数字化水平，为社会事业单位的工作更好地开展而作出相应努力。

（四）加强档案管理与服务水平，提升利用价值

在按照事业单位内控制度开展事业单位档案管理工作的整个流程中，需要把提升事业单位业务效能当作核心，而相应的事业单位管理者也需要逐步增强关注程度。事业单位的财务管理部门需要在一定程度上转变业务功能，并不断更新事业单位文档信息系统，提高事业单位档案管理工作的全面性。其次，事业单位的财务管理工作必须重视档案信息的安全性，对档案信息实行全方位的进度追踪，以防止由于档案管理工作中发生重大问题，进而产生档案信息丢失的问题。最后，事业单位财务管理工作必须重视对档案资料的合理开发利用，并结合单位内部的业务管理工作，确保对档案信息数据资料可以进行合理的管理使用。

四、结束语

综上所述，由于计算机技术的进一步蓬勃发展，颠覆了中国档案传统的手工管理方法，使事业机关内控制度档案保管沿着现代数字化走向蓬勃发展，以现代数字化档案管理为走向，促进事业机关内控制度档案保管品质与效能的进一步提高。