浅议文书档案管理中的创新

文/绍兴市人民医院 尹成芳

文书档案是事业单位在生产经营和行政管理的过程中十分重要的管理工作，对于事业单位的发展有着具有深远的影响。文书档案包括在工作过程中的各种记录，有会议记录、工作记录、工作报告等等，这些文档能够反映一个事业单位的真实状态，具有重要的参考意义，所以要求所有的事业单位对于文书档案的管理工作要做到综合性、专业性、保密性全方位发展。但是就目前我国的文书管理工作过程中，还有很多的不足，管理制度、管理方式、管理内容都缺少有效的规范和整理，在面对信息化高速发展的社会需要不断适应现代社会的发展，提高创新能力，加强业务指导，促进事业单位的文书管理工作规范化、合理化开展，更有效地提升文书档案的价值。

一、事业单位在文书管理过程中的瓶颈

（一）事业单位管理的制度存在的主要问题。对于文书管理大体可分为两类：一类是管理制度，另一类是管理技术。分别来讲，管理制度上存在的主要问题是我们缺少整体的档案管理，现在的档案的管理大多分配在各个部门，缺少统一的校对，另外，我们并没有对文书档案进行精确的分类，类别较少就会导致查阅和检索过程较为烦琐，直接影响到了文书档案的查阅工作。随着我国现代化技术的发展，当今社会，尤其是事业单位，使用电子文件的居多，电子文件虽然能够提高文书档案的录入速度，提高录入效率，但是管理起来也存在很多问题，缺少一套独有的体系，有很多信息甚至都是公共的，缺乏私密性的管理，这对于一个事业单位来讲是一个较大的安全隐患；另外，对于管理技术来讲，目前使用的主要是电子管理，但是，电子信息化的时代也同样要防止信息的丢失，所以文书档案一定要及时备份，备份的路径、方式也要做到规范性，防止文件的大规模丢失。

（二）事业单位对文书管理的技术不够发达。对于文书档案管理的方法和策略，我们应该突破原有的传统的管理方法，但是对于我国现有的发展水平来讲，我们缺少档案管理的信息化、网络化管理，没有把纸质的文书档案发展成不易丢失的现代产品。管理技术直接影响到文书档案的保存结果，符合现代化标准的文书档案记录工作能够更好地进行资料的整理和收集。而我们缺少足够的技术创新能力，缺少发展先进的技术来对文书档案进行管理，进一步阻碍了我国档案管理的发展，我们可以将图书、会议记录等内容依据现代技术进行一体化的管理，也可以将档案进行数字化加工、资源描述、内容编码、资源组织、数据通信、安全管理。随着现代化信息技术的到来，计算机、互联网的应用越来越广泛，我们应该加强网络技术的应用，提高文书档案管理的技术水平。

（三）文书的检索效率较低。随着事业单位的不断进步和发展，文书档案相对较多，为管理人员的检索带来很大的压力，文书工作的检索是文书管理的一项重要的组成部分，只有提高文书档案的管理效率，才能为事业单位的可持续发展提供有力的支持。就我国目前的发展状况来看，由于事业单位的信息化建设水平较低，经营模式较为传统，工作过程中的检索效率随之降低。而文书档案管理的检索效率能够清楚地反映相关事业单位对于档案的组织能力。现阶段，检索效率出现问题的主要原因就是管理员的检索能力较低，不能够正确应用检索工具、档案的检索流程不够清楚合理、对于档案的集中管理步骤存在问题、档案管理的现代化信息建设落实不够，只有将以上这几点问题解决好，才能真正提高文书档案管理的效率，充分发挥其价值作用。

（四）档案管理人才的缺失。从目前来看，很多事业单位缺乏专业的档案管理人才，一些事业单位都是将行政部门的人员放到档案工作岗位上，而且缺少专职的档案管理人员，致使许多工作忙于应付，重复着机械式的操作，从而使工作人员失去了创新性和进步性。另外，很多档案工作者往往年龄偏大，对信息技术缺少创新的思路和理念，导致文书档案管理在技术方面难以突破。

二、改变文书档案管理问题的主要方法

（一）加强管理制度的规范性。首先，完善文书档案管理制度，使文书档案的管理更具有规范性，应该将文书档案的分类细化，不能仅仅依靠几个分类标准，建议不同的事业单位根据自己单位的发展方向进行合理规划，找到适合自己的分类标准，这样也能更好地进行查阅和总结。另外，在管理技术上面也要有所提升，可以使用较为安全的电子软件，最好是相关技术人员研究出一套适合自己的系统，可以使用事业单位的内部信息将资料进行封锁，防止文书档案的丢失和盗窃，保证文书档案的安全性。

（二）加强对管理技术创新工作的研究，提高现代技术的应用。根据上文提到的关于文书管理过程中的创新工作，首先，我们应该放弃使用老旧的基础设备，防止因设备问题导致信息的丢失，不断摸索先进的硬件基础的设施；另外，还必须提高档案的安全性，信息化的发展不仅仅给我们带来了方便快捷的操作方式，同时也容易出现不稳定、失真的问题，甚至会遭到黑客的攻击，病毒的入侵，这都是需要注意的问题。所以我们一定要加强创新能力，建立相对安全的档案网络系统，提高对信息化管理理念的认识，加大人力，使现代化的技术和设备能够渗入到文书档案管理工作中来，保证人机交互，简化管理流程，当然，有些必要的重要文件也一定要使用纸质保存，防止丢失；最后，相关事业单位一定要实现文书档案管理的自动化，可以使用专业的术语，建立自己的档案库。对于现代技术的应用，事业单位应该加大投资力度，加强信息化建设，通过OA办公系统与档案软件系统有效连接，有序推荐数字化文书档案管理工作的开展。

（三）改变传统的检索方式、提高事业单位检索能力。首先，对于检索方式，不应该仅仅依赖于现代的技术水平，还应该做到人机一体，从整体上提高我国的检索能力可以对全部的文书档案的资料及时进行分类，对于音频、视频等文件更应该妥善保存，防止受潮或者丢失，还应该积极利用管理系统，将文书档案的主要内容及时录入，为检索工作创造良好的条件；其次，提高检索能力最重要的一项就是提高管理人员的素质。事业单位应该对管理者加强思想理念的更新，使其能够清楚认识到文书管理工作的重要性，加大宣传力度，将文书档案管理工作纳入事业单位各项基础性工作日程中，并明确设置考核指标、加强对管理者的培训等。

（四）加快档案管理队伍的建设。事业单位要通过外部招聘和内部培养两条途径，将档案专业技术人才吸引到档案工作岗位，同时要建立事业单位内部的档案管理队伍，以跟岗学习、外出培训等方式，提高业务素质，打造一支“政治过硬、业务过硬、纪律过硬”的档案管理人才队伍，充分调动主观能动性，发挥主人翁作用，为推动事业单位的文书档案管理工作迈上新台阶。

三、结语

事业单位的文书管理工作至关重要，这项工作也是档案工作的重要组成部分之一，对档案的发展和进步有着重要的作用，而且文书档案本身所承载的内容对于单位来讲举足轻重，文书档案记载着一个单位优秀的科研成果、经营业绩和事业单位今后的发展方向，它为事业单位的决策者提供了科学的决策依据。针对这一方面，在新的时代发展的背景下，文书档案工作的创新就有着必要性和迫切性。由于我国经济的变化，传统管理方式管理已经无法满足当前文书档案工作中存在的问题，我们必须进一步加强创新能力，利用新的技术手段解决如今存在的种种难题，将文书档案的管理工作改革到底。