企业档案实体信息数字化实践方法探索

文/北京临近空间飞行器系统工程研究所 周智力 刘婷

一、项目背景

我所档案数字化加工项目是在“加快数字档案馆（室）建设”的号召下有计划地开展实施的。目标是对十年间企业馆藏的全部纸质档案进行数字化加工，建立档案全文信息资源库，进一步提升我所档案信息化水平和使用效率，更好地服务科研生产活动。

纸质档案的数字化处理需要适当的数字化系统与软硬件配置、数字化标准规范。纸质档案数字化处理的工作流程基本分为档案交接、档案预处理、档案扫描、图像处理、档案著录、索引和图像质检、挂接系统、装订还原等环节。

二、项目实施方案

纸质档案数字化处理的工作流程：

1.档案交接。档案交接是指在数字化加工过程中，加工者向负责人借出待加工的档案原件和归还已加工的档案原件，分为档案领取和档案归还两个环节。要求：档案的领取和归还应及时，不能出现工序等待和档案堆积过多现象，以保证数字化的正常运作；一般情况下，在完成图像质检后，就可将装订完毕的案卷归还负责人。

（1）向负责人领取待加工档案。按型号、年度、案卷号等优先排列顺序依次领取。加工者与负责人双方现场共同确定领取档案的数量，并填写《档案交接记录表》，并经双方签字确认。

（2）向负责人归还已加工档案。确定应归还档案的档号、数量、案卷按借卷时的排列顺序等应与领取时保持一致。加工者与负责人双方一起进行现场清点检查。确认无误后归还入库，并填写《档案交接记录表》签字确认。

2.档案预处理。档案预处理是指在扫描之前，根据管理情况对档案进行适当整理，并视需要做出标识。要求：保持档案的完整性，不破坏原始档案。主要工作内容如下：

（1）对成册装订的档案应拆除装订物，注意在拆除过程中不损害档案。

（2）拆开案卷，将每盒档案内的文件逐个校对。内容包括：文件对应情况、文件总数、纸张的洁净度等。

（3）按顺序排列档案，各份文件应正面朝上。文件纸张若有折角或折叠，应小心展开并压平。对原件破损的档案进行小心修补或粘贴。

（4）对预处理完成的档案，须用夹子小心夹紧，防止档案散落。

（5）在《领卷单》的相应项目内填写案卷需扫描张数。

3.档案扫描。档案扫描是将纸质档案文件通过扫描仪扫描成电子图像，本工序是数字化加工的重要环节，其他工序均以本工序的质量、速度为基础。要求：扫描时须将各类型纸张放正，倾斜度控制在1°之内，超过1°须重扫；档号输入正确、规范、无误；确保扫描图像内容完整清晰；确保图像存储格式正确；图像数量认真核对，减少漏扫。

（1）检查案卷档号与《领卷单》一致后，开始扫描。对于原件表面不清晰的文件，要调整对比度和亮度等相关参数。

（2）对于不适合拆卷的档案，应采用成册扫描仪扫描，以避免破损档案并减少扫描仪对档案造成的损害。

（3）过程中发现前处理整理错误的档案，应记录在《领卷单》中，回退前处理工序。扫描后应认真填写《领卷单》并登记已扫描页数。

4.图像处理。图像处理是指利用计算机对扫描后形成的图像文件进行精细化处理，其主要内容包括：图像数据质量检验、去污等。要求：确认任务列表档号与图像档号一致；确认图像质量，所有漏扫、多扫情况均查明原因并处理。

（1）扫描图像质检。确认图像质量准确无误后，开始进行处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度、色彩模式等进行检查。

（2）图像纠偏处理。可对图像进行90°或180°旋转，偏离1°以上通过图像梳理工具对原件本身偏斜的图像可进行纠偏处理。

（3）图像去污处理。对于扫描过程中出现的杂质如黑点、黑线等应进行去污处理。修图过程中对遇到图片装订孔、扫描过程中产生的折角等应进行修补。

5.档案著录。档案著录是指把档案内相关信息完整、规范和准确地录入到数据库。要求：核对索引栏、挂接栏及档案封面三处的档号要一致；录入案卷和文件的目录，要确保无错别字；正确填写页数等字段。主要工作内容如下：

（1）打开档案管理系统，选择“著录”选项，选择需要著录的档案类型，如“科研档案”，在案卷级和文件级录入内容。

（2）著录一个批次后，著录员进行人工校对，如有不一致的地方，须找实体档案核实，直到通过为止。

6.索引和图像质检。索引质检是手动把系统条目与图片进行关联后，由质检人员逐一检查条目与图像是否对应。图像质检是对扫描后的图像进行第二道质量检查。要求：确保每条条目信息与图像一一对应，保证扫描图像的质量，并及时反馈发现的质量问题。主要工作内容如下：

（1）在质检时要把档案管理系统里的档号与《领卷单》档号对照，确保一致，如有问题则要回退修改。

（2）逐页翻看检查图像，检查档案封面、卷内目录与总页数是否相符。检查每页图像是否存在漏失、不清晰及页码错误。查明原因并将有误的页次重新扫描。

（3）检查档案管理系统里的档号与档案封面上的档号是否相符。目录数据相关字段与图像内容是否对应错位、是否存在不准确或内容不清楚、数量不准确等情况，并在《领卷单》上明确标记问题。

7.挂接系统。将电子文件导入档案系统中来，通过文件导入功能浏览选中电脑文件进行导入。可以通过“原文操作”添加原文。如果有多个原文的也可以在一条记录中进行添加，对于文件体谅比较大的原文在上传时支持断点续传和文件校验功能，以避免文件电子损坏。

8.装订还原。档案装订还原是数字化加工的最后环节，其工作内容是及时将经过拆分、扫描及完成图像处理并经过图像质检的档案原件按档案保管的要求归还负责人。要求：案卷及时装订，以防止纸张错乱；案卷装订还原后外观及纸张排序等须与拆卷前完全一致。不得将纸张放反、放倒及页码顺序错乱。A0等大幅面纸张应按原折痕折叠好，确保装订后不影响对大纸张的查阅。尽可能在原有位置上进行装订，以真实还原案卷拆分前原貌。

三、项目实施过程

本项目包含前期规划、项目实施和项目验收三个主要阶段，各阶段主要工作内容如下：1.前期规划阶段5个月：制定项目实施方案；开展档案数字化工作量摸底统计；进行数字化项目调研。2.项目实施阶段20个月：布置项目加工现场；配备基础设施设备；开展数字化加工；进行档案出入库整理与登记。3.项目验收阶段4个月：进行数字化数据质检；完成数字化全文系统挂接；开展数字化成果验收。

（一）前期规划阶段。前期规划阶段，组织编制《档案全文资源库建设项目实施方案》，进行项目实施的可行性论证与方案论证。与此同时，对内开展库藏档案摸底盘查，确定数字化档案范围与规模，对外进行典型数字化项目进行多方调研学习，在综合考虑确定我所档案数字化加工模式。

（二）项目实施阶段。按照项目实施方案要求对的各门类档案开展数字化加工工作，主要涉及扫描、图像处理、合成双层PDF、案卷装订还原等加工工序。加工过程中严格按照档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）的要求，将扫描设置为彩色、分辨率为300DPI，进行后续的扫描、图像处理以及双层PDF批量转化。

（三）项目验收阶段。1.档案实体质量检查。为保障项目实施过程中档案实体的安全，避免出现档案实体丢失、损坏等风险，加工前对所有待数字化的纸质档案逐份开展出库实体检查，做好出库登记；加工后，对所有档案逐一进行入库检查，与出库登记做对比，做到账实相符。2.数字化成果质量检查与整改。针对加工单位处理完毕的所有数字化成果，采取人工检验方式，先后对档案数字化成果开展全检和抽样两次质量审查工作，重点检查图像命名、页面质量、是否漏扫等问题。第一次全检以所有数字化成果为对象，对数字化档案进行无差别审查；第二次抽样检查以10%作为抽样比例，随机抽取1500件数字化档案进行质量审查；两次审查发现问题近600项，已完成问题整改，确保所有数字化成果质检合格。3.数字化全文系统挂接。质检合格后，将所有质检合格的档案数字化全文批量导入档案管理系统，建立各门类档案全文数据库，配合档案系统电子借阅流程，为全所提供档案全文信息在线利用。

四、项目实施效果

本项目自2018年4月开始正式启动，于2020年9月最终验收结束，历时25个月，共完成3万余件、40万余页库藏纸质档案的数字化加工处理，库藏档案数字化率达到95%以上，依托档案管理系统平台，将档案数字化全文批量导入，与已有的档案条目数据库一一匹配、全文挂接，建立档案全文数据库，实现全文检索，已经具备了开展数字档案馆（室）建设工作的基础条件。

五、结语

企业档案是企业发展继承中积累的宝贵的知识财富，是按“有依据、按依据、留证据”要求进行决策提供的关键凭证，充分挖掘档案潜在价值，对于提高企业管理能力。开展档案数字化工作，可以使原来仅够一个人利用的纸质档案，数量无限制同时在多个服务端被利用。在更好地保护库存档案的同时，也可以实现资源共享，查阅利用档案的效率和准确率被大大提高。实现档案数字化管理，能够为库存档案更好地服务于研究奠定了基础，也为企业后续开展提供档案信息系统建设提供了基础数据条件，积累了实践经验。