浅议大数据背景下机关单位人事档案管理工作

文/李玮婧

档案管理隶属于机关人事管理中最基础性的工作之一，其关键是运用图表、文字以及音像等各种途径，做好信息数据的记录和保管。其中最关键的是对资料能够整理、收集、征集、编目、保管、研究、编辑以及检索等，为机关以及个人提供针对性的服务。目前，我国正处于大数据时代的背景之下，机关单位人事在档案管理环节存在着巨大的挑战，可以将大数据技术引入到该项工作中，对传统的人事档案管理工作进行创新，从而保障档案潜在优势能够被发掘出来。

一、机关人事档案管理中存在的问题

（一）电子档案保存过程中出现的问题

机关档案室作为机关中关键性的组织之一，主要是由机关的内部资源经费而分配的。因为不同的机关具有的职责不同，所以在对财力进行支配的过程中有较大的差异。机关电子档案是将档案存储在计算机有关的路径中，其中包含U盘、光盘以及硬盘等。硬盘保存时期大约在五年左右[1]，和基本的纸质档案相比较，保存的时间明显被缩短。与此同时，电子存储软件应用的周期相对较短，制造的材料稳定性比较差，经常会受到水和火的损害。加之，在使用和读取电子档案的时候，需要依照互联网计算机，在存储计算机没有办法正常使用的时候，电子信息就没有办法被读取。

（二）存在安全性问题

目前，大多数单位运用电子档案，因为电子档案的成本相对较小，其所占的空间也较小，可以在一定程度上利于环保工作的开展，进而得到广泛的运用。虽然其便捷性相对较强，但在存储过程中的安全漏洞也相对较大。在安全层面上，经常会受到网络病毒的感染，导致计算机中存储的文档遭到破坏[2]。加之，计算机网络被攻击时，机关单位内的档案就会被黑客获取，导致有关的机密性档案泄露，给机关单位带来较为严重的损失。因为机关电子档案有独特性，档案部门在对档案进行管理的时候，更需要重视安全性问题。

（三）人事档案内容较复杂

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了机关事业单位人事档案内容结构的复杂性。在传统的机关事业单位人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由个单位内部的人事机构行驶，该机构人事档案来源单一，只限于本单位的人员，所涉及档案管理内容也较简单。电子档案的推行使机关事业单位档案信息获取更加广泛，不只限于本单位的工作人员，包括整个系统内的所有工作人员，集中起来显得人员信息复杂，档案内容也丰富多样。

二、机关人事档案管理对策

（一）规范人事档案管理各项事宜

在对机关单位的人事档案管理信息化进行建设的过程中，需要明确信息化建设的具体路径，构建起较为完善的数据库。数据库作为档案信息化建设的基础，是关键点。对全部档案实施电子归档，要求归档具有真实性和完整性[3]，需要保障纸质的档案和电子的档案具有较高的一致性，从而保障数据信息的精准性与真实性。与此同时，对机关单位的档案资料进行归档要与监督管理部门等协同合作，将全部的档案归入信息系统之中，并对其进行严格的加密处理，从而保障档案信息的安全性。

（二）健全档案信息化管理系统

机关单位工作强度相对较高，在高强度的工作模式之下，机关单位收集和留存的档案信息就会越积越多，如果不能及时地将这些信息进行整理、归纳和分类，会使得大量的档案信息丢失或是失效。因此，机关单位要及时建立并健全相关管理系统，除了可以改善以上的诸多情况，还可以使机关单位内人员实时共享部分档案信息。机关单位的档案信息分为两部分，一部分是具有隐私性质的，另一部分是具有开放性质的，这可以实现部分档案信息的公开[4]。与此同时，机关单位可以融入扁平化的管理模式，这种管理模式的优势在于可以打破原有单一的信息传递方式，并且使得机关单位内部的相关档案信息的传送速度加快，可以在一定程度上实现机关单位内部信息的共享和互动，促进机关单位信息化管理的全面发展。

（三）加强硬件设施和软件系统的建设

信息化的实现是以计算机硬件设施作为载体的，计算机拥有一定的使用寿命，机关单位应有专门的制度规定，定期对机关单位内的计算机进行保养和维护。当计算机出现问题，机关单位工作人员不能有效解决的时候，要及时上报，并请专业人士维修，以免机关单位人员维修失误对计算机造成二次伤害，延误人事档案管理工作的正常运行。机关单位人事档案管理人员不难发现，计算机一类的电子类产品会在短时间内不断更新硬件设施，这些情况都要求机关单位在计算机的使用上要做出一些具体规定。同时，在特定时期，管理人员需要运用相关的软件系统去整理档案信息，而软件系统会随着人们的要求增多而不断发生变化，机关单位要跟紧最新的软件系统，使得档案信息管理的质量可以不断地提升。软件系统在更新时可能会和机关单位之前使用的系统有很大差别，此时，机关单位在更新系统后，要请相关专业人员对机关单位内的人事档案管理人员进行培训，使得他们可以认识和了解新系统的各种功能，并达到熟练使用的效果。机关单位的人事档案管理部门，需要建立起档案的网站。一般状况下，都是运用网页的模式，给国民提供各类的档案信息，国民可以在网站上对各种信息进行查询，并获取实时的电子文件。

（四）培养机关单位人事档案管理专业人员

现如今，我国机关单位对信息化管理方面的专业人员有着较大的需求，这就要求人事档案管理人员要摒弃传统的管理理念和管理方式，努力学习信息化管理方面的知识，同时要将人事档案管理相关工作从纸质化办公朝着计算机网络办公方向发展，并能够快速独立地完成网络收集、整理以及编辑等一系列人事档案管理工作。人事档案管理更多是为了机关单位整体服务的，各个部门对于档案的内容、形式等多方面的要求都有所差异，这就需要人事档案管理相关人员积极主动地去和机关单位其他部门的人员进行沟通和交流，深入调查和了解机关单位各个部门在档案信息管理方面的需求，并且虚心听取他人提出的有关人事档案管理的有效建议和意见。最关键的是，机关单位的管理工作人员需要把人事档案管理的法规融入培训信息化人事档案管理的专业人员中，促使专业人员可以在培训中，认真地对《档案法》以及《档案法实施办法》进行学习，从而显著提升从业人员的法律意识，自觉进行保密工作，保护重要档案，从而显著地提升信息化人事档案管理的质量。任何培养方式和激励模式都是一时的，只有员工自身努力才能实现机关单位人才培养的目标。因此，从事人事档案管理方面的人才要具备严格的标准，必须具有丰富的信息化知识，这样才能够熟练运用网络信息技术完成机关单位人事档案管理相关工作，实现理论与实践的结合，实现信息化管理的真正价值。

（五）重视人才队伍建设

机关事业单位实施档案信息化建设，人才队伍的建设成为工作重点。档案管理工作人员业务水平高低直接影响到档案管理现代化发展，所以对机关事业单位档案管理工作人员提出了更高的要求，不仅要熟悉档案专业知识，还要精通网络技术，以及与档案信息化建设相关的工作内容，以适应新时期机关事业单位档案管理工作的具体要求。单位要挑选工作能力强、责任心强、做事严谨的工作人员从事档案管理工作。不定期开展业务能力测评，提高业务能力。另外，通过培训，使档案管理工作人员理解人事档案工作的需求形势，使事业单位人事档案管理工作适应新时期发展需要，促进人事档案资源的开发和利用。

（六）重视对信息化建设宣传的力度

机关单位的管理部门需要不断革新工作理念与措施，提升机关单位管理的服务质量和整体的形象，保障机关单位可以正常、高效运转。目前，人事档案管理工作人员需要有正确运用信息化系统的意识、更新落后的观念。机关单位的管理部门要审时度势，加强对信息化建设的宣传力度，革新从业人员的工作意识，保障工作的质量和效率。

（七）落实思想政治教育，渗透正确的职业观念

在人事档案管理工作中，正确的职业认知和意识形态是奠定工作人员良好工作的重要基础。现如今，社会主义核心价值观已经成为指引各行各业工作人员的不二法门，在机关单位人事档案管理人员工作中，更应当加强对这一群体的思想政治教育。首先，应当加强机关单位人事档案管理人员的职业道德教育和思想品格教育，明确人事档案管理工作中应当秉承的职业观、人生观和价值观，推进机关单位人事档案管理工作朝着稳定、坚实的方向发展。其次，应当加强机关单位人事档案管理人员的思想政治教育，思想政治在人们生活和学习过程中发挥重要作用，能够直接指引工作人员的社会意识、规则意识的形成，并且在工作中也能够逐渐明确自身在机关单位成长中的作用，引导工作人员在人事档案管理工作中发挥应有的作用，从而建立起一支具有专业能力、价值观念端正的机关单位人事档案管理队伍。