精细化管理在医院档案管理中的应用

文/衡水市人民医院 刘丽娜

在新医改背景下，档案管理的地位和优势日益突显，传统管理模式很难满足新需求，在管理意识、制度、方式与信息化建设等方面存在问题，需要将精细思想引入其中，明确档案建设目标，在科学完善制度与信息系统的支持下提高医疗服务水平与档案管理效率，充分满足现代管理需求，实现健康可持续发展。

一、医院档案管理中精细思想的应用意义

（一）提高医疗服务水平。精细思想应用在档案管理中，可使该项管理工作更加细致精益，为医院的科研和医疗工作提供更加有力的参考标准，有助于医疗服务水平的极大提升，特别是在病人临床档案管理中，可通过档案分析为各项医疗服务的开展提供依据，使科研与医疗工作能够理论与实践相结合，更加科学高效。

（二）缓解医患矛盾。当前，许多医患矛盾的诱因在于医疗能力有限，患者就医后的档案管理不规范，为患者带来不便甚至误解。但在精细思想的引导下构建档案管理机制，使档案管理更加科学详细，减少档案不规范、患者信息未及时更新、医疗数据管理不当等问题，进而有效缓解医患间的矛盾，营造良好的医疗环境。

（三）促进档案价值发挥。在医改政策深入之下，人事信息不断丰富，档案管理难度与工作量随之增加，精细思想的引入有助于各项环节的有序开展。对于人事档案来说，内容与医院员工相关，在功能上较为特殊。如若档案中混杂一些虚假信息，势必会影响院内的人事调动，不利于公正公平原则的体现。但将精细思想引入后，可对档案中的各个环节进行细化，确保人事信息准确全面，由此促进档案价值的发挥，为院内人才管理与选拔提供有力参考。

二、医院档案管理中常见的问题

（一）档案保管封闭。在医学科技飞速发展之下，医院信息传递逐渐由纸质转变为电子形式。档案管理形式也应跟随时代潮流。一般情况下，大多数档案管理岗位招聘以管理者经验为主，错误地认为只要做好医疗工作便可高效完成档案管理，忽视该项工作对整体医疗团队起到的作用，主要体现在以下方面：一是档案封闭管理。内容只允许本单位人员查阅，相关资料基本只供院内人员使用，管理者只负责档案收集，忽视内容公开与共享，在此种封闭管理下，档案价值很难充分发挥。二是档案意识淡薄。许多管理者的传统思想根深蒂固，认为应将更多的时间和精力投入医院经营中，对档案管理部门通常采用“放养”政策，管理意识淡薄，投入资金较少，资源开发不足，档案信息的利用效率较低。

（二）管理制度不健全。现代医疗事业飞速发展，导致医院行业竞争激烈，且许多医院以效益为先，忽视档案管理的价值。在实际管理工作中，制度层面无法保证，对医疗行为难以起到约束和管理作用。此外，医院学术调研活动开展由于档案管理制度不全，缺乏充足资料支持，对学术科研真实性、有效性产生较大不良影响。对此，只有强化档案制度建设，才可为医疗工作开展提供切实保障。

（三）档案服务被动。当前，档案管理单纯提供档案原件借阅、证明关系、档案复印等业务，服务方式被动单一，无法做到档案信息的全面利用。许多医院仍然沿用传统方式进行档案管理，容易丢失和损毁。另外，因医院对档案管理方面的重视度不足，很难及时更新档案内容，在管理过程中部门之间的协调共享受阻，这些都不利于档案管理效率的提升。此外，当前部分档案管理者并非专职负责该项工作，有的甚至身兼数职，很难将全部精力放在档案管理方面，也未接受过专门的培训，专业能力与素养不足，在档案服务方面很难面面俱到，使档案管理陷入被动。

（四）信息化水平较低。在医疗改革背景下，医疗水平不断提升，各项活动发展迅速，导致医疗数据与信息量爆炸式增长，管理工作面临的压力与困难也随之增加。在此背景下，部分医院为了节约成本，在信息化建设方面的投入力度不足，导致档案管理缺乏先进理念与技术的支持，资源采集范围受限，收集整理方式与服务设备落后，无法满足医务人员的档案需求，降低了档案利用率，同时也影响了档案价值的发挥与管理质量的提高。

三、医院档案管理中精细模式的应用措施

（一）提高管理意识，明确档案建设目标。一方面，明确档案建设的方向。在管理目标制定中，应立足于医院实际情况，对档案建设发展做好整体规划，制定科学高效的管理制度，使数据库安全得到保障；还应将管理职责落实到全体员工身上，对档案管理者统一考核，对表现良好、成绩优异者给予一定奖励，以此激发全体员工的热情，同时也实现目标责任制。档案管理中，应做好各部门档案的归类工作，如资料收集、信息存档、资源整合等等，在标准化管理下促进档案建设的有序开展，对医院稳健发展起到促进作用。另一方面，通过开展精细化培训，使档案人员掌握先进的管理理念，才可将档案的内在价值充分体现出来。这样才可提高管理者自身的能力和素养，同时促进医院整体管理效率的提升。

（二）完善管理制度，促进制度精细健全。1.管理责任制度。领导者应清楚认识到只有明确责任才可提高管理效率。在精细管理模式下，应将档案管理职责落到实际之中，包括人事档案、文书资料、医疗科技等方面的管理者，均要落实其岗位责任与绩效责任，使档案人员明确自身职责与目标，充分掌握与自己相关的工作情况，并针对自身职责做出相应措施，提高档案管理效率。2.精细管理制度。在档案管理工作中，管理者的首要任务是完善档案管理体系，为后续管理工作提供更多便利，特别是在新时期下，更应加强重视，在精细理念下制定精细管理制度，以此促进档案管理整体质量提升。根据《档案法》内容，结合院内实际情况，制定档案安全保密、档案移交、档案保管、档案统计、档案销毁与整理等多项制度，确保管理工作具备科学、法制、规划的特点。3.奖惩制度。医院面向档案管理者制定岗位职责制度，对管理者的行为进行约束和规范，还应制定相应的奖惩制度，引导管理者树立正确的工作观。同时，将精细管理渗透到日常工作中，例如，引入PDCA法对数据进行分析，通过持续改进的方式弥补院内档案管理方面的漏洞和不足。

（三）创新管理方式，加强档案人才培养。首先，面向档案整理与归档工作实施精细管理。在归档时可将类似文件放在一起，再根据内容差异细致分类，以此做到标准化归档。在档案借阅时，借阅档案之前应征求相关部门同意，对借阅人、时间等信息进行记录，避免丢失。在网络时代下，部分医院构建了专属的档案服务平台，可将部分档案信息上传到平台中实现信息共享。其次，将医患纠纷纳入档案管理之中。针对当前普遍存在的医患纠纷问题，医院可将其纳入档案管理中，将其划分为广义和狭义两种。其中，广义是指病人诊疗中生命权、隐私权受到侵害，对医院追究责任的事件；狭义是指医患在诊疗过程中产生的分歧事件。将此类事件纳入档案管理中，对案件起始时间、起因、经过、结果等进行记录，为后续医疗工作开展提供借鉴，也可以备后用。最后，提高管理者综合素质。在实际工作中，应通过精细化培训提高档案人员的技能与素养，使其明确管理工作的相关要求。在人才选拔中，遵循人才优先原则，强化其对基本知识与实践水平的考核，使其各项指标均符合人才要求。为满足岗位需求，还应对员工的法律知识、综合素养进行考核，直至全部达标后才可上岗。在档案管理中应做好培训与进修工作，定期开展员工培训活动，如基本管理知识与信息技能训练等等；通过考核和奖惩措施，激发员工积极性，促进档案管理质量的提升。

（四）引入大数据技术，提高信息化水平。在实际工作中应引入信息技术构建基础设施，促进档案信息管理硬件系统，并将资源信息传入其中，实现自动分类管理与整合。同时，在信息时代下档案者还应促进数据共享，为不同部门赋予相应的权限，实现档案资源在各部门间的传递与交流，全面提高管理质量和效率。在大数据技术的基础上，构建档案管理系统，为医疗与科研等工作的高效开展提供有力依据，促进档案管理不断细化完善，真正做到精益求精，充分满足现代医疗需求。

四、结语

综上所述，在现代化医疗改革之下，传统的档案管理模式难以满足新需求，医院急需在精细思想的引导下采取相应的改进措施，通过明确档案建设目标、完善管理制度、创新管理方式以及引入大数据技术等方式，使当前档案管理中思想意识、管理制度、管理方法与信息化建设等方面存在的问题得以解决，实现档案价值最大化的目标，为医院可持续发展提供助力。