疾控机构做好疫情防控档案收集和利用工作的思考

文/淄博市疾病预防控制中心 张学刚 肖文轩 伦华美 陈晓燕

疫情防控档案是指国家机构、社会组织和个人在突发公共卫生事件应急处理活动中直接形成的具有查考利用价值的文字、图表、磁性载体、电子文件等各种形式的历史记录。在重大突发公共卫生事件中，做好疫情防控档案的收集、利用和管理工作，对疾控机构来说尤为重要。

一、疫情防控档案的特点

收集利用工作是档案工作的重要环节。经过长期的发展实践，我国积累了一定的经验，形成了一套具有中国特色档案收集利用的理论和方法。新冠肺炎疫情是一次突发公共卫生事件，长时间、跨地点、不确定，这给档案收集利用工作带来了极大挑战，尤其是在抗击重大疫情面前，快速协调响应、跨地区跨单位收集利用档案等方面尚缺乏一定的经验和方法。

（一）档案文件资料内容多且收集时间长。新冠肺炎疫情发生以来，疾控机构留存了大量的文件、记录、表格、照片、视频等资料，包括领导视察的图片、视频，上级部门关于疫情防控的各种来文，疾控机构关于疫情防控的各种报表等，内容多、种类杂，且是关于公共卫生突发事件的资料，这就更加凸显了疫情防控档案的重要性。新冠疫情防控档案横跨时间长，而在过程中会产生不确定性和随机性的文件资料，这就决定了档案的收集相对于其他档案收集来说显得时间比较长，而且会出现随时产生随时收集的状况。

（二）疫情防控档案利用价值高。疫情防控档案详细记录了某项传染病的发生、蔓延、扩大以及国家和有关部门为控制疫情所采取的措施、下发的文件等。是研究防控传染病发生的第一手资料，具有较高的保存价值。疾控机构做好疫情防控档案的收集，包括本级疾控机构产生的各种文件、图片、报表以及在疫情防控期间为各个部门制定的应急预案、技术报告、疫情研判等资料，可以为行政管理部门制定措施提供意见和建议。

（三）疫情防控档案具有双重性。疫情防控档案具有对内包括本单位领导、所辖科室及工作人员等对象进行档案收集工作的特点，在对内收集的过程中，各科室兼职档案员可以发挥重要作用。另一方面，疫情防控档案具有对外服务的特点，收集整理及开发好的档案，会形成各类材料汇编、技术报告及图片展、防疫展等，不仅可以为上级部门决策提供参考和意见建议等，而且可以提高人民群众的卫生防疫意识，促进全社会健康素养的提升。

（四）疫情防控档案具有间接性和连续性。新冠肺炎是一种传染性强、影响力大的传染病，在抗击疫情的初期阶段，国家、社会都集中主要精力投入抗疫过程中，当抗击疫情进入常态化后，档案收集工作被提上日程。根据世界卫生组织的调查研究显示，新冠肺炎还会与人类共存很长时间，在这期间，会源源不断产生各种档案，这就决定了档案的收集和利用工作是一项复杂、连续、系统的工程。

二、如何做好疫情防控档案收集和利用工作

（一）领导高度重视，组建工作小组。在疾控机构中，领导的重视程度直接决定着新冠疫情防控档案收集和利用工作的开展，领导需要将档案收集和利用工作纳入疫情防控工作的整体部署，并将其作为年底考核的重要内容。疾控机构在疫情防控期间产生的档案内容多、品类杂，需成立由主要领导任组长、疫情防控期间各个工作组组长任副组长的专班小组，将各个工作组产生的档案进行明确，如上级来电来文、领导视察图片、视频会议资料分别由某某小组负责，并定期召开工作小组会议安排部署疫情防控档案收集相关事项。

（二）建立健全档案管理制度和队伍。人员是疫情防控档案收集利用工作的重要保证，收集起来的疫情防控档案呈现多种门类、多种形式，需要设立单独疫情档案全宗，并形成本单位的档案管理制度。需要建立一支具有档案整理、利用意识的队伍，管理和利用这些档案，如形成档案目录、双份存档、电子档案等，这项工作做得好，可为以后的利用和开发工作奠定好基础。整理某项档案可能涉及保密工作，这时需要提前对兼职档案管理员进行保密教育，使其具有责任意识和保密意识。同时，各科室也要有兼职档案员，以避免可能遗漏整理、收集的某些档案资料。

（三）邀请专业人员指导档案收集工作。在疾控机构，专业的档案管理人员十分缺乏，且工作人员大多是卫生专业出身，对档案整理、收集工作的标准、格式等掌握不全，在这种情况下，收集整理本单位的疫情防控档案显得捉襟见肘，在整理某项重要档案时，疾控机构因本职工作繁忙，会出现人手不足或调动频繁的局面，这时可邀请本级档案馆专业人员担任小组顾问，定期指导本单位疫情防控档案收集的标准、规范、要求等，确保档案资料实现应收尽收、应归尽归，在小组会议召开时，可邀请档案专业人员一同参会，并将在档案收集过程中产生的问题和疑问等向专业人士请教，有利于疫情防控档案收集和利用的顺利推进。

（四）提高档案资料电子化、信息化水平。档案资料电子化、信息化是档案工作发展的方向。在疾控机构，一般都设有档案室、档案库和专职档案管理员（基本为一人或兼职），基本符合档案的一般要求，但与飞速发展的科学技术相比，疾控机构的档案电子化和信息化水平还有很长的路要走，尤其在突发公共卫生事件频发的当今社会，疾控机构需立足长远，设立专项资金投入，提升本单位的档案软件和硬件水平，例如可聘请专业人员或引入第三方构建档案数据平台，积极建设好本单位的档案数据库，提高档案检索利用效率，并建设好网络防火墙，防止本单位疫情防控档案泄露。

（五）要发挥疫情防控档案的服务价值。档案收集工作的目的，一方面是做好档案的开发和利用工作，若能开发利用好档案的价值，将会促进疾控机构发展进步。疾控机构在疫情防控期间，会有大量数据资料，包括应急指挥、风险研判、技术指导、现场流调等资料，若能进一步编写汇总，形成本地区本部门的防控手册，可为突发公共卫生事件的发生提供防控指导。例如：辽宁深挖馆藏档案资源，组织编写《解放初期东北地区鼠疫流行及防控简介》，北京通过组织人员查阅档案，选定了近1500页的防控SARS疫情相关档案，提供给当地政府参阅，这些重要的疫情防控资料的整理汇总和编写，都对当地新冠肺炎疫情防控措施的制定和实施具有重要的借鉴意义。

（六）要发挥疫情防控档案的宣传教育价值。宣传教育价值是疫情防控档案开发利用的一种有效形式。在抗击疫情期间，疾控机构同样涌现出先进人物、先进事迹，可以举办学习报告会、诵读会等，并利用新媒体推出“疾控故事”“疾控精神”等，通过讲好疾控故事来展现疾控人在抗击疫情面前展现出来的“大爱无疆、无私奉献”的精神，就此进一步加强疾控文化建设。与此同时，可以利用档案所提供的资料，对公众进行行为引导和心理辅导，提高公众参与应急管理能力。

三、结语

习近平总书记强调：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”这就说明了档案的重要作用和价值。新型冠状病毒感染的肺炎疫情带给国家、社会、人民的影响是巨大的，而在抗击新冠肺炎疫情过程中形成的大量文件材料，是珍贵的疫情防控档案，记录了党带领人民抗击疫情所做出的努力。做好档案收集和利用工作，是时代发展赋予我们的责任，其对于推进国家社会治理体系和治理能力现代化建设、实现社会主义现代化强国目标具有重要意义。