刍议新时期档案信息化建设问题及有效路径

文/西藏自治区气象信息网络中心 格桑

档案信息化建设是依托信息技术的发展而衍生出来的成果。传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求，所以我们想让档案管理变得更加有效的话，就要对档案进行信息化建设，利用计算机信息技术的进步与发展来彰显新时代档案信息管理的优势。摆脱传统档案管理模式落后的地方，维护档案管理可持续发展建设。在管理中，档案管理者要知道如何进行档案管理，如何进行档案管理的创新，根据信息化的发展方向，跟随时代发展的步伐，对档案进行信息化建设。

一、要根据社会发展对档案信息化建设进行分析

档案信息化建设要适应新时代计算机技术的发展，要弄清楚新时代计算机网络信息化发展的形势，在档案管理工作中，要注意传统档案管理模式到数字信息化档案管理模式的转换。我们都知道传统纸质的档案，在查阅以及归类时，可能会比较麻烦，有很多的不足。但是在电子文件档案管理过程中，档案服务变得更加有效，对信息进行查找，或者对信息进行归类的时候会更加便捷。传统的档案管理模式下，需要花费巨大的人力和物力，但是利用信息技术进行档案管理时，可以通过数字的智能化，减少人们在归纳时所花的时间。在查询档案的时候，传统的查询模式是去档案室对信息进行查询，在如今信息化背景下，对档案进行查询时，可以利用多种方式进行查询。比如可以利用手机客户端进行查询，还可以利用电脑进行查询，在以上查询方式下查询资料，能突破时间的限制，突破地理位置的局限。在信息化平台下，能够与更多的人共享，能够变得更加有互通性。传统的档案管理模式是人工进行管理的，管理的工作效率比计算机的效率低下。而信息化的档案管理模式，可以通过自动化发展渠道，让档案信息服务社会化，以网络平台为背景，使档案的服务从面向小范围的人，延伸到面向全社会的人。

二、档案信息化建设对社会发展的意义

（一）能够提升传统档案资源开发的价值。档案资源从深层次上说，能够反映社会的发展。与社会发展是不可分割的，具有一定的社会价值，传统档案管理模式，由于管理的方式不够完善，使得档案本身无法被更多的人发觉，使档案无法进行再次利用。档案价值变低了，没有办法发挥它应该发挥的价值。所以当档案资源面临着没有办法开发时，信息化管理模式下能够实现对纸质档案数字化的处理。通过数字化处理发布到一些平台中，满足人们对档案的需求。数字化档案管理能够容纳档案的容量，能够保证档案的准确性以及标准性。这种管理模式对档案资源的开发，以及对档案资源的利用有长远的影响。

（二）档案管理模式向智能化方向发展，使档案管理变得一体化。我们都知道，如今的信息技术影响到人们生活的方方面面，档案管理领域可以引入信息技术，提高对信息技术创新的重视度，利用信息技术的手段，促进传统档案管理模式转变为更加先进的管理模式。信息技术能够加快数字化目录以及检索系统的建立。在对信息进行查找的时候，可以通过目录或者检索系统进行快速查找，档案资源能够快速被人们收集以及检索，整个管理系统变得一体化，促进档案管理由人工模式转向智能化模式发展的步伐。让档案管理适应社会的发展，不断进行创新。

（三）档案管理服务水平得到提升，使档案管理达到精细化。档案信息化能够为人们带来更好的体验。通过更加人性化以及更加智能化的网络服务平台，让查阅者根据自身的需求，有针对性地对档案进行查找，而不是花费了大量的精力，还是查找不出具有针对性的档案。利用者可以根据网络平台提出自己的意见和建议，从而使档案管理变得更加优化。只有深入了解群众的需求，档案管理水平才能够不断提高，才能够向着人们需求的方向，进行完善与发展。

三、新时期档案管理信息化建设存在的问题

我国虽然已经开始引用信息化来进行档案的管理，但是在具体的实践过程中，仍有一些不足。档案管理制度应该如何进行完善是我们要注意的问题。在档案管理工作中，档案管理制度不够科学有效，档案资源利用的程度较低，档案信息在储存的时候，很难实现其持久性。

四、如何利用信息化促进档案馆建设

（一）档案信息化建设人员需要摒弃落后的思想。新时期的档案管理工作，应该结合信息化的理念，保证信息化建设顺利推进。有些人员在建设过程中，只满足于以往的管理模式，没有对新型管理模式进行思想上的转化，智慧档案馆无法顺利建设。要加强档案信息化建设人员的意识，加大人力以及物力等方面的投入。档案管理者要正确认识到自身的职责，明确自己应该如何进行档案管理，如何提升信息化建设的水平。档案管理工作人员必须具备专业的素养，利用自己的专业性来开展信息化建设。只有管理人员的专业性得到一定程度的提高，在管理的过程中，遇到困难才能够及时解决。档案信息化建设管理人员可以不定时参加培训班，当自己遇到问题或者能力不足时，可以通过培训班的学习来解决自己所面对的问题，提高自己的专业性，从而在该岗位上尽心尽力地工作。组织各种交流活动，安排档案管理人员进修，重视业务之间的交流以及沟通，提升档案管理者的计算机运营水平，加强设备的管理以及维护。还要让管理人员掌握电子档案信息的采集，以及电子档案的加工处理。从根本上提高管理人员的专业性，建设综合型的人才队伍，让管理更加现代化，实现管理人员素质的提升。只有摒弃了传统档案的管理模式，才能够更好地适应新时代档案管理的要求，构建档案服务管理的新格局。

（二）把纸质档案转向电子档案，加强数据库建设。对于档案信息化管理建设，可以从技术方面进行分析，在建设过程中，要加快传统纸质档案转向电子档案的进程，构建全新的数据库。发挥现代设备的优势，大力对纸质档案进行扫描；全面输入全文数据，构建与之相适应的目录数据库。建设网络共享的模式，依托于网络的多媒体平台，利用多媒体的开放性以及虚拟性的特点提高档案开发的进程。同时，要注意档案管理的安全问题，重视档案信息安全的维护。在具体的操作过程中，让使用者进行实名认证，进行实名管理。设置相关的网络防火墙，以及相关的杀毒软件，构建更加有效的档案管理安全保障体系。在信息化整体布局推动下，档案网站建设从无到有，逐渐增多起来。档案部门的信息化设备也变得越来越多，档案信息化建设相关的法规得到进一步完善。因此，我们要加大对相关档案管理标准知识的了解，为更好地开展这项工作奠定坚实的基础。

五、结语

通过以上分析发现，要想进一步开展档案信息化建设工作，需要让档案管理立足于新时代的发展，让信息技术更好地与档案管理工作进行融合，使档案信息化建设成为未来发展的新方向。要不断强化信息化管理平台建设，提升档案管理信息化服务的水平。