如何在信息化下加强妇计中心门诊收入管理

郑贤娟 安庆市妇幼保健计划生育服务中心

引言

安庆市妇幼保健计划生育服务中心作为安庆唯一的市级妇幼保健机构，承担着全市妇幼健康工作，集预防、保健、医疗、计划生育服务为一体。以公共卫生为主，临床与保健相结合的性质决定了妇计中心收入的特殊性，既有和公立医院一样的门诊收入，也存在承担公共卫生职能所取得的收入。由于公共卫生收入一般由本级财政部门保证，因此妇计中心的门诊收入管理就成为妇计中心收入的重点管理方向。

一、加强门诊收入管理的重要性

妇计中心门诊收入是妇计中心收入的重要组成部分。门诊收入的完整性、合规性关系到单位的可持续发展和职工的切身利益。医院信息系统以及新的支付方式出现，给妇计中心的门诊收入管理增加了新的难度。如何利用HIS系统加强门诊收入管理，减少“漏洞”，成为门诊收入管理的重中之重。

二、妇计中心门诊收入的现状及存在的问题

（一）妇计中心门诊的收入的现状

目前妇计中心门诊收入主要有三大块：一是门诊普通病人，直接使用现金、银行卡或微信、支付宝等第三方平台支付，收费员在HIS系统里支付方式统一选择的是“现金”；二是门诊团体体检，妇计中心是安庆市唯一的幼儿园教师体检单位，幼师体检一般先由幼儿园统一开具门诊发票，再转入妇计中心对公账户，收费员在HIS系统里支付方式选择的是“银行转账”；三是门诊医保病人，所需门诊费用由医保基金承担，收费员在HIS系统里支付方式选择的是“医保支付”。

（二）妇计中心门诊收入存在的问题

1.门诊收入到账的确认

目前，除了传统现金支付方式外，银行卡或微信、支付宝等第三方平台支付逐渐在门诊收入中占了大部分比例。只有现金支付方式能立即确认收入到账。由于新的第三方支付平台采取的是T+1到账模式，收入不能立即确认到账，增加了资金的在途风险。目前HIS系统的收费方式只有“现金”“银行转账”和“医保支付”三种选项，因此在病人使用微信、支付宝等支付时，收费员只能选择“现金”支付方式，交款报表上的应交金额实际包含的是现金和第三方支付平台的总和，收费员每次交款时，人为地在交款报表上分别写上现金和第三方支付平台的金额，没有系统的约束，收费员可以随意决定现金和第三方支付平台的金额，这就造成收费员套刷银行卡的风险。像幼儿园教师体检这类门诊收入，一般情况下都无法立刻到账，虽然统计在交款报表的银行存款项目中，但由于单位众多，无法在财务挂应收账款时增加二级明细科目对应每一家幼儿园，因此在财务账中，幼师体检应收账款是汇总数，随着时间的推移，可能会发生长期挂账无从清理的情况，就会造成这部分收入少收或漏收的情况。

2.门诊票据管理环节薄弱

目前HIS系统中没有发票管理模块，发票的领用、核销全部都依靠人工完成。收费员在交款报表上手工写上报表所属期间使用的发票号段，出纳每天在收款时，人工核对发票。一方面导致票据管理工作效率低下，在票据量大的情况下，核对工作量巨大，占用了大量的财务人力成本，也无法保证金额的准确性；另一方面，由于票据管理脱离HIS系统，无法与财务收入相核对，容易出现收费员之间混用、串用门诊票据的情况，很难形成有效的监管。

3.门诊收入管理内部控制制度不够健全

现有的制度过于笼统，形同虚设，缺少严格规范的章法，无法在内部控制制度上约束相关人员。同时缺乏关键环节的具体操作指南，会计人员在实践中只能依据职业判断和惯例进行工作。

三、门诊收入管理的具体对策

（一）加强门诊收入确认的管理

HIS系统里的门诊收入支付方式应增加实际应用中的“微信”“支付宝”“银行卡”等，收费员应根据病人实际缴费方式，选择相应的支付方式，不得人为更改现金和第三方支付的金额。交款日报表应分按不同的支付方式分类汇总门诊收入。出纳应每天核对交款日报表上第三方支付平台汇总数和第三方支付管理平台上的收入金额是否一致，并关注银行账户到账的金额是否与第三方支付管理平台上的收入相一致，如有差额应及时找出原因。同时，定期核对交款报表上医保支付方式的汇总数和医疗保障管理系统里的“门诊收费明细报表”是否一致，按照医保中心的要求，每月按时开具门诊医保收入的往来收据，确保医保资金及时、完整的到账。建立应收账款的台账，逐笔登记银行转账方式的门诊收入，定期核对应收账款，每到账一笔核销一笔，超过一个月未到账的幼师体检收入，应通知相关业务科室，及时与幼儿园的经办人员联系，督促加快回款，确保每笔挂账都能收回。做好HIS系统与财务软件的接口，每个月末将HIS系统内的门诊收入数据直接导入财务软件，自动生成收入凭证，不仅可以节省财务人力成本，也保证了门诊收入的准确性。

（二）加强门诊票据管理

单位应设专门的票据管理员，根据妇计中心收费的需要，及时到财政局非税收入管理局办理医疗门诊收费票据的印制手续，并登记印制发票的数量和起止号码。在HIS系统中增设发票管理模块。新印制的发票号码应录入HIS系统，由票据管理员在HIS系统中进行发票的分配。每个收费员应核对HIS系统中自己所分配的号段是否与领取的纸质发票号一致，开出的每一张发票系统号码应与纸质号码相一致。交款日报表中应体现收入所属期间发票的号段，实现票据的信息化管理。票据管理员应定期检查各收费员在HIS系统中使用的发票号码与实际使用的发票号码是否一致，HIS系统中登记的已经领用但是未使用完的发票号码是否一式三联完整的在收费员处保管。收费员发票使用完毕，应在票据管理员处完成票据的缴销工作后，方可领用新的发票。未领用的空白医疗门诊收费票据由票据管理员集中保管。对于已经使用的发票存根，不得擅自销毁。

（三）强化内部控制，完善相关制度

（1）根据内部控制制度的要求，设置合理的岗位，并规范各岗位的岗位职责，实行不相容职务相分离，做到出纳岗位与收费岗位相分离，票据管理岗位与收费岗位相分离；建立定期轮岗制度，通过岗位轮换，减少现金管理和控制中可能出现的舞弊，从而实现内部管理的监督。

（2）制定门诊收入相关环节的制度。重点要关注退费环节的细则。当发生检查类项目退费的情况，在HIS系统中按照“没有检查可退费，已经检查禁止退费”的原则，由开单医生在HIS系统中执行退费操作，收费员在HIS系统中确认退费，收回病人的发票联，病人在发票联上必须注明收到的退费金额并签名；当发生药费退费的情况，先由开单医生在HIS系统中执行退费操作，病人需要将药品退回药房，由药房在HIS系统中完成药品的退回，收费员方可退费。收费员只能按病人原先的支付方式退回，不允许出现使用银行卡或医保卡缴费，但是用现金退费的情况，避免了套用信用卡、套取医保基金的风险。退费手续能在HIS系统中完成的一定要在系统中解决，如果出现超出HIS系统制定的退费时间节点，无法在系统内退费的情况，应由相关的开单科室、检查科室在发票上手工签字确认，按规定履行完所有的手续后方可退费。属于药费在HIS系统外退费的，需要HIS系统管理员在后台将退回的药品数量加入HIS系统的药品库存中，以免出现HIS系统中的药品库存与实际药品库存不相符的情况。

（3）加强内部审计的作用。为加强妇计中心门诊收入管理，可以在监察室下设立内审办公室，配备专职的内审员（非财务人员），定期对妇计中心门诊收入进行审计，审查收入的完整性、及时性，有无隐匿收入的违法行为，防范收费中存在的舞弊行为。重点核对门诊项目收入汇总表和收费员的日报表金额是否相同，每个收费员上交的存根联起止号与HIS系统中的起止号是否一致，中间有无断号。退费手续是否符合有关规定，作废票据是否三联（发票联、记账联、存根联）完整。同时审查出纳是否及时将收到的现金款项缴入银行，有无坐支现金的行为。

结语

信息化的大背景下，计算机软件和财务人员成为门诊收入内部控制的关键要素，利用HIS系统和有效的内部控制制度，可以加强妇计中心门诊收入管理工作，提升妇计中心服务大众的能力。