规范会议费全过程管控措施及创新研究

李荣梅 中国航发贵州红林航空动力控制科技有限公司

引言

为深入贯彻落实中央八项规定精神，坚持不懈改进工作作风，营造清风气正的创业氛围，国家依法治企、合规经营工作力度不断加大，高频次开展巡视、专项检查、对规范“三公经费”开支，规范财务基础管理，加强财务监督提出更高要求。

一、规范会议费管理的重要性

规范会议费的管理，对于贯彻落实中央八项规定精神、推进厉行节约，反对浪费具有重要意义。

一是贯彻落实中央八项规定的要求。会议费管理严格、流程清晰，避免出现会议杂而多的现象，是落实八项规定精神要求的重要体现。

二是会议费用支出合规的要求。会议费用审批和开支不规范，容易造成会议费用超预算，可能存在一定的廉洁风险，加强会议费预算审批，制定会议费开支标准、开支范围，规范报销流程，严控会议经费开支。

三是提高会议质量和效率的要求。坚持讲实效、开短会，充分利用互联网、信息化手段改进会议形式，采用电话、视频等形式，提高会议效率与质量。

二、会议费管理中存在的问题

（一）未建立健全会议费管理制度

企业未建立健全管理内部控制制度或制度内容不完整，制度中未对会议的必要性、规模、地点做出具体规定，缺乏会议费报销规定，未对会议费的期间的伙食、住宿及其他费用进行规定，超标准列支会议费。

（二）预算支出颗粒度大，无预算约束性

企业在制定年初预算时，仅对会议费进行总预算列支，未对具体的开支范围、明细进行规定，预算审批手续不全，导致预算支出“失控”。

（三）以会议费的名义列支其他费用

存在以会议费的名义列支评审费、奖励费、招待费、办公会等支出，套取现金。

（四）会议费报销审核把关不严

报销发票不规范，存在异地开会，开具本地会议场所会议发票的现象；原始报销依据不充分，不提供会议预算、会议文件、会议签到表等，甚至出现会议是否举办，都用各种发票报销会议费的情况发生。

（五）混淆会议类型，多列支会议费支出

会议类型一般按重要性分为一、二、三类会议，企业在报销时将会议类型进行修改，提高会议费报销标准，套取现金。

三、存在问题的原因分析

（一）责任意识不强，制度执行不到位

在会议费管理过程中，存在责任意识不强，制度执行不到位的现象。会议费制度未能及时修订，部分条款不符合中央八项规定的要求。

（二）会议费开支范围、标准不明确

会议费管理制度中未对不同类型的会议的开支标准进行明确规定，开支的范围笼统、不够细化，导致日常核算中，会议费支出的弹性较大，存在概念不清晰、口径、标准不够规范等问题，将一些无法入账或需要调整的费用列入会议费中报销，在执行过程中存在偏差，出现无章可循的状况。

（三）缺少归口部门的管理，内部管控力度不够

在会议费流程管控环节，缺少归口单位管理，导致会议费开支超预算，各单位自行组织会议，从联系会议地点、食宿安排到会议费报销均由一个部门完成，内部管控与监督不到位，会议费报销与实际金额是否一致，无法核对，容易产生搭车报销、列支其他费用。

（四）内控制度不健全，财务监督职能弱化

内部控制制度是企业运行合规、合法、合理的重要保障。严格控制会议费活动经费的规定，一般只有禁止性的规定，没有相应的处罚的规定，制度的约束力不强。财务人员一般仅对会议费支出的票据的合法性和真伪进行审核，而不能对支出的过程进行监督，更无法控制报销结果。

四、规范会议费具体措施和工作创新

针对在会议费方面存在的问题，查找根源、深入分析，以完善制度建设为保障，预算管理为抓手、以归口管理为统领，财务信息化为手段，规范会议费全过程管控，助力企业规范管理水平和效率提升。

（一）完善、细化会议费管理制度

根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）规定，修订完善企业会议费管理制度，对会议类型、会议费开支范围、开支标准予以明确、细化；对不同业务类型的会议审批流程、相关手续等进行规范，用制度约束会议费的管理行为。

（二）以全面预算管理为抓手，确保会议费合理支出

1.纳入年初全面预算

每年年初将会议费纳入企业统一资金预算。一是加强业务归口单位管理。根据经济业务不同，由会议费归口单位上报预算，纳入该主管单位的年度预算总额。二是加强预算的审核。根据上报情况与预算单位积极沟通，确定会议费的开支范围和标准，合理有效开展预算编制、审核工作。

2.控制预算内会议费开支

为确保会议费预算支出管控到位，在报销过程中对会议费进行严格审核，对总预算超过10%、单项预算超过20%的费用，要求进行说明。

3.严格控制预算外会议费支出

对于年初无预算的会议费支出严格控制，执行“一事一议”预算外审批程序，上报预算管理办公室申请预算后，才予以执行。

（三）强化业务归口管理和事前审批，规范会议费报销管理

1.强化业务归口管理

充分发挥会议费归口主管单位的职能作用，从会议费的预算审核、过程控制，到预算调整，均由归口主管单位审核，主要负责指导和监督经办部门开展业务活动，对业务的真实性、合法性、合规性进行审核，同时对会议费负有统计和分析的责任。

2.加强事前审批，事中过程控制

为加强会议费的开支，会议费需进行业务事前审批，实行“一会一报销”制，企业不得超预算、超标准列支。

（四）建立完善内部控制制度，加强财务监督

针对近年来巡视及检查中暴露的会议费问题进行梳理汇总，结合国家相关法律法规及八项规定的管理要求，修订完善会议费相关制度，规范了会议费的开支标准、范围及审批程序及大额现金支付会议费等。企业制定了费用报销财务审核相关细则，统一了财务人员的监督审核标准。

（五）加强会议费报销审核，规范会计核算

加强会议费报销审核，完善核算手续，报销时需提供会议通知、会议签到表以及会议记录，对会议发生的办公用品需提供发放明细等基础资料，重点关注是否存在未列入年度会议预算、超范围、超标准开支会议费的情况，从会计核算方面规范会议支出的报销手续及流程，使之更加严谨、合理、合规。

（六）突出过程管控，以表单的形式展现

会议费的开支审批强化过程管控，按照不同业务性质的会议费报销审批，采用表格、表单形式将会议费开支要求进行列示。便于经办人员对照执行，同时也便于财务人员的报销审核，全面提升企业会议费报销工作效率。

（七）实现网上报销，提升工作效率和质量

通过“互联网+”实现互联网线上报销、银企直连；与税务系统连接，自动识别发票真伪，规范票据管理，通过实现影像上传，促进票据管理规范；充分运用计算机系统的自动处理能力，实现业务自动生成会计实时凭证，财务数据的及时自动上报，从而提高了工作效率和质量。

五、会议费全过程管控取得的工作成效

（一）进一步提升了会议费预算编制的科学性

结合企业实际情况，会议费开支预算编制的科学性、合理性和准确性进一步提升，提高会议费支出执行力，确保费用支出可控，降低风险，提高了会议费预算事前、事中控制力。

（二）进一步提升了规范会议费的主动性

企业各单位对会议费支出编制积极主动、编制数据更加合理、规范。业务归口单位做到事前审批、事中控制、事后审核，进而使会议费的支出得到良好的控制，切实提高会议费开支管理的效率和质量。

（三）进一步提升了会议费报销的严谨性

企业将相关法规、制度、办法进行有效整合，将风险控制点以表单列示形式固化，大幅减少各类报销业务执行过程中违规违章情况发生。同时对会议费租赁场所所发生的会议费支出，全部对公结算，规避大额现金支出。

（四）进一步提升了会议费核算规范性和报销效率

规范会议费管理与会计核算，将原在会议费科目下核算的项目评审费、咨询费单独列示，保证数据核算的准确性，提高会计信息质量；统一财务审核标准，避免因财务人员理解差异造成的审核口径不统一问题，提高财务报销工作效率。

（五）规范会议费报销，成本费用得到有效控制

通过规范会议费各项开支范围、标准，会议费开支得到有效控制，成本费用逐年下降。

结语

会议费是“三公经费”的重要组成部分，规范会议费的管理，对于贯彻落实中央八项规定精神、推进厉行节约，反对浪费具有重要意义。通过不断创新工作方法和思路，实现了会议费报销全过程管控，强调自控与监控相结合，将会议费管理工作落到实处，建立长效机制，进一步防范企业经营风险和财务风险。