管理会计视角下的现行高校财务报销流程优化

史可 上海应用技术大学

引言

据《中国教育经费统计年鉴》显示，我国在2015—2019年期间高等院校教育经费投入已经从9518亿元提升到了13464亿元，费用每学生人均支出也从18143元提高到38681元。当前政府对学校资金的投入呈现出多元化的趋势，面对项目众多且手续复杂的财务报销管理工作，有必要实现报销流程的优化，以此规避资金风险。

一、目前高校财务报销业务流程存在的问题

（一）报账票据填写问题

传统学校财务报销模式属于“有纸化”模式，其中包含排号报账、收单式报账以及投递式报账集中，报账人填好票据后需经过负责人审批才能到财务机关办理报销。实际上报销业务人员很多，师生需排队报账，双方工作压力较大，等待时间交叉。其中，报账票据在填写整理方面的问题尤为明显，比如公务出差或科研经费报销时需要填写的报销单不同，需要在其中提供人员信息、发票信息以及出差审批表等，表单多为手工填写，如果填写人不了解报销流程，有可能反复办理几次才能完成。很多教师对报销业务流程不熟悉，对票据归纳整理与凭证填写掌握不清，填写时会有重复或手续不全的情况，影响报销业务水平的提升[1]。

（二）财务报销效率低下

随着高校财务网上报销系统建设的不断完善，对报销流程制度的规范要求越来越高。目前财务报销人员普遍存在认识偏差，报销流程不熟返工多，信息沟通不畅误解多，凭证报支传递缺失多，网络安全隐患多等报销效率低下已影响到财务正常工作进程。同时，一直以来学校财务报销坚持领导者签字审批的方式，预算指标负责人对财务报销进行审批，且票据上涉及不同的管理者，需前往相应部门与领导审批，整个过程烦琐，且浪费时间。很多人表示，学校财务报销不仅是报销难，更是找领导难。

（三）财务报销信息不对称

传统报销业务流程内，财务人员以手工的方式整理报销资料，对校内报销单据逐一审核、入账以及支付，财务人员作为报销流程的终端，想要了解业务具体信息，只能通过走访或电话查询的方式得知，难免出现信息错误情况。长此以往，财务人员对职业出现倦怠感，特别是在一个学期的期末、年末，经常出现突击报销的情况，不仅加大了财务人员的工作量，也会引发信息不对称的现象。

二、管理会计视角下高校财务报销流程优化措施

（一）实施网上自动报销，建立在线审批系统

为了实现高校财务报销流程的优化，从管理会计角度出发，在财务管理工作中融入云计算与大数据，打造财务报销信息化平台，使财务报销流程包含预约报销系统、在线审批、财务处理、银校互联平台、信息发布几部分，报销人可以登录平台在线填写报销单，只需将个人信息填入即可，或者直接使用手机摄像头扫描报销单，系统自动生成单据，并将其推送给负责人完成在线审批，突出审批流程的便捷化，即使教师校外出差也能完成报销审批。接着，审批通过的报销单会被上传到财务报销系统，财务人员对业务进行审核后，将错误的地方统一修改，通过平台处理支付事宜，教师可全程了解具体情况，在节约排队时间的同时降低出错率，提高报销效率。对此，为保障网上报销工作效率，建立纵向到底、横向到边的网上报销管理体系，通过培训和指导报销人员熟练掌握报销流程规定及规范报销操作并严格执行，才能实现学校预算管理的信息化与自动化。

一直以来，国家对学校教育资金的投入使高校体量不断增加，多校区发展模式已成常态，但财务方面的“多跑腿”和“报账难”问题始终无法解决。发挥信息技术与大数据的优势，建立网上财务报账审批系统，这不仅是技术应用成果，更是应对新冠肺炎疫情防控的创新举措，报销人在线填写或扫描报销单后，系统结合报账审批要求将单据送往相关部门，以短信提示的方式完成审批。也可以利用微信公众号审批预约单，审批后单据会被推送到线上统一报销平台，同时向报销人提供财务报销注意事项，财务后台审批通过后完成制证，避免报销人多跑腿[2]。

（二）消除信息对称壁垒，实现报销公开透明

与学校财务相关的报销业务主要包含差旅费、固定资产类的报销，为提高财务审批与报销效率，各方人员应积极配合财务人员工作，使报销工作更加专业化，防止有人因对报销流程不熟悉而出现问题。在学校内应安排专业管理会计，专门负责财务报销咨询工作，引导报销人通过微信公众号咨询相关问题。目前学校已经在报销系统内增加了支付后系统提醒功能，方便报销人随时登陆并查询报销信息，避免信息不对称，实现对财务报销工作的事前控制。管理会计在优化报销业务流程的时候可以通过公众号更新关于报销业务的调整，加快报销进度，帮助报销人登录平台完成操作。基于管理会计视角设置三方互通付款平台，实现银行、学校以财政方面的互联互通。报销人在线填写付款信息时，平台与财务付款系统相互对接，最大程度上降低人工出错率，可实时查询金额和明细情况。

科学定位管理会计功能，完成财务工作的高效变革。经过职能转型，将以往财务管理中的事后记录转为事前控制，再将核算型财务管理模式转化成绩效预算型财务管理模式，充分发挥高校管理会计的职能。在日常财务管理工作中融入战略思维，合理应用平衡记分卡、波士顿矩阵等工具，发挥互联网的重要作用，将各部分数据全部集中在平台内，实现资源的优化配置。升级网上报销模式，发挥第三方平台的技术优势，将财务报销服务看成是一种资源，通过主动推动或自主查询的方法避免工作重复。做好线上平台报销宣传工作，利用校园网和公众号发布财经法律法规与财务报销工作需求，提升财务报销效率，让更多人参与其中，实现高校财务报销流程的优化再造。

（三）采用管理会计工具，完成报销流程再造

管理会计作为一门专业化较强的学科，在制定与执行组织战略的过程中发挥着至关重要的作用。有研究人员表示，管理会计与财务会计是目前企业会计的重要领域，作为会计的一项分支，管理会计服务于企业或行政事业单位的内部管理需求，利用信息融合财务与业务活动，实现业财结合，并在企业规划与决策中展开重要管理活动。报销流程的再造主要以财务报销业务为核心，对财务报销流程重新设计，使其更好地用于现代化财务报销管理模式。

制定相近的报销流程再造计划，实施“无现金报销”模式。为了让财务报销流程更加便捷化、信息化，可以与第三方软件公司合作，从系统设计阶段开始，加强软件企业、银行、学校之间的沟通，以此解决财务报销细节问题。网络预约报销模式要对科目做好全面梳理，预计财务报销流程中可能遇到的问题，结合实际情况提出解决措施。梳理财务报销规章制度，绘制财务报销流程图，明确各个流程节点的内容，科学确定岗位职责，为管理会计提供培训机会。依靠软件公司完成软件的转换，管理会计与软件方相互联系，协作完成软件转换工作，确定会计科目与项目余额，完成对外报账与财务处理工作。

（四）管理会计应具备互联网思维，提高学费收缴与日常报销效率

财务管理工作中，以传统现金缴费为基础，拓宽现存收缴方式，比如刷卡、网上自助缴费等，但收缴到的数据没有经过汇总，不同项目的缴费信息无法做出及时反馈和分类管理，信息不支持共享，影响财务报销工作的创新。要求学校管理会计强化自身互联网思维，依靠网上预约报销方式提高财务报销速度，解决“报账难”问题。与此同时，还应推进数据共享，使财务工作从以往的财务会计转为管理会计，高校财务工作更加侧重于对财务的记录和反映，管理会计的工作要点在于事前控制与预测分析，而学校财务信息存在局限性，各系统之间衔接不紧密。互联网时代下，学校已经逐步实现了信息的综合管理，支持互联网平台自主报销模式，这给管理会计的工作提供了便利。学校内的信息系统具有综合化特征，其中不仅有学籍管理和后勤管理，还包含了财务报销管理事项，推动管理会计的工作转型，实现各部分系统的高效配合与系统的顺利对接，有必要进一步加强学校管理会计职能上的转变和思维上的引导。

结语

总而言之，学校财务对外窗口作为重要的服务窗口，每日财务报销工作涉及的项目很多，报销凭证业务量大，每日报销人需要填写很多票据，无形中加大了财务管理人员的工作量。有必要实现管理会计工作的转变，优化财务报销流程，依靠互联网的技术优势，实现“无纸化”财务报销，解决信息不对称问题，提高财务报销效率。