网络时代财政局机关档案管理工作创新研究

张建虎 公主岭市财政局

一、引言

财政局机关档案管理是我国财政部门的一项重要工作，长期以来，由于对档案管理工作的关注不够以及工作方法的落后，直接导致了档案管理工作不能得到有效的提高。因此，本文从财政机关档案高效管理的角度出发，对如何有效地提升财政局的档案管理工作进行了论述。

二、网络时代财政局机关档案管理工作现状

（一）财政局机关档案管理信息化低下

财政局档案信息化建设以网络化为核心，但由于管理体制不同，管理工作相对分散，缺乏统一的管理机制，无法保证档案管理的时效性。由于管理体制、方法等原因，部门隶属不一，管理不统一，造成档案管理不成系统，各自为政。在这种管理模式下，财政局部分机关档案管理采用封闭式管理模式，无法实现资源共享，不利于档案管理网络化。同时，由于认识上的偏差，财政档案管理处于“无关性”边缘。一是管理者对财政局档案管理缺乏核心管理内容，档案管理缺乏动力机制。二是员工对财政局机关档案的认识和工作不到位，导致当前档案执行过程中缺乏前台控制的考虑，从而使档案管理意识整体上难以增强。

（二）财政局机关档案信息化建设方式单一

目前，财政局机关档案信息资源的网络化建设仍处于单一管理状态，其中利用大数据进行档案管理的频率相对较低，期间大部分财政局机关档案没有主题标引，进而使得财政局机关档案信息资源难以实现整合和资源共享，由此将使得财政局机关档案管理工作的人力物力出现浪费现象，同时也将影响财政局机关档案规范化、自动化、网络化的进程。随着现代信息技术的飞速发展，财政局档案工作更要做好与“互联网+”融合的工作，提高档案管理和利用效率。但是，目前我国有些档案管理未与现代科技接轨，许多财政局机关档案管理仍处于粗放式管理模式，使财政局机关档案管理工作的标准化程度难以提高。

（三）财政局机关档案管理人员信息化能力有待提升

财政局机关档案信息资源开发利用工作，需要具备专业知识和能力，具备良好的信息素养，但是通过对财政局机关档案管理部门工作人员的深入地分析可以发现，很多财政局机关档案管理工作人员的专业素质较差，更不用说工作能力了，也不能满足新时期开发利用财政局机关档案信息资源工作的具体要求。还有一部分财政局机关档案管理人员招聘条件一般较低，或者将其他部门的人员安排到财政局机关档案管理工作，甚至部门领导利用关系对财政局机关档案管理人员进行招聘。在此背景下，财政局档案管理工作往往质量不高，无法满足财政档案资源开发利用的实际需要。

三、网络时代财政局机关档案管理优化对策

（一）完善财政局机关档案信息资源库

财政局机关档案管理工作在计算机的帮助下，逐步向数字化方向发展，服务对象由内部向社会内部转变，目的在于实现档案的接收、传输和共享，形成一个统一的资源共享平台，在这个过程中，网络化和数字化建设是重中之重，财政局机关档案信息的传输、转化和共享必须以网络为载体，当前各大机关已经具备的网络条件，所以要完成进一步接口制作，在财政局机关档案管理网中融入资源库，从而实现信息的收集和传输。同时，建立健全财政局机关档案资源数据库，通过影印机、扫描仪等方式，实现财政局机关档案信息共享、传递，并以音频、图像等形式上传财政局机关档案信息，从而为提高财政局机关档案管理效率提供依据。一是要打破传统的思维模式，转变观念，适应社会的发展，加强电子财政局机关档案的推广，建立一套行之有效的电子财政局机关档案管理系统，规范它的形成、保管、使用，使之正规化、制度化，为信息化提供有力保障。其次，要利用电子档案扫描仪等技术设备，对财政局机关档案进行扫描，使部分纸质档案转变为电子档案。建立财政局档案信息管理系统，使档案管理人员能够对电子档案进行系统、全面的查询与利用，提高档案服务的功能与效率。

（二）构建“互联网+财政局机关档案”模式

随着信息化水平的不断提高，财政局档案管理信息化建设需要加强信息化技术的应用，在此期间，应加强信息化建设，加强档案管理，提高档案管理水平。在信息化背景下财政局机关档案信息服务体系建设中，需要深入开发财政局机关档案信息资源，进行对原有财政局机关档案信息服务的完善与创新，进一步提高财政局机关档案信息服务的效率与效果，使其能够为发展提供有力的财政局机关档案数据支撑。利用财政局机关档案管理人员收集各种科学信息，结合财政局机关档案跟踪服务信息，有效完善财政局机关档案信息资源，使管理人员能够通过服务平台及时获取全面性的原始财政局机关档案数据信息。

（三）提升档案管理人员信息化技术能力

财政局档案管理人员不仅要具备基本的职业素养和管理方法，还要熟悉计算机技术、多媒体技术和数据分析能力。因此，财政局档案部门可以规定财务管理人员定期组织学习、培训、二次教育，不断提高财务管理人员的专业素质和职业素养，从而培养出一批复合型、高素质的人才，从而提升财务管理工作的质量。另外，不仅要加强基层管理人员的业务培训，还要加强高层管理人员的培养，通过继续教育，优化管理方式与管理理念，定期组织讲座，指导管理人员实际操作，使所有人都能够成为财政局机关档案工作的管理者，从而提升管理队伍的综合素质与专业能力。此外，要加强财政局机关档案管理人员的档案保护意识，掌握财务档案保管和修复技巧，同时还要促使其熟练掌握计算机技术应用于财政局机关档案管理的能力。同时，引导财政局机关档案管理人员积极参加财政局机关档案专业培训学习，不断更新知识储备，成为复合型的财政局机关档案管理人才，使其满足现代财政局机关档案管理工作的需要。

四、网络时代财政局机关档案管理的保障措施

（一）打破陈旧观念，落实财政局机关档案安全管理工作

传统的纸质财政局档案和网络档案，各有利弊，网络存储虽然成本低、不易损坏、易于查找和转移，但信息泄露问题严重，受网络环境因素影响，信息安全性不高，因此，在财政局机关档案管理信息化过程中，应重视信息安全问题，做好安全防范工作，加强信息查询和管理的身份识别和权限制度，加强网络安全建设，提高财政局机关档案的安全系数。新时代要有新的思想，网络时代，财务管理部门应培养信息化、网络化思维模式，紧跟时代步伐，积极运用时代前沿的高新技术，将财政局机关档案管理工作信息化、网络化，积极引导财政局机关档案管理部门了解“互联网+”的时代发展脉络和理念，运用计算机网络技术、网络技术，以新思维构建创新型财政局机关档案管理制度与制度体系。借鉴其他财政局机关档案管理成功案例，引进相关档案管理技术，结合自身特点，创造适合自身发展的新模式，提高财政局档案管理效率。

（二）完善软硬件设备，提高财政局机关档案管理信息水平

建立健全财政档案管理系统，必须从两个方面着手。一是提高财政局信息化档案管理系统硬件条件，提高系统性能。在此期间，要加大对财政局档案管理的资金投入，配备数量充足、性能优良的计算机、通讯设备等基础设施。二是建立健全的软件系统，使财政局机关档案管理部门的各项工作得到合理的细化，对财政局机关档案整理进行科学的规划，统一进行财政局机关档案的分类和归藏，例如：财政局机关档案的存储方式、存储格式等都要有统一的标准，对财政局机关档案整理进行科学的规划，提高财政局机关档案的管理效率。三是要定期检查照片、录音、录像等，充分利用现代数字技术和互联网技术，增加省级财政局机关档案的存储载体，通过刻录光盘、网络虚拟硬盘等方式，对保存条件较差的省县财政局机关档案进行永久、长期保存，以确保档案内容的完整性。

（三）创新管理方法，建设数字系统

新时期财政局档案管理创新应着重研究信息化、数字化管理方式，加强财政局档案管理工作的信息化进程，增强财政局档案管理工作的有效性。首先，财政局机关档案管理部门要加大资金投入，在网上建立档案资源库，实现档案资源共享，利用互联网强大的信息储存功能妥善保管财政局机关档案信息，这样在借阅财政局机关档案时管理人员不用在大量的资源中寻找，只要在系统上输入关键词就可以搜索到完整的财政局机关档案信息。其次，信息化管理系统需要细化财政局机关档案分类，不仅要区分不同类型的财政局机关档案，还要细分行政人员、业务人员等，对同类单位员工划分在一起，这样更便于财政局机关档案管理。在信息化管理中，还要及时对财政局机关档案进行控制，检查各时期财政局机关档案是否保存完好、是否及时归档，反复检测是否能查阅到每位单位员工的财政局机关档案信息，避免在使用时出现问题。

五、结语

总而言之，随着信息化时代的到来，财政局档案管理模式发生了深刻的变革。运用新理念、新思维、新技术创新财政局档案管理模式，是顺应时代潮流、提高档案管理水平、稳定发展的坚实基础。把握时代发展机遇，不断完善和补充财政局机关档案管理模式，建立更加安全系数高、档案信息查阅更便捷的财政局机关档案管理模式。在当前计算机网络技术不断发展的背景下，传统纸质版的档案也逐渐转换为了电子档案，以此更好地提升信息搜集和整合的便利性和全面性，同时也能够更好地对其使用价值进行开发。