浅谈对数字化档案管理工作的思考

黄顺凯

(厦门市妇幼保健院,福建厦门 361003)

随着信息技术的不断快速发展,数字化技术已广泛应用于我们的生活中的各个领域,人们的工作方式都发生较大变化,工作效率得到显著提升。档案管理工作也无可避免地受到了影响,传统的档案都是以纸质记录为主体,数字化的应用使得档案管理的方式发生较大变化。在档案管理过程中通过数字化管理手段,有效提高了档案管理效率,有利于档案资源的科学利用,发挥了积极的社会职能作用。

1 数字化档案管理概述

数字化档案属于档案的一种类型,它是一种新型的档案管理类型,需要通过一定的操作手段才能真正发挥其效能,其具有的历史价值需要更多的实践体现出来。数字化档案管理具备一些传统档案管理没有的特性,使其更具有价值,所以作为档案管理人员要重视数字化档案管理工作,使得数字化档案价值得到充分体现[1]。另外,数字化档案是构建数字档案的基础内容,更是确保信息档案建设质量和水平的关键因素。当前,随着我国信息化进程不断加快,大数据、互联网等先进技术在档案管理过程中广泛应用,使档案管理部门打破传统思想观念的束缚,由传统人工管理逐渐转变为数字化管理模式,在提高档案管理质量和管理水平的同时,进一步降低档案信息数据的出错率,切实保障档案资料的准确性、真实性、价值性及连续性,从而更好地推动相关企业与单位可持续健康发展。

2 对档案数字化管理的意义

2.1 对保护档案原件具有积极作用

当纸质档案被数字化后,减少了纸质档案的使用率,对档案原件起到较好的保护作用。纸质档案随着时间的推移,字迹会变得模糊不清或者纸质损坏,数字化档案可以有效保证档案信息的完整性。数字化档案还可以利用现代技术对纸质档案图片进行修复,避免纸质档案因为时间久远而失真。

2.2 有利于优化档案管理

随着社会经济的发展,信息量呈几何形状增长,使得档案管理任务量变得越来越大,因此,档案数字化管理即保障了信息的收集,又加快了信息的传播,还能及时将档案进行归档保存,有效提升了档案归档效率,提高了档案管理的整体效率。

2.3 有效增大了档案的储存空间

传统的纸质档案在管理和储存都会占据大量的空间,通过档案管理数字化技术的应用,档案储存空间有大幅度提升,有效避免了纸质档案在储存过程中出现损坏的问题。

2.4 有效降低了档案管理成本

传统的纸质档案在管理过程中,档案的录入归档以及借阅都需要手工管理,工作效率比较低,管理起来比较棘手,所消耗的管理费用也比较高。随着信息技术的不断发展,数字化技术被逐渐应用到档案管理中,它极大提高了档案的利用率,档案管理者可以通过智能操作快速找到借阅者所需要的档案资料,档案的载体形式逐渐转变成储存硬盘等形式,极大降低了档案管理成本,积极地发挥社会作用,同时提高了档案管理的经济效益[2]。

2.5 有助于档案资料的共享

由于储存的载体和方式原因,传统档案资料只能独立存放。通过对档案资料进行数字化管理后,极大提升了档案管理工作效率,利用网络技术的优势,打破了空间限制的束缚,实现档案资料的共享,增强档案的社会价值。

3 数字化档案管理的特点

3.1 档案管理内容发生变化

与传统的档案管理相比,数字化档案管理下档案管理工作内容发生较大变化,传统的档案内容主要以纸质形式存在,图片资料多为照片,一些影音资料以胶片的形式存在。数字化档案管理内容多为数码形式,档案资料内容主要为音频和视频,利用很少的硬盘空间就可以完整的保存档案内容。即使是文字形式的档案资料也是以文档的格式存在电脑里,纸质形式的档案资料逐渐被数字化替代。

3.2 档案管理方法发生变化

随着社会经济的不断发展,档案管理内容发生较大变化,传统的档案管理方法已经不能满足社会发展需求。将纸质档案进行完整归档就算完成了档案管理工作。对档案进行数字化管理后,档案管理方法发生了较大变化,首先档案管理维护人员需要具有熟练的电脑操作技能,这些电脑技能还存在较大差异,比如档案的归档和调取,由于储存路径不同,一些音频和视频还需要配置相应的应用软件,这样对于不同工序的档案管理其方法也不尽相同。这些档案管理方法归根结底在于电脑及网络的熟练使用上。

3.3 档案管理目的更加多元化

传统的档案管理的作用在于为单位企业发展提供参考,为企业的未来发展提供有效规划方案,普通员工却不能享受这一档案服务待遇,主要原因在于档案缺乏共享性,并且档案调取流程繁多,这种档案管理方式发挥的效能有限。通过对档案进行数字化管理,就可以实现档案的异地调取,通过网络技术实现档案资料共享,为个人档案调用提供极大便利,档案管理的目的变得多样化,国家也可以通过网络技术对各企业单位的档案进行分析,为国家发展指明方向。

4 数字化档案管理过程中存在的问题

4.1 档案管理人员专业素质低下

对档案进行数字化管理首先要求档案管理人员专业素质过硬,可以处理一些常见的小问题,还能及时处理电脑的死机以及硬盘崩溃的状况,还能对一些机密文件进行加密技术操作,定期对档案文件进行高效整理。当前阶段一些档案管理者数字化的专业素质比较低下,很多档案管理者都是一些年龄较大的,习惯了传统档案的管理模式,对传统纸质档案的管理和归档工作比较熟练,但是对数字化档案管理一窍不通,还比较抵触数字化档案管理方式,还经常出现档案丢失现象,档案管理者思想仍停留在传统的管理模式上,对数字化档案管理以及发展造成不利影响。

4.2 档案数字化管理安全隐患较多

随着信息技术的不断发展,档案实现数字化管理是必然趋势。档案进行数字化管理带来诸多便利,但也使得档案管理工作面临较多的安全隐患。档案管理所使用的软件本身具有一定的缺陷,软件的安全性以及对病毒的识别能力还存在一定不足,因为软件自身问题所造成的档案丢失状况时有发生,档案管理人员在不能熟练的运营档案管理软件,档案的保密意识不强,对档案保管不利,将档案随意存放,比较容易造成档案信息的泄露。档案在传输的过程中还存在可能被盗取的风险。由于互联网自身的安全存在漏洞,再加上计算机局域网防护能力不足,档案在管理的过程中容易受到黑客的入侵或者遭受网络病毒恶意攻击,轻则档案丢失,重则档案系统瘫痪,对档案的保管十分不利,而且一旦档案丢失,极为容易泄露单位或者国家的秘密。

4.3 数字化档案管理过程比较繁琐,易出程序问题

档案工作需要经过多个工序才能完成,数字化档案管理是在电子信息平台基础上操作的,档案管理工作所有步骤都需要在一个平台上完成,如果档案格式较多,就需要对其进行二次处理,再次录入比较容易引起人为误差,不能保障档案的真实性。这就要求档案资料的格式和储存格式要保持一致,由于档案管理工作比较繁琐,不同工作人员对档案整理的次序不统一,比较容易造成同一档案被重复录入的现象,文档格式以及重复录入会造成档案管理软件的崩溃。

5 健全数字化档案管理的举措

5.1 提高档案管理人员的专业素质

首先是改变档案管理人员的传统理念,档案管理人员需要对数字化档案管理有个全新的认识,要认识到信息环境下只有不断创新才能生存,要严格要求自身,通过不断学习提高自己的数字化档案管理水平。可以对年龄较大的档案管理人员进行一定计算机技能培训,可以独立的利用计算机完成一些基本的档案管理工作。还可以引进专业的数字化档案管理人才,保障数字化档案管理工作可以顺利开展下去,根据档案管理软件特点对档案管理人员进行有针对性的培训,旨在帮助档案管理人员掌握基本的档案软件操作技能。与此同时,也要不断地提高档案管理人员的保密意识,确保秘密档案不泄露,保护好单位和国家的机密！档案管理要求不断优化数字档案管理结构,不断增强档案管理人员的职业技能,激发档案管理人员的工作热情,不断提高数字化档案管理的水平[3]。

5.2 健全档案安全维护体系

积极引用安全系数较的高电脑加密以及防护技术,完善计算机的安全防护系统,提高计算机的防护能力,加强学习各种与计算机相关的档案处理技术,不断提高档案的安全系数。有时候还要对档案实行异地备份制度目的保障档案的完整性。对于比较重要的电子档案,除了要同质备份还要异质备份,有必要的话还会转换为纸质档案,以便长久可读。各单位企业还需要拿出一部分备用资金,便于及时更新档案保密系统或者聘请计算机专家及时对档案安全系统进行检查和漏洞修补,如果条件允许,单位企业可以自主培养或者聘请计算机技术人才主要负责数字化档案管理的安全维护。作为数字化档案管理人员还要不断提高责任意识和档案安全维护意识,为保障档案的安全性发挥积极作用。

5.3 制定有效的数字化管理准则

由于公司性质不同,各单位所应用的档案管理系统存在一定差异,差异主要存在于档案管理结构设计和功能,这样档案信息实现共享就会受到较大限制,通用性也不高,对档案管理工作十分不利。为了进一步规范数字档案的管理,可以根据实际状况制定统一标准的档案管理规则。可以设计一个档案管理标准化工作操作程序,要求档案管理人员将每天的工作内容进行公示,最大限度保障档案管理软件的安全稳定运行。制定《档案管理准则》《档案保密制度》《档案的查阅利用制度》以及《档案管理人员岗位职责》等制度,有效保证数字化档案管理工作的有序开展。

5.4 构建完善管理制度

在数字化时代推动下,我国档案管理部门为有效提高管理工作质量与效率,就要根据社会实际发展要求,构建科学、合理的档案管理制度,并从实际出发对该制度进行不断优化和完善。建立健全相关管理制度主要包含档案收集、档案归档、档案保管等多个方面,并将该制度纳入管理人员成绩考核中去,通过不断增强管理人员工作责任意识以及对管理制度的执行能力,切实保障数字化档案可以按照相关规定流程,真正实现规范化管理目标。

6 结语

综上所述,对档案进行数字化管理不仅可以提高档案资源的利用率,还可以提高档案管理的整体水平。但在实际的数字化档案管理过程中还存在一定的缺陷,作为档案管理人员要不断加强自身专业技能的学习,不断提升数字化档案管理保密以及防范意识,以身作则,促进数字化档案管理工作可持续发展。