论ERP财务管理系统在企业中的应用

中国邮政集团有限公司聊城市分公司

引言

ERP 是指通过对企业内部的各项资源进行整合，将相关财务数据以及其他业务数据进行一站式、系统式、在线式管理的生产经营管理系统。ERP系统以信息技术为依托，强调对数据进行系统化的管理，进而更好地为企业员工以及决策人员提供全方位的信息支持。从技术层面看，该系统充分利用了现代互联网技术，并对企业内部的人力、物力以及财力进行充分规划、整合、统筹、开发与利用，减少了工作环节，全面提升了财务管理的效率，提升了企业创造效益的能力。同时，该系统对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。它的特点是集成性、先进性、统一性、完整性、开放性。

一、企业实施ERP财务管理系统的意义

通过ERP财务管理系统平台的建设可以实现两大目标，首先实现建立集中、统一的会计核算体系，进而更好地对企业下属核算单位财务进行统一、准确、规范管理。其次，加强集团对各单位的统一财务管控，减少财务风险，提升会计信息的质量与及时性，为管理层提供高质量的会计服务与决策支持信息。

二、ERP中的财务管理系统

（一）ERP系统构成

ERP系统包括供应链与物流、生产管理、销售管理、人力资源、财务管理等多个模块，能够优化企业整体管理、生产经营的流程，是企业管理过程中强有力的工具。该系统力求将企业业务、财务等紧密联系起来，实现业财融合的同时，对资源进行合理分配并利用。除此之外，作为ERP系统的核心，财务管理模块能够充分起到纽带作用，为相关业务工作提供依据和支撑。例如，企业生产经营过程中必须要面对的成本管理问题、应收账款问题，都可以通过财务管理模块加以解决，进而保证企业整体的生产经营与管理质量。

（二）财务管理模块的组成

现阶段，企业财务模块主要有应付模块、应收模块、报销报账系统、总账模块、管理会计系统、资产模块等，这些模块的应用增加了新的核算功能，同时要求财务人员在实际工作中应转变观念，充分利用ERP系统各模块的功能，提高财务管理水平，切实发挥ERP系统集成性、先进性、统一性等优势[1]。

三、财务管理模块在企业中的应用

（一）报销报账系统模块的应用

基于会计集中核算的需求，为实现业务流程标准化、业务处理集中化、业务管理专业化的目标，同时也为管理提供可量化绩效分析指标，企业建立起以报销报账系统、银企直联系统、影像系统为基础的集中核算平台。

（1）报销报账系统的建设目标。一是理顺各类报账业务，使流程处理标准化；二是规范各组织报账制度和审批结构，建立规范核算架构；三是提供财务核算、预算和管理会计维度的信息；四是提供对共享服务水平可量化信息。所有因业务或管理需要而发生的，需要在报账系统中发起的成本费用、资产购置以及付款等各类经济事项，均需要在报销报账系统中发起。

（2）报销报账系统实现的功能。①通过设置统一的费用政策和费用报销模板，实现集团内部对上线单位费用核算的统一规范。②通过系统自动检查预算和可用资金，加强预算和资金管理力度。③通过系统内置工作流，费用最终财务审核和支付统一到会计核算中心，提高资金的集中管控和使用的透明度。④通过在线填报费用报销单，集中执行审核、付款操作，提高工作效率。⑤通过在系统中建立统一的费用项和对应会计科目，规范了财务核算，通过自动派单制度，使成本费用核算工作实现了流水化作业，提高了信息处理的专业化水平，使财务信息反映更加真实、完整、准确和及时，为管理层提供更高质量的决策支持。⑥利用电子化手段，将纸质实物扫描成电子影像并存储；利用文字识别和条码识别技术，实现影像信息提取和索引建立；集中存储和管理，便于归档；提供电子影像访问，方便信息共享。

（3）报销报账系统对财务管理的管控作用

企业可以利用报销报账系统对会计核算和财务管理流程进行改善，规范各项合同、发票等附件信息；严格履行集中采购流程，合法开展各类项目集中采购工作，确保后续采购行为合规、运行管理规范；强化发票真伪查验及业务培训，提高虚假发票辨别能力，规避税务风险，切实提高防范意识；设立重点成本费用项目，强化监督检查，充分运用财务核算数据以及业务数据和资料进行效益分析评价；对成本按照权责发生制和收支配比性管控，提高报账均衡性和报账质量，通过严格审核降低财务风险。

（二）应收模块的应用

当系统运行至一定时期，所有系统完成集成，各模块和系统间形成闭环，这时候，在集成数据出现错误时，从账务上是不能单独进行调整的，就需要业务进行数据冲回后再次推送。这种业务驱动财务的模式，需要业务和财务紧密配合，必须确保业务前端录入的正确性，收入、欠费等数据对接到财务系统才能是正确的。在此基础上，企业可以充分利用应收模块的信息，及时督促欠费和应收款的回收工作，清理应付款项，加强资金流动性，提高使用效率[2]。

（三）总账模块的应用

总账模块是存储会计信息的中央信息库，所有外围业务系统的数据推送到总账，包括人力资源系统的薪酬；报销报账系统的成本、应付信息；应收应付系统和资产模块的往来款信息等。其他子模块内产生的财务业务活动都将最终以日记账的形式反映到总账模块中，在总账模块内也可手工录入日记账。作为财务管理系统的重要模块，总账记录了企业的财务活动，充分利用总账管理系统生成的财务报表和管理报表，对企业财务状况及损益情况进行及时的分析，可以为企业决策提供有力的支撑。

实际上，总账模块和其他子模块就相当于总账与分账之间的关系。一方面，总账模块主要是对企业整体的财务会计信息予以储存；另一方面，子模块则主要是对具体业务中的具体信息进行存储。例如企业中任何涉及财务会计的业务信息都会被录入到子模块中，并通过标准化的转化程序在子模块中进行财务信息转化，进而转化到总模块当中。此外，如果是对于未输入至任何子模块中的业务，如税金结转、工资费用等，财务会计人员则可以采用录入日记账的方式进行管理，并将其录入至总账模块[3]。

需要注意的是，财务会计人员在使用总账模块和其他子模块的过程中必须要坚持源头控制的标准，即对任何业务的更正都需要从源头开始，不能直接在总账模块中予以更正，确保财务会计工作的规范性。

（四）资金管理的应用

资金管理在ERP系统的应用主要体现在三个方面：一是采用报销报账系统的银企直连方式付款，通过定期向上级公司上报资金支付计划，资金支付组按照计划进行分配支付，对资金流量进行集中管理与控制，使之渗透到生产经营的各个环节，以防止支付危机的出现，资金的过程控制得到增强。二是对于资金中的未达账项，由于存在虚列成本费用的风险，影响应收应付等往来数据，也是资金管理的重点工作，每月要对未达账项及时调整，对银企余额调节表进行说明。三是在系统中审核个人大额交款，避免公款私存以及私设小金库等违反财经纪律的风险。

四、财务管理模块目前存在的问题

ERP不能解决企业管理的所有问题，ERP信息系统建设是一个复杂的系统工程，它也不会一蹴而就。ERP系统正在逐步改进的过程中，对于新启用的企业来说，是一个全新的管理系统，同时在应用中也存在一些问题，如ERP系统分多个功能模块，而原来企业使用的财务软件一般都是在一个系统里实现所有管理功能，比以往更加复杂，分的层级较多，查询数据经常需要提交请求比原来用时增长。对此项问题，系统不会因个别客户的需要改变操作习惯和界面效果，需要在使用习惯上向软件趋同，企业各层次使用人员应加强对ERP系统的学习，提高熟练程度和人员素质[4]。

结语

综上所述，通过有效的利用ERP财务管理系统，对企业的管理可以起到以下作用：一是能够优化业务基础管理工作，帮助企业更好地理顺和规范企业业务流程。尤其是各业务系统自动对接到财务系统，通过业务驱动财务的模式，实现业务处理的标准化和规范化。二是全面提升了企业运行效率，避免出现资源浪费现象。三是便于企业进行决策，使得决策者能够实时了解企业动态的经营数据，提升决策的可行性和科学性。四是提升了财务管理水平。ERP财务管理系统改善了企业内部的财务管理流程，提高资金使用效益和生产效率，规范财务核算，防范企业风险，从而提高了财务的管理水平。