事业单位档案管理部门内部控制优化研究

刘秀梅

摘要：本文旨在研究事业单位档案管理部门的内部控制体系，以提高档案管理部门内部管理的效率和公共服务水平。本文从就单位层面和业务层面两个方向，分析在内部控制过程中出现的问题，并进行优化研究，最后针对体系设计、内控环境、执行力度这三个方面，分别提出提高我国事业单位档案管理部门绩效考核下的内部控制水平的建议。

关键词：档案管理部门;内部控制;绩效考核

一、事业单位档案管理部门内部控制存在的问题

1.组织机构设置不完全

目前事业单位档案管理部门的管理层70%以上是行政出身，对内部控制、风险管理等方面的专业知识不甚了解，从而需要联合其他多个部门才能完成内部控制的相关工作，导致责任混淆不清，工作互相推诿，大大降低了内部控制体系的本应发挥的作用[1]。

2.信息交流不畅

在信息化的大背景下，我国事业单位档案管理工作已逐步实现“存量数字化、增量电子化”的战略，但是目前大部分的事业单位档案管理部门还比较落后，观念比较陈旧，并未意识到信息化带来的好处，还未引入先进的档案管理系统，无法进行信息综合处理和信息交流与传输，故档案管理人员无法综合考量档案管理工作各方面的信息[2]。且很多部门的电子信息并未实现实时抓取仍以人工采集的主要手段，这拉低了实时信息的交流互换整合程度，大大降低了档案管理人员的工作效率和对内部控制系统的把控程度。

3.预算把控不严格

近年来，大部分的档案管理部门管理层较为重视预算工作的管理与执行，但仍存在着管理不到位、预算审批不完善等问题，其较为严重的是对于预算重要性的认识并未深入，档案管理人员大都认为预算工作只与财务处、审计处、管理层有关，与自身联系较少甚至没有联系，于是在日常工作中并未严格遵守预算审批流程，导致在预算执行过程中出现许多需要额外审批的项目，导致预算计划被打乱，数据准确性下降，周而复始，使得预算控制无法实施。

二、事业单位档案管理部门内部控制优化研究

（一）事业单位档案管理部门单位层面内部控制优化

1.完善组织机构的架设

事业单位档案管理工作组织机构一般有两种，一种是垂直结构，单位分管档案管理工作的领导[3]，办公室分管档案管理工作的领导，综合档案室专职档案管理人员，各部门专职档案管理人员;第二种是职能型结构，设置专门的档案管理部门，部门内部有领导者和档案管理人员。

2.完善信息系统建设

无论是绩效考核还是内部控制都需要借助信息化手段来完成，构建一个完整有效、全面联通的信息系统能够为内部控制工作提供及时无延迟的信息，可大大提高档案管理工作日常管理的效率。事业单位档案管理部门应引入先进得档案管理系统，对纸质档案和电子档案进行电子化统一管理，在这样一个信息系统的辅助下，档案管理部门可实时监测档案收集、档案整理和档案借阅等一系列数据指标。

（二）事业单位档案管理部门业务层面内部控制优化

1.完善预算制度

档案管理部门可根据往年年度的预算执行状况与本年度的运营目标与计划进行预算工作，完整的预算流程大概包括预算编制、预算执行、预算调整、预算考评四大步骤，其中最为重要的是预算编制预算执行。预算编制在时间要求上要保持及时性、在内容要求上要保持完整性、准确性。预算执行状况应当作为档案管理部门绩效考核的一大组成部分，根据预算执行的特点设置预算执行原则与足够细化的考核指标，确切认真做好预算执行的责任与落实，并将考核结果反映在预算考评中，从而保证预算管理工作有效实施，预算目标高度实现。

2.构建完善的合同管理制度

事业单位应当制定完善的合同管理制度，从合同签訂到合同履行大致有合同策划、合同调查、合同谈判、合同拟定合同审核、合同签订六个步骤，每一步都应归档备份相应的文字记录，确保职责清晰明确。合同可由单位办公室设置合同归档部门集中管理，合同归档部门应当做好合同的保存工作并对合同的后续执行做好追踪工作，一旦合同出现问题或纠纷及时联系合同责任人共同处理，保证合同的正常履行。

三、提高事业单位档案管理部门内部控制水平的建议

（一）进一步优化内部控制体系的建议

1.动态调整指标

随着时代发展，事业单位档案管理部门的组织结构和面对的风险点必然会不断改变，这就要求内部控制体系中的各项指标及时根据环境需要及自身发展特点进行动态调整，各项指标需有效凸显档案管理部门所面临的风险点与管理重点、难点，从而适应档案管理部门在不同环境、不同政策、不同发展阶段的管理需求。

2.细化内部控制指标

在档案管理部门的实际运营过程中，业务繁多，流程众多，所以在内部控制实施的过程中要有针对性的进行进一步的专业化细化，尤其是对于重点业务和重点流程，要在结合不同事业单位现有的制度体系、业务流程、控制措施的基础上，进一步明确内部控制的具体内容，使得内部控制工作更具有针对性，得到的数据更加精准可靠，从而使内部控制体系得到进一步的优化。

（二）进一步改善内部控制环境的建议

1.提高工作人员对内部控制的认识

工作人员对内部控制体系的认识及重视程度直接关系到内部控制制度实施的有效性，如果只有管理层对内部控制重要性的一味强调，而基层工作人员却不了解什么是内部控制，更难以引起对内部控制的重视，所以管理层应带头并循序渐进的与基层一同通过讲座、论坛会、小组会议等方式学习内部控制知识，从而起到上行下效、建立起档案管理部门全体工作人员对于内部控制的重视，使得内部控制制度得到更好的实施与落实。

2.完善内部控制与档案管理信息系统

大数据时代，信息管理系统几乎承载单位所有的信息，做好信息系统的建设对于内部控制体系的建设与优化至关重要，因此档案管理部门应当将内部控制系统嵌入到信息系统中，从而使得信息能够得到实时更新，查询更加方便准确。与此同时档案管理人员要更加熟悉先进的档案管理系统，提高操作水平及工作效率，以此保证档案管理工作的无误与内部控制评价的透明度。

（三）进一步提高内部控制执行力度的建议

1.提高内部评价机制有效性

档案管理部门应当成立内部控评价小组，小组应定期对本部门内部控制的执行情况进行详尽的调查后根据内部控制评价体系与具体情况的对比分析，找出内部控制评价体系的缺陷，并提出相应的改革措施上报给单位的领导，领导同意后，下发到各职能部门，又各职能部门依照改进意见进行落实。在内部控制过程中应把责任明确、落实到个人，并将内部控制评价体系中的指标与绩效、薪资、晋升关联从而确保内部评价机制的有效性。

2.健全内部控制监督机制

档案管理部门应该健全内部控制监督机制。内部监督不能由内部控制牵头部门来承担，应指定内部审计部门作为内部控制监督的实施主体，要求档案管理部门强化内部审计的监督作用。外部监督是指与档案管理部门相独立的其他部门对档案管理部门内部控制的情况进行监督检查，单位领导应积极配合外部监督部门，优化内部控制体系的建设。外部监督机构应与事业单位联系，定期或不定期对档案管理部门内部控制情况进行检查，如发现问题需要及时反馈给事业单位相关部门，提出整改意见，并由专人负责后期跟踪，督促档案管理部门整改。

参考文献：

[1]窦春晖.行政事业单位公共基础设施资产管理风险探析[J].西部财会，2021（08）：7-9.

[2]刘瑞乾.行政事业单位内部控制“风险点”及防范[J].交通财会，2021（06）：62-66.

[3]李振国.推进事业单位档案管理工作规范化、标准化的策略研究[J].办公室业务，2020（17）：92-93.