信息技术在档案管理中的应用探索

王秀娟

摘要：信息技术的有效应用可以使档案管理工作获得高水平支持。本文首先对当前档案管理工作存在的主要问题进行了总结，并结合信息技术创新发展的背景条件，从技术性工作的角度出发，制定了档案管理工作的改进策略。

关键词：信息技术;档案管理;应用策略

1档案管理信息化科学发展的意义

1.1能进一步提高档案管理工作的效率

虽然在档案管理信息化发展的今天，原有档案管理工作的效率已經在信息化技术的加持下得到很大程度的优化，但如果档案管理信息化发展止步于此，那么这一工作终将无法契合未来社会发展的要求。基于此，科学发展档案管理信息化的意义也就彰显出来，各类型科学发展举措的应用不仅能将更多新颖的信息技术、智能技术应用到档案管理工作中来，也能在一定程度上转化为档案管理工作人员的思维，从而实现在根源上优化档案管理工作效率的目的，为后续档案资源的使用、共享奠定基础。

1.2能为社会资源共享打下坚实的基础

档案作为助推社会、经济发展的强有力资源，档案数据共享也是未来档案管理工作发展的必然趋势。基于这一趋势，如果现阶段档案管理者能够推动这一工作信息化的科学发展，那么企事业单位的档案管理工作也势必能更好地满足未来社会对档案管理工作的要求，从而为社会资源共享打下坚实的基础。

2档案信息化建设主要问题

2.1缺少有效档案管理工作机制

档案管理需要部门的配合，形成完善的档案管理工作体系，实现档案数据信息的广泛共享。但是，纸质档案管理工作机制影响力较大，档案管理方式转型速度慢，档案信息化建设中还存在各部门配合不足的问题。例如，一些重要的工作信息往往仍以纸质档案的方式进行传递，数字档案运用不充分;基层部门档案人员的信息化工作能力弱，不能运用互联网收集档案信息，档案传递的速度慢，档案制约、管理与数据提取能力有限，制约了档案信息化的实用价值。目前，地方档案馆、各级单位，党政机关参与档案信息化服务工作的主动性低，档案管理协调机制还不健全，数据信息共享的渠道方式单一，基层单位信息传递滞后，这在很大程度上影响了档案管理的深度实施。档案管理信息化还缺乏明确的责任分工，各部门的职责权限界定不清晰，档案流转的程序较为复杂，这在很大程度上影响了档案信息化建设的效率。

2.2现有软硬件条件还有待提高

档案管理需要强有力的软硬件条件支持，强调在充分的信息设备支持下提高档案管理工作的效率。首先，现有用于档案管理的硬件条件不足，一些基层部门的信息技术设备有限，不仅缺少必要的扫描设备，还缺乏用于档案管理系统操作的专门计算机，使年代久远、文字模糊、易于破损的纸质档案一时无法实现电子化，更没能达到纸质档案数据信息化的程度。其次，基层部门使用的档案管理软件与上级部门档案管理系统的兼容性低，基层档案管理的随意性相对较大，由于缺少统一的档案管理制度、标准与精细化的操作方法，严重制约了档案精细化建设的效率。当前还要加强专业技术设备的支持，着力解决软硬件方面的限制，依托先进的技术设备满足纸质档案信息化需要，这样才能提高信息化档案建设质量。

3信息技术在档案管理中的有效应用方法

3.1创建专门管理档案的信息系统

在企业单位中，档案的管理与一般定义的信息管理是有很大不同的，传统的信息管理系统一般都应用于储存一些基础的工作信息，是不足以满足储存一些重要的、专业的档案信息，因为这些档案信息都需要整理、分类、开发或者长期使用的，那么就需要一个强大的、细致的信息管理系统来进行支撑。如果想要在档案信息管理上充分地体现信息技术的价值，使信息化管理方法可以实际应用于各企业单位上，就要从实际上确保档案整理的效率以及质量，需建立一个档案信息管理系统。要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点：一是要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，单位要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。二是要注重在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。三是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做好系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。

3.2提高档案数据检索工作质量

档案数据检索工作在开展的过程中，必须加强对信息技术普及规律的重视，并将各类主题词及相应的检索内容加以总结，使档案信息利用需求可以得到优化，有效提升档案检索工作效率。要加强对可视化分析技术的重视和应用，尤其要对图表形式的信息进行重点研究，使数据检索精准度得到提高。档案数据检索工作还需要对特殊信息进行集中处置，尤其要对数据分析模型进行灵活使用，为档案信息利用效率的优化提供精准支持。

3.3提高信息化档案服务水平

档案管理人员在探索档案服务新方式的过程中，要加强对档案信息服务条件的重视和考察，并对数据挖掘技术进行合理使用，保证符合档案信息全文检索需求的举措得到相应优化，为信息集成技术充分发挥应用价值提供帮助。要加强对档案信息检索能力构成情况的关注，并对信息检索速度的影响因素进行深入研究，使档案服务功能的建设可以在提升信息查阅精准性方面取得进展。档案管理人员需要根据信息系统当前的运行规律，对档案进行的收集整编方法做出调整，合理设置档案调取权限，并对档案统计报表等基础性功能加以完善，确保数据的维护及备份功能得到强化。要根据档案管理信息系统开发的基本规律，对档案管理信息化需求进行全方位考察研究，尤其要对网上档案信息浏览平台进行高水平构建，并保证相应的网页检索功能得到强化，为信息化档案服务体系的完善提供帮助。

3.4建立专业档案信息管理团队

档案管理是一项长期工作，而且有着极强的专业性，管好档案必须在信息化档案技术的背景下建立一支专业的档案管理工作队伍。第一，档案科学化管理不仅需要设备支持，更需要专业技术人员，以及保持技术人员踏实肯干的工作态度和精熟的业务能力。加强对档案管理人员的业务培训，促进档案管理人员了解档案信息化的重要价值，鼓励档案管理人员学习开展信息化档案管理的有效方法，要求档案管理人员熟悉纸质档案，掌握纸质档案向信息化档案管理的方法，了解纸质档案归档、信息提取、档案校对的新方式。第二，大力引进一批专业的档案信息技术人才，围绕着档案管理事业的长远发展需要，配置档案收集、整理和编研技术人员，注重上级档案管理机构专业技术人员深入基层开展指导工作，普及档案信息技术，解决档案管理的具体问题。第三，加强档案管理人员的考评工作，出台档案管理人员的考评办法，在加强绩效考评的基础上进行激励，出台促进档案管理人员发展的强有力措施。

结论

综上所述，在时代发展的今天，推动现代企事业单位革新原有的档案管理工作已经成为提高企事业单位竞争力的关键。信息技术的创新发展可以使档案管理工作得到全面优化，对提升档案管理工作综合质量，具有十分重要的意义。

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