高校团档案管理信息化刍议

于翠媛

摘要：高校团档案在高校的人才培养和科学研究等领域发挥着基础性的重要作用，是高校建设工作的重要组成部分。当代社会进入了信息化时代，高校团档案管理也由于计算机和信息技术的快速普及应用发生了深刻的变化，由过去传统的手工管理阶段逐步向档案信息化管理迈进。本文主要介绍信息技术下高校团档案管理工作的意义、存在的问题及应对措施。

关键词：信息技术;档案信息化;团档案管理;高校

一、档案信息化的概念

传统档案管理侧重点在于保管档案实体，随着信息技术不断发展，这种模式无法满足社会去求，取而代之的是面向档案实体的信息化为重点的管理模式。这种转变即档案信息化。实质就是以计算机网络为依托，以信息技术的普及运用为主导，在档案信息标准、规则、政策的强有力保障下，致力于建设档案信息资源的综合体系。这种模式极大地方便档案管理的各项工作，为档案管理最终实现资源共享提供了可能的机会。

二、高校团档案管理信息化的意义

高校团档案管理中运用信息化技術，从档案的管理人员、使用人员及面向的职能部门，效率都能明显提高。

首先，对高校团档案利用方式的意义。传统档案管理模式下，使用者要检索、传播档案很难实现，而运用数字化、信息化之后，使用者可不受限制地随时随地按照自己的需求利用档案。档案职能部门的工作重点也由保管、利用转向信息收集、处理以及服务。科学配置及优化管理档案信息资源，学校和社会都得到了便捷服务。

其次，对高校团档案业务工作的意义。传统方式下管理档案，无论收集、整理还是存储、检索，都需要管理人员手工操作，浪费人力物力，而且效率低下、工作繁重。信息化技术运用之后，档案管理的自动性、实时性、高效性不断提高。具体表现为：

再次，对高校团档案管理职能部门的意义。档案管理运用信息化手段后，档案管理工作人员从目录的打字员和档案的保管员的繁重工作中解放出来，可以将更多精力投身于档案的收集和编研工作之中，使得档案工作上升一个高度。同时，高校所有的团档案信息，如果学校或社会需要时，可以在相关权限范围内在网上轻松查询，此时，档案管理的工作职能不仅局限为查找信息的咨询员、档案信息的保管员，而成为档案信息服务的导航员，帮助读者完成查询、检索、信息加工，实现信息全过程服务、管理。

三、高校团档案管理信息化存在的问题

在档案管理具体实施过程中，新型的信息化档案管理模式仍然具有很多局限性。

（一）缺少完成的管理机制

目前针对高校团档案管理工作方面，出台的法律法规很少，管理上缺少制度依据。大大限制了团档案管理水平，特别是信息化管理水平的发展和提升。教育部及高校针对高校团档案均没有出台操控性强、切实可行的制度标准。造成高校学生档案管理人员的工作无据可依、职责不清，更谈不上运用信息化手段实施操作。

（二）现代的高校团档案管理具有较强的依赖性

网络档案和电子档案等新型的档案形式，随之计算机信息技术及网络技术的不断发展而涌现出来。然而这种档案类型和档案管理对技术的依赖性较强，不具有直接阅读的特点，信息识别必须借助于先进的办公设备以及现代化技术。除此以外，对档案管理人员的业务水平和信息化水平也提出了更高的要求。

（三）现代的高校团档案管理所要求的载体寿命短并且不稳定

由于计算机网络对外界环境的要求高，因而信息载体比较脆弱，而且随着信息技术的发展，各种负面效应使得载体不太稳定，因而给管理带来了很多负面影响，从而也就产生了不利于管理的一面。

四、加强高校团档案管理信息化的几点对策

我国高校团档案管理工作的宗旨是服务于学校的精神文明建设和改革、发展。要真正实现这一点，具体实施中可参照以下原则：

（一）高校信息化建设团档案的基础

高校信息化建设团档案的基础是文档一体化。这需要将信息化团档案信息与办公自动化工作结合在一起，融入办公自动化系统中同步开展工作。另外，档案各级管理人员应该积极参与文档一体化档案信息化建设工作，结合实际工作在文档归档及档案管理中提出问题，不断完善。

（二）纸质文档过渡到电子文档的过程

将纸质文档过渡到电子文档的过程中，应该遵循归档双轨制的原则。纸质文档虽然逐渐被取代，但其法律效用相比较电子文档来说，要有明显的地位和优势。加之纸质档案所具有的信息和载体难以分离，难以弄虚作假;纸质档案难以复制、删除和修改，原貌不易遭受破坏，真实性程度能得到保障等优势。据专家预计，在纸质文档到电子文档过渡的过程中，将会有很长一段时间，两者将会并存。

（三）高校团档案信息化建设的推进

在高校团档案信息化建设的推进过程中，网络安全是保障前提。具体体现在：

首先面对机密档案信息时，要实施身份验证、访问权限等措施;其次应采取多种手段保障计算机系统的安全运行;再者，还应采取措施确保公共设施的安全管理。

五、结语

高校团档案是学校档案的重要组成部分，管理工作既复杂又繁重，不可能一步到位，要求在工作中应力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。只有这样才能保障高校团档案工作顺利有效的开展，才能为高校的发展做好后勤保障。

参考文献：

[1]杨舒然.高校人事档案管理信息化建设的价值[J].办公室业务，2020（09） ：88.

[2]吴艳.高校档案管理信息化研究[J].信息记录材料，2021（06） ：223.