新专业建设下附属医院教学档案规范化管理的探讨

尹园 何侠 胡梦雨 狄新怡 王婷婷

（江苏省肿瘤医院南京医科大学附属肿瘤医院，江苏南京 210009）

随着社会主义市场经济体制不断深化，人们对健康的需求日益提高，医疗卫生人力资源相对不足的问题逐步凸显，对医学人才的需求越来越大，医学人才的培养和储备成为我国卫生事业的重要工作。在此局面下，我国医疗卫生教育事业得到飞速发展，并推动国家医学教育改革不断深入，大批集医疗、科研、教学为一体的三级医院，成为各医学院校的教学医院，承担了大量的临床教学任务，是高等医学院校实施临床教学的基地，也是实践专业医疗知识和培养医学生临床能力的基地。为医疗领域输送了大批高素质的医学和科研人才。

临床教学作为医学教育中一种重要的教学方式，在教学过程中，会产生大量的文字、图片、影像视频等资料，这些资料都是及其珍贵并且有着重要意义。为教学规划和教学管理提供决策依据、为教学检查和教学研究提供数据支持，对临床医学教学影响深远，这也是教学档案管理最核心的价值所在。因此，推进和完善临床教学档案规范化建设，对教学医院整体工作及持续发展起到至关重要的作用。

江苏省肿瘤医院作为南京医科大学附属医院，国家住院医师规范化培训基地，不但肩负医疗职责，还承担着医学本科生、研究生、住院医师和进修生等培养任务，同时也是多家医学院校实习生的临床实习点。2019年，成立南京医科大学临床肿瘤学院，2020年，南京医科大学五年制“放射医学”专业获得教育部批准设立，并成立放射医学系，依托我院进行放射医学专业理论和临床实践教学。医院贯彻落实《南京医科大学本科教育教学振兴计划》，深入学习“十强化、十提升”，紧紧围绕发展教育教学和提升人才培养质量开展工作，立足专业知识教学、突出人文教育理念、重视师资力量培养、完善教学学业评价方案，建设具有放射医学本科教育特色的高水平医学人才培养体系，以实现“四个回归”和立德树人的根本目标。

1 教学医院与教学档案

1.1 教学医院的职能

教学医院承担着高校的医学专业课程、临床带教及医学研究等教研任务，在教学过程中形成的理论与实践结合的验证、教学新思想和方法、教学管理经验、教学研究和教学改革等记录，是体现医院教学职能的必要资料，是医院教学活动和教学管理工作经验和成效的证明，是全面解读临床教学和教学管理工作发展历程及教学成果的重要载体。加强教育教学工作，提高教学质量和教学档案意识，以教学进步推动医疗质量的提高，强化科研能力，优化学科结构，提升人才储备数量和质量，可促进医院核心竞争力良性发展。

1.2 临床教学档案的作用

教学档案是指医院从事教学相关工作人员在教学研究和教学实践中形成的具有参考意义的教学资料，记录了医院将医学生培养成长为合格医生过程的关键内容。完善规范的教学档案也是医院教学工作的真实记录与成果展示，是医院教学职能的有形体现，为总结教学经验、优化教学管理体系及推进教学改革提供决策依据。

2 我院教学档案资料管理的现状

2.1 管理制度缺失

医院自2011年成为附属医院，时间短，教学任务少，相对重医疗科研而轻教学，教学档案资料少，管理也未得到重视，医院的综合档案室主要负责医院文书、科技、会计、音像等档案，人事部门负责人事档案，病历档案则由病案室专门管理，无专门的教学档案管理机构及教学档案管理人员，也没有完整的教学档案管理制度。因此在临床教学工作中产生的教学资料不能及时收集完整，归档内容也不明确。

2.2 档案管理人员不稳定

临床教学过程中，教学资料的收集与管理基本是由教学管理人员和临床带教老师或教学秘书兼任，而临床带教老师和教学秘书，他们多为轮流担任，变动性大，一人身兼多职，疲于应付各种繁杂的医疗、科研和教学日常事务，并且不具备专业的档案学知识，重教学活动的落实而忽略资料积累，其收集资料的意识、资料整理的规范性和完整性有所欠缺，档案质量不高。

2.3 收集内容不明确，收集不及时

临床教学老师和学生间的教学活动是临床教学档案资料的主要来源，但由于临床教师同时还肩负着繁重的医疗和科研任务，医学生又因为医学课程科目多、体量大，同时还有临床实践任务和科研基础学习，所以老师和学生个人撰写的档案材料通常只有单份，并且基本保存在教师和学生个人手中，在没有收集之前极易造成档案缺失。另外，担任临床教学的老师大多是从临床医疗一线临时脱产进行教学，在院学生也是会在不同轮科间轮转，导致了他们流动较为频繁，资料收集不及时，而造成原始材料的流失和各时期教学档案不完整、不连贯。

2.4 院校缺乏沟通

学校的档案管理有统一的规范和要求，但对附属医院的教学资料管理缺乏深入宣传和指导，更没有对医院教学档案的形成过程和连续管理进行有效监督。医院往往也是在中期检查前突击整理备查资料，很多原始材料难以收集齐全，缺乏过程积累，其真实性、完整性、系统性都有所欠缺，凭证作用也会受到质疑。

2.5 教学档案数字化建设有待进一步提高

随着网络和信息技术的飞速发展，网络办公系统的广泛应用，大部分职能部门的文件档案数字化工作得以落实，但教学档案导致由于原始材料占比大、收集时效性要求高等问题，在数字化过程中存在工作量大、任务重、缺乏规范的操作流程等现实情况，导致教学档案的数字化程度不甚理想。

3 教学档案规范化建立的对策

3.1 建立教学档案管理制度，增加教学档案管理意识

提高各级人员增加教学档案收集和管理的责任感。建立一套高效的教学档案管理运行机制，明确各环节中教研室、教学管理部门和档案管理部门的职责，规范档案收集流程、方法和内容，完善医院教学档案的真实性、完整性和连贯性，充分认识到真实、规范、完整的教学档案是教学医院教学管理水平和教学质量提高、教学改革开展和稳步推进的必要条件。

3.2 加强管理人员档案知识的培训，提高管理人员的水平

档案管理是一项专业性和时效性较高的工作，管理人员必须具备良好的职业素质、道德品质、责任意识以及扎实的档案管理知识。目前医院教学档案收集人员大多为临床带教老师和教学管理人员，均为兼职，缺乏档案管理专业知识。因此需要充分使用各类渠道来提高这些人员的档案管理专业知识、现代档案管理数字信息技术、档案管理新理论新方法等，满足教学档案管理的基本需求。

3.3 奖惩结合，实施合理的激励机制，保证教学资料收集的完整性

明确教学档案管理要求，制定统一规范的教学档案管理流程，将各教研室将教学档案的收集、归纳、整理工作纳入教学管理的职责。落实教学业绩考核与职称晋升相挂钩的政策，增强临床教师、教学秘书、教学主任等人员的责任心，在平常的教学活动过程中，主动将教学资料向教学管理部门存档，保证教学档案的规范和完整。而对于未能按照规范执行的人员，在进行批评教育的同时，按照相关规定进行处理，通过惩罚的形式促使其改善习惯。

3.4 加强院校联系与沟通

开展对教学医院教学档案的监督、检查及指导是高等医学院校的必要工作，也是医院与学校联系和交流的重要渠道，能够推动医院教学档案工作健康稳定的发展，为持续改进和提升教学质量奠定扎实基础。高等医学院校可以定期牵头组织各教学医院间的教学档案管理会议或论坛，为各教学医院建立可以相互学习相互沟通的平台，它山之石可以攻玉，不断改进和完善教学档案的管理。

4 创新临床教学档案服务理念

教学资料管理的最终目的是为医院医疗、科研等提供服务，要提高教学档案资料管理的成效，首先要转变意识，扩大对档案管理宣传的范围和力度，提高对档案管理重要性的认知。第二是搭建档案信息互动平台，为资源共享提供可能。信息共享是实现信息价值最大化的重要途径，利用信息化的手段，实现网上资源查询、利用，以便于更加快捷、更广范围的实现信息共享。第三要做好人性化服务，提高教学档案管理的人文属性，管理部门要深入了解医院教学发展的需求，针对性汇编一些具有实用性、时效性、启发性的教学成果，解决临床教师和管理人员在实际工作中的问题。

综上所述，建立规范的教学档案资料管理体系是医院提高教学质量和教学管理水平、提升教学管理职能的重要途径，教学资料的完整与规范也是医院管理水平和历史底蕴的体现。目前我院教学档案管理还存在一些问题，医院在临床肿瘤学院建设阶段，放射医学办学初始之际，要以此为契机，将教学档案的建设作为医院管理现阶段的重点工作来抓，实现规范完善的教学档案，为提高医院临床教学质量、教学评价、专业评估以及建设一流专业提供坚实保障，也全面展现出医院临床教学工作的开展历史及教学成果。