新时期高校档案管理工作思考

■黄 林/吉首大学师范学院

在高校发展及运作的过程中会生成大量具有较高价值的档案资料，尤其是在新时期下高校档案资料复杂程度不断提高，针对此种情况需要对高校档案管理体系进行完善来提高管理工作的执行效果。目前高校档案管理在现代化技术的支持下其信息化、数据化的水平不断提升，这也体现出了新时期高校档案管理工作的改革，为此需要充分的了解新时期高校档案管理工作的发展需求来对其管理体系进行全面的创新，进而使档案管理工作更好地适应新时期对其所提出的要求。

一、新时期高校档案管理工作的转变分析

(一)档案管理工作理念的转变

在新时期的背景下高校档案管理工作的职能不断增多，以往在档案管理中主要是对档案的保管，而现今则要求在档案管理中对档案资源进行合理的开发及利用，从而使档案管理工作的价值得到进一步的提高。尤其是在目前高校档案管理信息化建设的进程中，传统以保管为基础的档案管理理念无法充分的发挥出信息化管理所具备的功能。针对此种情况需要打破以往单一化、固定化的档案管理工作模式，利用创新的档案管理工作理念来推动其向着科学化、系统化、信息化的方向发展。

(二)档案管理工作形式的转变

在以往纸质档案管理中需要有特定的档案资料保管空间及适宜的保管环境，还需定期的对档案库进行整理，在此过程中需要有大量的人力、物力支出。而目前多数高校通过档案管理信息化建设有效的对传统纸质档案管理的不足进行了改进，通过信息技术对档案资料进行录入能够提高其管理工作的开展效率，并且在信息管理系统的应用下可以对数据库内的档案资料进行自动的分类、归档，并生成目录，因此可以减少档案管理中的人工失误问题。信息化、数字化水平的提高在极大程度上实现了档案管理工作形式的突破，其符合新时期下对高校发展所提出的要求。

二、新时期创新高校档案管理工作的重要性分析

(一)提高档案管理效率

高校在运作及发展的过程中会产生大量的信息资源，这也使得在档案管理工作中需要面对大量繁杂的档案资料，复杂性、专业性的档案资料在一定程度上增加了档案管理工作的难度。针对此种情况则需要通过现代化技术的应用来对档案资料进行高效处理，从而使高校档案资料的收集、筛查、识别、存储、处理等过程能够规范化、程序化的实行，这样可以突破传统档案管理工作体系所存有的局限性。在新时期对档案工作效率及质量有着更高的标准要求，因此在实际中需要推动档案管理工作的信息化建设进程，以此来更为全面的对档案资料进行整合，进而使档案管理工作的开展能够达到预期的执行目标。

(二)为档案提供安全保障

在新时期下高校档案管理工作多数都通过计算机来进行处理，尤其是在信息化管理的推行下其多数档案管理环节都能通过信息管理系统的应用来执行，这也突破了传统档案管理工作形式的限制，纸质档案经过电子化处理可以减少对保管条件及存储环境的要求，防止档案因保管不当而出现破损、丢失等问题，并且在档案信息化管理中还能够有效的丰富档案资源形式，如影音、图片等在计算机系统及数据库技术的应用下的可以得到良好的存储，并利用信息技术对档案信息数据进行筛查，从而更为高效的提取具有价值的档案资源，这样能够有效的降低外部环境对档案管理工作所产生的影响。同时还可以采用纸质档案与电子档案并行的管理工作方式，其能够进一步的保证档案资料的完整性、安全性。

(三)减少管理成本支出

采用信息技术能够有效的减少在管理过程中人力、物力的支出，其主要是由于档案管理信息化模式在实际中对人力、设施、工具、空间等的要求较少，因此能够降低在档案管理工作中的成本支出。并且在高校档案管理工作的发展过程中其逐步向着自动化、智能化的方向发展，而此种新的发展形势在一定程度上对档案管理工作流程进行了优化，进一步的减少档案管理工作量，此种特征在提高档案管理效果的同时也使管理成本得到缩减，符合现今高校档案管理工作的发展趋势及发展需求。

(四)提高档案资源利用率

高校档案资源中记录了师生资料、科研成果、教学档案、文件报告等，这也决定了高校许多档案资源都具有较高的利用价值。但是在以往纸质档案存储模式为主的条件下，档案的调取及查阅都具有一定的难度，这也影响了对档案资源的利用率。而目前在档案管理工作创新的形势下，采用的信息化管理能够将档案信息进行电子化、数据化处理，高校各类档案信息通常利用信息管理系统进行统一管理，在档案资源的使用中可以直接从数据库内进行资料的调阅、查询及使用，这在极大程度上提高了高校档案资源的流动性、交互性、共享性，使档案资源在开发及利用的过程中其价值得到充分的体现。

三、新时期高校档案管理工作的开展措施分析

(一)构建档案管理制度

在新时期，高校档案管理工作的有效落实必须有切实可行的制度保障，而且要对传统的档案管理制度进行革新，可以结合档案管理工作实际情况以及未来发展方向做好充分考虑，从而制定出科学的档案管理制度，用制度去规范档案管理工作流程以及档案管理人员的岗位职责。同时，高校档案管理制度建设还需要依据国家相关法律法规，确保档案管理制度的规范性与指导性，也能通过制度规范提升档案管理水平。举例来说，教学档案是高校档案管理中的组成部分，对教学工作指导起到重要意义，档案管理人员可以采取分级管理的方式。

(二)重视档案管理人员专业素质建设

高校档案管理工作中，档案人员的专业素质与能力直接影响到档案管理工作质量，所以在新时期高校领导必须重视提升档案管理人员专业素质与能力，或者可以制定人才引进机制，聘请专业的档案管理人才，促进档案管理工作现代化发展。

在人才培养方面，高校可以定期组织档案管理人员进行专业知识与信息技术等的学习；通过继续教育的方式对档案管理人员进行专业教育，深入学习理论，转变档案管理理念；为档案管理人员提供交流学习的机会，不仅仅是校内档案管理人员之间的交流，还可以与其他院校进行合作，共同学习和研究科学的档案管理方法与手段，提升档案管理水平。

(三)合理利用高校档案资源

高校必须重视做好档案管理工作，优化管理模式与方法，可以将档案资源用于学生素质考核、学校实力鉴定以及师资力量的证明等，通过构建档案信息知识共享平台可以实现以上功能，也能发挥档案资源的价值，为使用者提供有效的档案信息，切实提高高校档案服务水平。同时这种传播方式对促进高校发展、提高高校知名度起到重要意义。另外，在高校档案资源中也包括高校发展历史和文化等档案，可以利用档案资源加快校园文化建设，将校园文化与精神发扬光大。另外，高校还可以编写校史、建设校史馆等，将档案资源面向全体师生开放，让师生自由参观和了解高校历史和文化。在有条件的学校，高校可以鼓励学生通过摄影的方式将校园文化传播出去，也有助于高校建设良好的校园文化，为学生提供一个优质的学习氛围，在潜移默化中提升学生的文化修养。

(四)提高档案管理信息化水平

首先，加强对数据技术的应用，在高校档案管理工作中可以根据其管理实际情况来对数据技术进行深化应用，这样能够快速、高效的对档案数据信息进行收集、分析、处理，从而对高校档案数据库进行补充及丰富，并且利用数据技术可以加强对档案信息数据的识别，以此来对重复、无价值的档案信息进行清理，保证档案编制工作可以高效的执行。其次，加强对档案信息的共享，在档案管理信息化中提高信息共享程度主要是为了实现对档案资源的高效利用，因此需要根据高校现有的档案信息管理系统来加强数据共享技术的应用，并且在档案管理中可以采用云储存技术建立起相应的共享机制，并明确档案资源在实际中的使用权限，在保证档案利用率的同时避免损害高校的自身利益。最后，完善档案信息管理系统功能，根据高校档案管理中信息管理系统的应用情况来进行管理功能的开发，若高校具备相应的条件可通过自主研发管理系统来保证其应用效果，使当管理的信息化水平得到进一步的提高。

四、结语

在新时期高校发展的过程中其档案管理工作的模式、结构、内容也在不断改变，同时对档案管理重要性的认识也在不断加深，为此在高校档案管理工作中需要对传统的档案管理理念、管理方法、管理技术等进行创新，从而改进以往档案管理工作中存有的不足，达到对管理工作执行效力进行有效加强的目的，这样也可以使档案管理工作更好的适应高校的发展形势。为此在实际中需要以新时期下高校档案管理工作的发展要求为基础来进行分析，利用信息技术、网络技术等来对现有的档案管理体系进行革新，使档案管理工作可以体现出科学化、信息化的特征。