机关专题档案工作刍议

□ 中国民用航空局 马 达/文

随着我国经济社会的快速发展、国家实力的日渐增强，国家层面以及各个行业、各个部门经常会举办重要的国内外活动、开展影响重大的专项工作，也会参与重大突发事件的处置工作。如2020年初，新冠肺炎疫情突如其来，全国开始了抗击疫情的战斗，中国民航处于疫情防控总体战、阻击战的前沿，是全国抗疫的重要战场；2022年，第24届冬奥会即将举办，为了提供优质的交通运输服务，中国民航从2019年即开始了准备工作……那么，围绕这些重大和突发事件，档案工作如何服务中心大局、做好本职工作、履行“为党管档，为国守史，为民服务”的责任和担当呢？

提高思想认识 服务国家社会

国家行政部门作为党的政治机关，其档案工作尤显重要。一方面，它是机关工作的有机组成部分，服务本机关政务活动，发挥资政作用；另一方面，也是国家档案事业的组成部分，为国家积累档案信息资源，发挥存史作用。机关档案工作的两重性决定了机关档案工作必然要与机关政务活动、与国家档案事业相互融合、协同推进。因此，在本行业乃至国家重要事件、重大活动、突发事件的参与和处置过程中，做好存档留史既是机关工作不可缺少的环节，也是档案事业发挥重要作用之关键所在。

一般说来，涉及国家或行业的重要事件、重要工作、突发事件往往具有鲜明的主题，且社会影响大、涉及范围广、持续时间长，在整个过程中会形成丰富的档案材料。这些档案材料是一个国家、一个行业、一个部门发展和成就的重要见证与记录，但日常的年度归档方式明显不利于完整地保持事件、工作的原貌，也不利于日后的查阅利用，因此，需要以建立专题档案的方式进行收集、整理和归档，以便未来查考利用。

以抗击新冠肺炎疫情为例，这是对国家治理体系和治理能力的一次大考，抗击疫情的过程也是展现中华民族伟大精神的过程，值得好好总结、好好发扬。民航局在认真学习贯彻落实习近平总书记重要指示批示精神以及党中央、国务院决策部署过程中形成的大量文件资料，是民航抗击疫情的真实记录，具有较高的史料价值。将这些文件收集好、整理好，建立专题档案，对日后工作查考、经验借鉴、历史研究都具有十分重要的意义。因此，要提高思想认识、增强归档意识，完善相关机制，服务好中心工作。

上下齐抓共管 做好专题归档

专题档案一般具有三个特点：一是时间跨度较大，这在一定程度上给档案的收集整理工作带来不便；二是覆盖范围广，往往涉及多个单位多个部门，参与主体的广泛性决定了该类档案材料产生和存在的普遍性；三是主题明确，自成体系，又相互关联，方便立卷。如上文所述有关疫情防控工作是非常典型的建立专题档案的类型。

那么，如何把重要专题档案的归档工作做细做实呢？这需要机关各部门的高度重视和共同努力。

（一）厘清职责，明确分工

按照《中华人民共和国档案法》等有关规定，遵循“谁主办谁归档、谁承办谁归档”的原则，应将责任明确到各个部门，使其各尽其职。

综合部门，如办公厅、综合司或办公室，承担机关档案行政管理职能，履行文件资料归档工作的监督、检查职责。档案馆或档案室负责归档指导、文件资料接收、加工整合形成专题档案并进行数字化、借阅利用、妥善保管和异质备份等工作。

应对事件的牵头单位及其各成员单位履行与职责相对应的归档主体责任。细化文件资料归档范围，按照专题档案整理要求，做好本部门本单位形成文件资料的收集、整理和归档工作。

成员单位要根据牵头单位的工作部署，收集本单位形成的与工作组职责相关的文件资料，按照要求进行初步整理后，移交牵头单位进行系统整理。同一文件涉及多个单位职责时，文件资料原件移交承担主要职责的单位。

未直接参与事件相关机制的其他部门，将本单位参与工作直接形成的、涉及行业和机关工作的相关文件资料，按照要求进行初步整理后，根据文件资料内容，移交牵头单位进行系统整理。

（二）明确范围，应归尽归

各单位指定专人负责，及时收集、认真梳理本单位在该项工作中产生的文件资料，做到应归尽归、确保齐全完整。需要归档的文件资料主要包括：

上级单位和领导对该项工作所作的重要指示、批示、讲话以及落实批示指示、交办事项等工作形成的文件资料。

本部门领导有关该项工作的重要批示、讲话、信函、参会报告，以及对行业工作进行视察调研产生的文件资料。

记录和反映该项工作的组织领导、工作机制、预案方案等文件资料。

在该项工作中形成的规范性文件和政策类文件；形成、往来的公文、函件、电报、传真件，各种简报、专报、信息以及计划、总结、报告、大事记、文件汇编等文件资料。

该项工作各类会议材料，包括会议通知、领导同志讲话、汇报材料、会议纪要、工作台账等文件资料。

涉及该项工作的宣传报道、新闻发布工作的通知、方案、文章等文件资料。

履行该项工作形成的其他文件资料。

上述文件资料除纸质文件外，还包括照片、视频、录音、手稿、实物等其他载体形式的资料。

（三）严格程序，有序实施

专项事件的文件资料应该与机关日常业务形成的文件材料区别归档，自成体系，遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系，建立专题档案。已归入专题档案的文件资料无需在本年度文件资料中的重复归档。

第一步是做好收集工作。该项工作的牵头单位，应按照归档范围，形成文件资料归档目录清单，发至成员单位参照收集。各成员单位应按照目录清单，收集本单位需归档文件资料，集中统一保管，做到应收尽收。非参与相关工作机制的单位收集本单位需归档文件资料，集中统一保管，做到应收尽收。

第二步是做好整理工作。各成员单位需对本单位形成的文件资料进行组件、编页、排序，经初步整理后移交牵头单位。照片、音视频应为原图、原视频且清晰可辨，并详尽著录背景、人物、来源等信息。

牵头单位应审核各成员单位提交的归档文件资料是否齐全完整，并按照要求进行系统整理，按事由系统排序，统一加盖档号章、编制档号，并形成专题档案归档文件目录。

非参与工作机制的单位需对本单位形成的文件资料进行组件、编页、排序，经初步整理后移交牵头单位进行系统整理。

第三步是做好归档移交。牵头单位应在事件或活动结束后，尽快完成文件资料的归档工作，移交机关档案馆或档案室，并履行移交手续。

遵循三个原则 实现高质归档

一是遵循来源原则，避免重复建档。涉及国家和行业的重大事件，往往材料多，覆盖范围广，因而在各项通知及文件材料的上传下达中，必然产生大量的重复文件，因此在对相关档案材料进行收集整理的过程中，要特别注意选择和辨别，剔除大量的重复文件，严格遵循来源原则，避免重复建档。

二是坚持真实原则，保持系统完整。由于涉及部门和单位众多，可能造成档案材料相对分散，因此在收集过程中各部门一定要统一协调，档案部门应加强督导，注意保持材料之间的连贯、系统和完整，避免虎头蛇尾。同时在对材料的审查过程中，若发现一些非本部门开展工作的参考性、资料性文件，也可相应剔除，确保档案材料的有效可靠。

三是体现个性原则，避免千篇一律。每个部门每个行业都有其自身的特点和个性，即使面对同一种事情，开展活动的途径和方式也会有所不同。例如抗击新冠肺炎疫情，在防控措施上，既有全国统一的要求和方式，也有民航特殊的防控特点和形势，从而形成大量体现本部门本行业特色和工作特色的档案材料，要特别注重收集整理，只有这样，既能避免千篇一律，又能有利于日后查阅利用和借鉴。

总之，各级档案部门，既是国家各项重要工作的参与者，又是相关档案材料的收集和守护者。做好档案工作，既是业务需要，也是政治需要。这项崇高事业，需要我们全力以赴、不断进取。