浅谈企业档案信息资源的开发和利用

勾文娟

摘要：企业档案管理信息资源作为国家企业经营国有资产的一部分，在我国企业日常经营资产管理中一直发挥着重要主导作用。越来越多的档案企业管理开始深刻意识到研究开发和合理利用各类档案企业信息管理资源的日益重要性，并将从事档案企业信息管理资源的研究开发和合理利用工作纳入日常经营管理中。本文主要通过谈谈我国企业内部档案管理信息数据资源项目开发合理利用的总体重要性、影响我国企业内部档案管理信息数据资源项目开发合理利用的主要因素、提高我国企业内部档案管理信息数据资源项目开发合理利用效率的政策措施等几个方面的粗浅分析认识。

关键词：企业档案;信息资源;开发利用

引言

企业从事档案管理业务工作的根本业务目的，除了在于保存企业档案的齐全、完整、准确、安全外，主要目的是为了资源开发经济利用。当前社会是一个信息化的社会，信息已发展成为现代人们组织从事各类各种社会实践管理活动时所不可或缺少的重要条件，只有学会充分利用社会档案中的信息，才能够促使这种潜在的社会生产力尽快将它转换成成为一种现实的社会生产力。

一、企业档案信息资源开发利用的重要性

作为企业信息资源一部分的归档信息，只有通过开发和利用才能显示出潜在价值。 企业为档案管理配备专业人力和专项资金，收集档案，不作为消耗品存放，从档案信息资源中發现对企业生产经营管理有用的有用信息。企业档案信息资源是反映企业各项经营活动的历史记录，与企业的生产、研发、经营密切相关，被企业用来预测经济状况、了解市场趋势、改进和提供研究和信息。

二、企业档案信息资源的开发与利用是企业档案信息化的核心

企业档案信息化与其他信息化项目一样，由许多协同工作的子系统组成。包括企业协同办公系统、合同管理信息系统等企业档案管理部门信息系统。其中，企业进行档案管理信息的收集开发整理利用工作是我国企业实现档案管理信息化的重要目标和一项核心工作任务，是我国企业实现档案管理信息化的重要衡量标准之一。

首先，现代企业基础信息设施和现代信息网络技术建设是现代企业个人档案资源开发管理利用的坚实基础和重要保障。当前，信息化发展浪潮已经席卷整个全球，我们正在行走在通向信息时代的这条高速公路上。人们越来越多地意识和看到现代信息处理技术给我们企业管理带来的巨大变化，信息处理技术的不断进步将直接影响我们企业信息档案的不断演进。企业级的档案管理信息化必然需要涉及并受到档案信息资源技术的广泛应用，否则信息资源管理的档案信息化就无从谈起。在企业信息化建设进程中，企业利用档案管理信息系统管理企业应以利用现代档案信息管理技术和在现代信息网络技术发展条件下重新建设的企业硬件基础设施为提高生存力的基础，将档案信息管理技术广泛应用于企业档案管理信息的收集传输、处理、开发和接收利用。

其次是各企业实行档案管理信息化与资源管理共建信息共享，这仍然是推进企业档案信息化的重要组成部分和客观现实要求。在我国企业档案信息化建设进程中，企业档案需要采集高质量、高度和可集成的企业档案管理信息和进行科学有效的企业档案管理信息采集管理。企业内部档案管理信息化的建设最终目标也就是尽快实现我国档案企业信息基础资源的有序合理组织、开发和综合利用，使我国企业档案信息化体系建设能迈上一个大的新台阶，成为在国际市场经济中寻求生存的更强大推动力。这不仅仅简单是档案信息管理技术的简单综合应用，而是将档案信息管理技术广泛融入应用到企业档案资料收集、分类、开发、利用等管理活动中，规范先进大型企业内部档案管理工作思路和完善档案收集工作管理流程，提升先进企业核心竞争力的复杂基础工程。

三、影响企业档案信息资源开发利用的因素

1. 企业档案管理人员档案开发利用意识薄弱

受传统文件管理模式的影响，一些档案工作者已经落伍，认为文件保存好就不会丢失或损坏。他们的服务意识不强，有公司业务部门申请使用的情况，没有上进心，不积极使用。一些档案管理者对企业档案采取“盖章”政策，杜绝原件借阅、复制、完全关闭和半关闭文件操作。陷入这种思维模式，企业档案信息资源的二次开发和利用就遥遥无期。

2. 档案管理基础设施不完善

企业用于管理其文件的“软”和“硬”功能是不完整的。有些公司甚至没有专门的档案仓库。档案分类保管简单，受空间和面积限制，部分档案仍分散在各业务单位独立管理，从档案接收的资料收集不全，档案信息资源的开发利用分散，严重影响开发使用效率。其次，一些企业的档案管理任务也严重缺乏专业的档案管理平台。单独设置检索目录（EXCEL表），无法识别档案信息资源与检索目录的连接，大大降低了档案信息资源的开发利用效率。

3. 档案开发利用模式陈旧

对于许多企业来说，使用档案仍然是传统做法的一部分，档案的使用还处于起步阶段，仅提供文件出租服务和文件阅读服务，形式单一，档案信息资源的深度利用与展览，编辑研究，信息技术搜索很少见。

四、企业档案信息资源的开发与利用在现阶段信息化条件下存在的问题

据目前有关统计资料分析显示，企业法人档案业务备案管理工作朝着总体保持向好发展方向加快发展，档案管理相关部门认为可以积极探索开发整合利用企业档案管理备案相关信息，取得较为明显的社会经济效益。当然，巨大的投资收益背后也可能存在一些困难和突出问题，需要进一步完善。

1.信息开发观念陈旧落后

传统意义上，企业信息档案管理部门中心可以被简称为中国企业信息资源管理档案中心。我们目前存储的各种企业信息数据资源已经成为我们企业经营文化当中表现最全面、最系统、最完整的容器和枢纽。但是，在企业信息化的巨大背景下，部门将逐渐完全失去管理存储和发布传播企业档案管理信息这种资源的原有先天技术优势。随着我国现代大型企业管理制度的逐步建立、企业组织改制的逐步完成和现代计算机以及互联网信息网络的逐步开通，传统的大型企业信息档案管理部门不再仅仅是现有企业内部信息管理资源的唯一直接拥有者和唯一提供者，而是逐渐呈现出更为多样化的企业信息资源拥有者和走向信息化企业发展，信息资源传输走向智能化、网络化的发展情况。这种特殊情况的不断出现，对中小企业人事档案管理业务部门的健康生存和企业发展利益构成了严重威胁。因此，现有的信息化开发理念（如后分析开发、实体化开发）成为新语境下企业档案信息化发展的桎梏。

2.信息技术手段和管理设施现代化水平落后

在现代先进技术的影响下，许多企业进行了许多改进和改进，包括使用计算机系统进行收借管理，引入光盘检索系统。但是，部分企业档案操作是由于企业资金不足，资源建设不足，所以有的电脑陈旧，运行速度很慢，技术处理还是人工的，只能对文档信息进行比较简单的处理资源、整体服务水平低、信息化手段落后，成为企业档案信息化发展的主要障碍。一些企业采购了计算机、档案等现代化设备，但应用程度仍不高，仍局限于传统的、封闭的管理方式，影响了档案使用的及时性。企业要根据经济实力和工作条件协调发展，按目标和计划培养现代化档案管理人才，力争在几年内深入运用现代装备，以满足企业生产发展的需要。

3.档案人员的综合素质不高

信息化建设强调以人为本，企业数据档案的信息整体服务质量很大一定程度上直接影响着企业信息档案服务的技术水平和服务质量。提高公司信息技术服务水平和产品质量的一个关键条件是公司拥有一支专业从事大型企业软件档案系统建设、精通应用计算机和移动网络信息技术、能够独立维护企业软件管理系统的专业人才队伍。从目前的发展情况上来看，档案咨询专家职业素质不均衡，缺乏一批能够长期从事档案信息资源咨询、网络资源搜索、信息资源分析、市场调研的高技术素质档案信息咨询服务专业人员，影响了档案信息化产业发展的产品质量和服务水平。

4.档案的利用方式急需改革

一些国有企业正在采取多种有效措施深入推进国有企业信用档案体系建设，积极开展企业档案建设升级改造工作。但是，一些企业在升级后放松了档案的标准化和标准化，让升级过程中建立的业务基础被奴役，各种档案系统只是一种形式，档案信息无法开发利用。档案在企业中的比重逐渐下降，文件利用率低，服务范围小，用户构成与时代发展要求有很大差异。

五、提高档案信息资源开发利用效率的措施

1. 树立超前的服务意识

除了企业档案的收集、分类、保管外，企业档案的主要任务是解放思想，勇于创新，打破传统“等客户”的观念，树立先进的服务意识，主动出击。企业记录员可以建立信息使用预测和使用反馈统计系统，密切关注与公司生产、研发、销售等相关的信息，研究各类用户的需求和趋势，并对其使用做出决策。档案信息资源，通过预测和信息反馈，明确使用重点，有针对性地收集、汇总和输出档案信息，准确、快速地获取档案信息资源，当用户提出使用要求时，全面呈现在用户面前。

2. 提高档案工作者业务素质

企业要加强档案工作者的继续教育和培训，使他们不仅具备档案管理方面的专业理论知识，而且还要具备较高的专业计算机应用技能和专业计算机图像扫描、图形处理、音视频图像处理等各种信息处理工作能力。懂档案业务、懂档案技术的高和中层次企业档案管理专业人才为中小企业加强档案相关信息管理资源的研究开发综合利用管理提供了优质人才培养基础。

3. 加强企业档案基础设施建设

档案管理基础设施的合理配置为做好档案管理信息网络资源的合理存储、开发和合理利用工作提供了切实的安全保障。企业内部要不断加大公司档案管理相关基础设施管理设备的研发投入，配备一批专业、新型的企业档案管理技术设备和服务设施，以更好适应当前新形势下企业档案管理的发展特点。专业应用档案馆、档案管理信息平台（专业档案管理信息系统和档案信息公开数据检索服务平台）、各类专业档案文件复印、扫描、缩微打印设备等专业档案馆，为专业档案新技术业态的研究开发综合利用经营提供了坚实物质基础。

4. 创新档案信息开发利用模式

企业内部档案相关信息管理资源的整合开发以及利用则主要按照"企业发展深度化加工、多渠道信息检索、提供先进服务"的理念进行。首先，档案管理工作者首先需要深入了解目前企业各职能部门对企业档案管理信息服务需求的发展趋势，同时对目前现有企业档案管理信息数据资源需要进行二次研究收集分析，分类收集汇总，形成档案二次开发、编辑和应用研究成果，为各类档案商家客户提供具有针对性档案服务，例如发明专利项目征集、科技成果项目征集等。二是对相关档案分类信息采集实行专业数字化采集管理，专业人员扫描相关档案分类信息，建立专业相关档案数据库，采用档案关键词自动检索或全文检索两种方式，快速访问相关档案分类信息相关资源方便查找。

5.企业档案部门应充分运用现代技术手段做好档案信息的开发和利用工作

从近期企业档案信息资源开发利用情况来看，企业档案数字化必不可少，是提高企业档案信息资源开发利用质量的重要手段和决定性因素。近年来不同单位的众多实践充分证明了这一点，档案数字化为企业档案信息资源的开发利用创造了有利条件，使企业档案工作人员从繁重低效的体力劳动中解放出来。 为企业积极开发利用档案信息资源奠定了基础。

六、如何更好的开发利用企业档案信息资源

在这个信息技术高度发达的新技术时代，信息智能技术广泛应用渗透到许多现代信息生产者的生活中，充分利用延伸了现代人类的人工智能。企业正逐渐从现向劳动密集型、资源密集型、资本密集型向变为知识密集型、技术密集型、信息密集型企业转变。为此，档案管理部门认为迫切需要充分运用当今的现代高新技术和自主知识产权创新技术手段，加强我国企业财务档案相关信息的收集开发综合利用，为我国企业持续进步发展服务。

1.突出档案部门工作的重要性

档案管理部门人员要是真想在这个信息时代社会立于不败之地，就必须充分发挥档案主人的主导作用，积极为广大企业员工提供真实可靠的档案信息。这也正是作为信息时代企业档案管理部门的"资本"，吸引着众多用户的最大魅力之处所在。另一方面，档案管理部门们还要带头将其作为指导企业档案发展的技术领先者和信息服务官，全方位研究开发先进、可用于预测的企业档案管理信息，使企业档案管理部门尽快成为指导企业组织开展各项档案工作的重要信息服务基地。以这种无可不能替代的管理优势快速完成各项工作并有效提高管理绩效。同时，企业领导和决策者要从合作发展的角度认识档案在企业改制、政治教育和经济建设中的重要作用，把档案信息化发展置于实现跨越式发展的战略位置。给予足够的关注和投入，为公司的渐进式发展充分发挥企业档案馆的作用创造良好的环境。

2.建立健全完善的档案信息工作体系

一是打好基础，做好信息资源的搜集，设置必要的搜索工具。不仅要采用各种传统有效的清单、技巧和写作形式，而且要创造新的形式。 注重档案信息资源开发与图书等信息资源开发的配合与协调。其次，要研究档案信息的压缩处理，做好档案的二次开发，寻求具有实用价值的成果，档案信息的使用与发展密切相关，发展是使用的前提。提供信息库以供使用和传输信息术语。发展与使用密不可分，只有通过使用，才能达到目的，提高发展水平。

3.编发企业档案利用的反馈信息

档案如果被识别（借用）一般不会产生效益，只有通过实践才能体现档案的真正价值，才能创造一定的社会效益和经济效益。 因此，为及时获取和使用信息，请提前与档案管理人员联系在精益平台提交档案利用申请，日后填写档案利用信息反馈信息。档案利用信息反馈主要包括使用单位、用户、时间、文件名、获得的社會经济效益等。尤其是福利要写得更具体，有时间、地点、人物、具体事例。

结束语

企业档案与企业的生产经营、生存和发展息息相关，档案工作者必须站在历史的尖端，清楚地了解档案管理的变化。坚决克服等待、依赖、观察的制约，牢固确立档案是一种信息资源和产生经济效益和社会效益的资源，变有限的被动服务为无限的主动服务。 从封闭式管理到开放式管理，从单一服务到多种服务，再到动态、直接、高级的服务。

参考文献

[1]许芳.企业档案信息的开发和利用[J].城建档案.2016，（10）.38-39.

[2]许芳.企业档案集中统—管理探讨[J].城建档案.2017，（3）.71-72.

[3]刘玲玲.企业档案信息资源开发利用的影响因素及对策探讨.《现代企业文化》.2015（ 14 ） ：87-87

[4]潘晓露.城建档案资源开发途径探讨[J].黑龙江史志.2015，（5）.138，140.

[5]廖宏军.王瑞峰.董春香.新形势下档案信息开发利用模式的构建.承德石油高等专科学校学报.第9卷第4期，2007.12.