浅谈知识管理在档案管理方面的应用

冯萨如拉

摘要：近年来，我国经济水平不断提高，推进现代化的进程不断加快，高度重视文化知识的发展。而且随着文化知识水平的提高，有助于加快推进社会的发展进程。近年来，由于知识管理本身的优势，应用相关的知识对各行各业的管理已经开始逐渐推广并不断扩大，从而实现各行各业的全面现代化知识管理。现阶段，对于我国的现代化建设而言，档案管理本身就是一项费时耗力的大工程，各个企业加强对档案的管理尤为重要。在新时代潮流的推动下，知识管理与档案管理的有效结合已成为一种潮流时代。根据知识管理的特点，如何保证档案管理的有效性是值得思考的问题，本文就知识管理在档案管理中的应用进行了相关的分析。

关键词：知识管理;档案管理;开发和利用;应用

随着我国国民经济水平的不断提高，信息技术的不断发展，信息化时代已经到来。人们的正常生活离不开信息，企业的业务发展也离不开各种信息。社会中的部分信息对于企业的发展方向具有较大的影响作用，甚至会影响企业的导向。而知识管理是充分利用、接收、共享、优化创新相关的知识，社会中的信息、档案均属于知识的其中一种形式。简单而言，在对社会中的信息、档案等知识进行类和整合后，充分发挥其在各行各业的作用。档案管理是指通过对现代科学技术的充分利用，不断地对各种信息进行整合、分类，从而进行统一的规范化整理。在档案管理工作中引入知识管理是对档案管理工作而言的一个新的改革和推进，有助于保证信息的专业规范性，提高档案管理工作的工作效率，不断地对相关的知识与数据进行优化、升级、管理，从而促进我国档案管理工作的不断规范与完善[1，2]。

一、知识管理概述

知识管理可有效提高企业竞争力，而且还可有效促进企业社会经济发展。目前，在各行各业的发展中，知识是最逐渐成为重要的资源，正在逐渐代替资本的位置。在知识经济时代，加强知识的管理与创新是非常必要的。当前社会一种新的企业管理模式正在逐步形成，其通过实施知识管理，不断加强企业之间的相互协调与合作，并在不断发展中逐步完善。通过知识共享，不断培养员工的适应与创造能力，不断分析和总结实践经验，从而有效提高其处理事情的能力，不断优化创新，这使得企业加快了进入知识经济时代的进程。知识管理是指在组织中建立定量和定性的知识体系，以获取组织中的信息和知识。通过组织中员工的知识记录和获取、修改、共享、合成等，从而完成其更新和创新。

二、档案管理概述

档案管理是一项耗费人力物力财力的工作，一般是指文件和档案。通过运用知识管理对档案进行合理的管理和反复的研究分析发现，知识是档案管理过程中最重要的部分，一般包括显性、隐性知识两种。人们生活中较为常见的是显性知识，称为已知编码，人们可以使用口头交流、教科书讲授、多媒体信息技术等相对简单的方式获得人们需要的信息。

现阶段，档案管理中的文件以及档案是档案管理和知识管理共同需要对待的管理对象。随着社会的进步，科技和信息化水平不断提高，档案管理的知识管理方法和形式也在不断创新和改进。知识管理和档案管理均属于信息管理系统的其中之一，进一步研究和分析，有利于提高信息管理水平，使档案管理更加全面、细致。

三、在档案管理中应用知识管理

（1）在档案资料的收集方面

过去档案管理通常为纸质管理，载体单一。随着现代科学技术的不断发展，在当今的各种档案管理中，多数会应用一些信息技术，其载体形式逐渐多样化，如图书、影像视频资料等，这不仅创新了档案的管理形式，而且档案管理工作人员在其工作中的创新空间增加，可以以动态的形式呈现给人们，更加直观、生动易懂。而且这也有利于收集不同类型和内容的资料，更好的丰富档案管理布局的整体结构。

（2）在档案管理的开发和利用方面

随着科学技术的进步，档案管理的开发形式多样，档案信息的整合和呈现可以使企业在发展过程中拥有更多的信息资源，提高资源的利用率，并根据信息管理状况不断改进发展模式。独占型、分享型、共享型是档案信息的开发的三种类型。其中独占型是指所获得的信息只供企业内部独享，一般不予以鼓励和支持;分享型是指企业在获取信息后，与其他企业進行分享互利，不需要考虑这些信息的安全性与保密性，并将信息传递给企业的所有终端用户;共享型是指遵循一定的标准和规则，除企业重要的安全信息外，在此基础上对信息进行分类和整理，并根据企业的实际需要对信息进行开发与利用[3，4]。

（3）具体应用

在档案管理工作中，一般应用知识管理来处理各种信息和数据。对收集到的信息进行整理，对数据进行分类、整理，然后通过专门的核算方法进行统计。一般来说，它是一种在日常生活中比较常见、易于推广的一种管理方法。由于知识管理强调过程性，并且具有较强的科学性和规范性，所以在我国的一些企事业单位、研究和发明机构等更容易采用知识管理。由于上述单位中的员工较多，因此在进行相关的员工登记、部门工作时，往往使用OA系统进行办公。通过OA系统，可以进行企业会议和文件收发管理，并将企业实际工作中的信息和部分数据转化为档案管理，由专人操作、管理OA系统，并做好密码设定，有效防止档案泄露事件的发生。在这个过程中，知识管理得以转化为正常的工作职能，档案整理成为企业管理的基本业务管理内容，确保企业向人工智能发展的新方向迈进，实现内部文件信息化。

综上，现阶段经济发展速度加快，知识管理的优势也越来越明显。知识管理与档案管理的有效整合和充分应用，将有效提升我国档案管理工作的质量与效率，逐渐规范化、科学化。

参考文献

[1]黄程玲，石玥琪，肖雪影.从档案管理到知识管理——勘察设计企业知识库建设的探索与思考[J].中国勘察设计，2020（11）：24-28.

[2]郑丽娟.基于知识管理背景下构建档案双轨制管理体系的研究[J].城建档案，2019（12）：53-54.

[3]王于萍.档案管理中知识管理的功能与应用措施[J].发明与创新（职业教育），2021（06）：183+185.

[4]雷洁，赵瑞雪，李思经，等.科研档案管理知识图谱构建研究[J].科技管理研究，2020，40（11）：162-169.

[5]缪荣喜.知识管理背景下企业档案管理模式研究[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（11）：25-26.