纸质档案管理与电子档案管理的融合

罗怡珍 陈大平

摘要：我国社会已经步入全面信息化时代，网络信息技术的快速发展，使得社会各界都引入了信息技术和多媒体手段。档案管理于社会经济发展有着重要意义，而传统的档案管理方法已经无法满足信息化背景下档案管理工作的需求，档案机构和有关部门应积极创新档案管理工作模式，来提高工作效率和质量。

关键词：纸质档案管理;电子档案管理;融合策略

我国的档案信息管理工作模式随着科学信息技术的进步发生了巨大的转变，但由于传统纸质档案作为主要资源多年出现在档案管理工作中，传统管理方法和观念根深蒂固，因此电子档管理模式想要全面性替代纸质档案短期内是无法实现的。档案管理部门应开拓创新，发挥两种管理模式的优点并加以融合，这种结合式的新型管理方法取长补短，不仅保证了档案资源的真实性和信息安全，也能够高效便利的对资源进行储存管理，是目前对于档案管理工作方式最好的创新和优化。本文首先对两种档案管理方法的特点进行概述，并提出相对优势和将其合理融合的对应策略。

一、纸质档案管理工作和电子档案管理工作概述

（一）纸质档案管理工作特点

纸质档案仍然是目前档案管理工作中主要的储存和查阅的方式。纸质档案往往能够将档案资源信息最直观的表现出来，便于管理人员检索。因其不需要太多现代化科技，对于档案管理就业人员的专业要求也不高，所以目前我国大部分档案管理部门和单位仍然选用这一方法作为主要工作模式。纸质档案文件的另一大特点在于能够安全存储非常久的时间，我国的四大发明之一造纸术，使得纸在出现时便主要应用在文字载体方面，替代了当时将文字记录于竹简或石壁的记载方式。纸张虽然会随着时间出现变化，但如果对其做好相应保护措施，纸张还是有着很强的耐久度的。

（二）电子档案管理工作特点

电子档案管理核心即是以数字化档案信息作为档案资源来管理，能够对各类信息资源进行统一式、规范性的处理。电子档案管理受网络信息技术和多媒体设备依托，能够以占据空间小而存储量大的优势进行档案资源存储。电子档案管理以计算机为主要处理器，对大量信息的搜集整理和远距离传输都提供很好的便利。

二、纸质档案和电子档案的互相优势

从档案信息资源管理方面来看，数字化电子档案对于档案资源容纳量相对较大，以多媒体设施为主流操作手段，资源存储空间不受限制，而且方便于收集、整理和传输，极大提升了管理工作的效率。信息时代数字化档案管理于传统纸质档案相比有更突出的快捷、便利、安全等特点，而且可以完成纸质档案管理系统无法做到的远距离传输的任务。从档案信息多元化方向来说，电子档案还可以在记载文字的同时，加入图片，视频等丰富的内容，便于档案管理部门向社会大众通过多媒体网络信息传播档案文化。但从另一方向来看，在我国部分档案管理部门和单位中，对档案资源更注重其原始资料的完整性。确切来讲，最原始的档案资源往往有着很重要的存在意义和保护价值，这些档案文件一旦书写完成并进入数据库之后就形成了不容易更改且真實性强的特点，同时还可以作为真实有力的法律证据，这一点是电子档案无法替代。

三、纸质档案和电子档案的融合措施

（一）二者合理共存

纸质档案和电子档案两种模式的融合是顺应时代发展的必然趋势，如何做到二者合理共存是这项工作开展的基础。众所周知，电子档案管理工作往往都是以纸质档案为前提来开展的，电子档案实际为纸质档案的另一种形式，想实现两者之间的共存，要在电子档案和纸质档案之间的平衡转化方面来入手。首先，档案管理部门或单位应该在收到相关机构的工作要求或者部分社会大众的请求后，再将纸质文件转化为信息档案。而在部分情况下，电子档案也需要转化为纸质档案，比如，当某一些计算机设备或存储设备出现故障和问题时，需要及时将当天所需整理工作文件导出，通过打印机复刻机等转化为纸质文件。再有，一些需要上级部门领导签字或者开会所利用的纸质档案文件，也需要将电子信息资源进行打印来转换成文字档案。在目前网络水平迅速发展的时代，网络信息也存在着相对的安全隐患，纸质档案虽然不便于收集管理，但因其实质性较强，倘若采用正确的保护措施，纸质档案相对于电子档案有着更高的安全性。一些极为重要的档案资料，就需要转化为纸质档案进行封存，并且在计算机中也要进行加密处理和备份，两种方式同时存储更加有效的保障其安全性。由此可见，通过对电子信息和纸质文件的适时转换，可以达到实现两者同时共存的目的。

（二）两者之间的联系

在结合纸质档案和电子档案的工作中，想要得到更好的融合效果，应当先对其建立自然合理的联系。对于档案管理工作来说，在工作过程中必须要有规范性和纪律性，所以无论是纸质档案还是电子档案工作都是较为复杂的，此时若能找出这两大方法的平衡点和共通点，便可以达到互相配合且互相促进发展的作用。确切来说就是要取长补短，在准确把握住两种形式各自优势与不足的前提下，对电子信息和纸质文件进行配合利用。比如在档案文化宣传工作中便可结合二者各自优缺点来开展工作，首先以多媒体技术来对以电子档案为基础形成的科普片，档案专栏等进行宣传，吸引社会群体对档案文化的探索兴趣，再开放档案馆，让人民群众能够更直观的对档案馆中储藏的纸质档案文件进行阅览，进一步体会了档案文化于当代社会发展的重要性。在建立两种方式的联系的过程中，一定要坚持扬长避短，要多次转变视角通过不同方面来分析两者的优缺点，思考其在哪些方面能够尽展所长。从而实现两者整合利用和共存发展的目的。

结论：

从上述分析可以得知，关于传统纸质档案管理和新时代电子档案管理方法的融合，首先要清楚认识到两种管理模式的优缺点以及相互优势，在这一基础上，建立两者之间自然合理的配合关系，并在面对日常工作中的不同情况进行适当转化，做到能够互补共存，共同发展，使得各个档案部门和单位的管理工作能够满足社会发展需求。

参考文献：

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