论如何有效提升煤炭企业人事档案管理工作

樊江燕

摘要：对于处在转型改革发展中的国有煤炭企业而言，人才是企业核心发展的动力，人事档案管理工作是企业不可或缺的重要管理环节。人事档案管理对企业人力资源发展需求进行科学预测，对人力资源进行合理分配，提供重要资料。科学创新的档案管理方式有利于最大可能的发挥企业人才价值。然而在实际档案管理工作中由于企业管理模式的落后、职工用工总量大、档案管理人员的水平有限等因素在一定程度上影响了人事档案的真实性和准确性，在新形势数字化背景下，企业缺乏数字化档案管理的建设，阻碍了企业人力资源管理的发展。文章针对煤炭企业人事档案管理中的特征及问题进行分析，并提出有效管理策略，从而推动企业人力资源管理进一步升级发展。

关键词：煤炭企业;人事档案管理;人力资源管理;优化策略

一、煤炭企业人事档案管理的特征和重要性

（一）人事档案管理的内涵

人事档案由组织集中保存以备考查的以文字、图片、数据等形式记录的纸质或电子数据资料。人事档案如实的反应了员工的个人经历、学历学位、社会地位、思想品德、社会关系、业务能力等综合方面信息。档案管理是人力资源管理中的关键内容，也是企业进行人力资源开发的重要载体，为企业领导者进行人才选拔和人才培养提供可靠的依据。人事档案管理过程包括资料的接收和收集、资料分类和统计、资料鉴定和保存以及资料的移交和传递，整个管理过程具有科学化、规范化和制度化。

（二）人事档案管理的特征

1. 人事档案管理具有一定的现实性和真实性

人事档案对企业内部升职提干具有重要现实意义，单位根据档案资料中的学习经历、工作经历和奖惩表现，更加方便对人员进行工作上的调动和人力资源上的配置。人事档案必须是严谨真实的，在日常收集和维护利用档案时要严格按照规章制度进行，保证其权威性和真实性。

2. 人事档案管理具有一定的保密性和流动性

煤炭企业人事档案信息具有保密性，涉及到员工的综合方面信息，包括招工表、劳动合同信息、岗位变动信息、薪酬待遇、学历信息、家庭成员信息、参军资料、干部晋升、职称、奖惩和社会关系等重要信息。档案随着员工的调动具有一定的流动性，原单位和新单位之间需要办理档案的接收和转移工作。

（三）人事档案管理对煤炭企业人力资源管理工作的重要意义

人才是企业发展的第一要求，煤炭企业人事档案管理能更好的服务于企业人力资源管理。第一，人事档案管理应用于企业的人才招聘过程中;人事档案是人才的初始凭证，招聘部门通过收集人事档案，詳细了解员工的兴趣爱好和专业特长，做好评价鉴别，把人员配备到合适的岗位上。第二，人事档案管理应用于企业人才开发过程中;在人才培养方面，人事档案管理一方面可以协助领导者在人事调整、职称评定等工作中获取职工德行、才干和作风方面信息，另一方面有助于企业全面掌握职工综合素质水平，制定出适应企业需求的人才培养计划，打造一支精干高效的职工队伍。第三，人事档案管理应用于人才配置和薪酬管理阶段;充分利用档案做好人才信息管控工作，包括绩效考核、科学测评员工的职位价值等，发挥人才专业实力和人力资源的最大潜能。

积极落实人事档案改革创新工作，实现人事档案科学化管理和信息化管理，管理利用好人事档案，可以促使煤炭企业的人力资源管理更加科学化、规范化、高效化、为企业健康持续发展打下坚实的人才基础。

二、煤炭企业人事档案管理中的不足

（一）人事档案管理制度不规范

目前在煤炭企业内部，各项管理制度逐步健全，取得了较好的管理效果，但是在制度建设方面仍然存在一些突出问题。对于人事档案管理工作还没有给予充分的重视，单位内部没有形成一套完善的具有约束力的档案管理制度。人事档案管理没有配备专业档案管理人员，职责不明，常常出现多头管理或者无具体人员管理。档案管理流程不规范，尤其调入或调出职工时的档案转移交接工作不规范，没有严格做好档案信息的核实和移交对接工作，职工档案信息如果中途出现缺失，容易产生矛盾纠纷。

（二）管理队伍专业化不足

煤炭企业正处于转型改革发展关键期，信息化技术占据行业竞争核心时代，人事档案管理队伍需要具有更加专业化、精细化的人才队伍。目前煤炭企业人事档案的管理人员大多非专业出身，人事档案管理人员配置不足，大多数煤炭企业上千份档案由一人兼职管理，甚至整理档案时借用其他部门职工进行整理，管理人员对档案管理的流程和细节没有灵活掌握，尤其是档案管理中的计算机技术应用知识匮乏，容易忽视档案管理细节。

很容易造成档案信息的错漏和流失。对于新调入人员，档案管理者甚至没有及时与职工签订劳动合同书，办理相应的用工备案表，填写个人履历表等信息，对档案信息不能及时补充，甚至由于没有签订劳动合同书而违反劳动合同法造成企业承担一定的经济损失。

（三）档案更新不及时，信息记录不全面

煤炭企业目前人事档案管理工作中，存在档案信息记录缺失和信息记录有误现象。职工档案的姓名出现错别字、出生日期部分职工记录公历时间、部分又记录了农历时间、参加工作时间记录不准确、学历信息和职工技能证不全面等。部分职工劳动合同已过期，没有及时续签劳动合同，很容易造成不必要的纠纷。外单位调入人员档案中缺少与原单位的解除合同表，或者缺少与单位签订的劳动合同书和用工表，档案衔接不畅等问题。

（四）硬件管理缺乏，没有建立数字化的软件管理体系

多数煤炭企业在档案管理上缺乏配套的硬件设施，没有独立的人事档案管理资料储藏室，将人事科办公室当作档案储藏室，人事科办公室人员进出密集，并且没有注明禁止吸烟等提示语。档案装订不规范，各类人员信息没有排序，缺少档案信息总目录，很多档案资料随意装在档案袋中，档案袋质量不高，甚至有破损，尤其是没有做到防潮、防尘处理。