新时代高校学生档案科学系统化管理研究

闫 雪 杨莎莎

太原工业学院档案馆 山西 太原 030008

高校学生档案是高校学生个人在校期间学习、生活、参与校园活动、社会实践、各种志愿服务等活动中形成的反映学生个人综合能力的原始记录,是反映学生综合素质的重要依据,也是国家和企事业单位选拔人才的重要依据。现在,学生档案越来越受到重视,因此,高校学生档案管理工作的重要程度不言而喻。如何对高校学生档案进行科学系统化管理是新时代高校档案管理工作中遇到的一大挑战。

一、高校学生档案管理的重要性

对学生个人而言,学生档案是学生在校期间的学习,生活以及参加社会活动及家庭等情况的最原始的记录[1]。完善的学生档案记录能够提高学生学习的积极性,激发学生的潜能,促使学生积极参与到有意义的校园活动当中,并表现出良好的竞争意识,促进学生全面发展。

对学校而言,学生档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的组成部分。而高校的一项重要任务就是培养人才。良好的学生档案能够将学生的学习情况,生活情况以及其他方面的才能完整、真实的记录在档,有助于学生管理人员能够更清楚地了解学生情况,从而有针对性的进行指导和培养,为新时代中国特色社会主义建设培养各类优秀的人才。另外,良好的学生档案管理工作也可以为学校树立良好的形象。

对用人单位而言,学生档案具有真实性和凭证价值,是用人单位招聘人才,选拔人才的重要依据。学生档案中包含了与学生相关的信息,真实的记录了学生的各方面的情况,用人单位能够从中了解到学生的真实情况,对用人单位选人用人具有参考价值。

综上所述,无论是对学生,还是对学校,乃至用人单位,学生档案具有至关重要的作用。因此,高校应做好学生档案科学系统化管理工作,充分发挥学生档案对提高学生自身综合素养,人才培养,就业服务中的最大作用和基本效能[2]。

二、高校学生档案管理存在的主要问题

（一）学生档案意识薄弱

目前,学生档案是大多数高校档案管理中最不受重视的一类档案,不管是学校还是学生个人,对学生档案意识都相对薄弱。从学校层面来讲,高校领导对学生档案的重视程度不够,认识不到学生档案对于学生自身和学校发展的重要性,认为学生档案在学生毕业时都转递出去,平常利用频率较低,只要保证学生档案不丢失就行,因此,不会花更多的时间和精力来管理学生档案,这种思想导致高校在学生档案管理硬件设施、经费支持、管理人员配置方面都有所欠缺。从学生个人层面来讲,好多学生不重视学生档案,不清楚学生档案对其将来发展的重要性。在一些需要装入档案中的材料,不能认真对待,在一些表格填写过程中出现字迹潦草,基本信息填写错误,涂改等等现象,这对今后“三龄两历一身份”干部信息等认定带来麻烦。学生个人对学生档案意识较弱表现最突出的是不重视毕业后档案的去向问题。一些暂时未找到工作的毕业生,毕业后对自己的档案去向漠不关心,直到几年后找到正式工作或者继续升学时,需要用到档案时,束手无策,不知道去哪里找自己的档案,甚至有的学生档案已丢失。笔者在档案馆平日工作中,对学生询问去哪里找自己的档案、学生丢失档案等的现象屡见不鲜。这不仅对自身的发展带来麻烦,也给学校的管理工作带来不便。

（二）学生档案管理制度不完善

高校学生档案管理制度,在各高校间没有统一的标准。首先是学生档案的归档范围不明确,在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）中,规定了学生类档案主要包括的内容,但是没有进一步详细的规定,哪些材料是必须的,哪些材料是非必须的,完全没有相应的规章制度来规范。这样造成了有的缺少材料,有的放了一些冗余的材料,这样导致了学生档案在今后的管理中出现了各种各样的问题。尤其是在学生毕业后,学生档案转递到工作单位,工作单位的干部人事档案管理部门在建立干部人事档案正本过程中,依照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的标准,经常发现,很多学生档案都存在材料缺失情况。其次是学生档案的管理部门不同,笔者调研发现,有的高校的学生档案不归档案馆管理,由学生处、就业处管理,甚至有的高校则是归学院（系部）管理,没有单独的库房,管理混乱,档案错装、丢失的现象时有发生。再次是没有相应的规章制度来规范学生档案的去向。高校学生毕业后,去向多样化。对升学、选调、选派或进入政府、事业单位、国有企业、参军入伍,则成为固定的正式人员,档案转递到其去向部门和机构。但是,对于未派遣高校毕业生,也就是流动人员,其档案有暂放学校保存的,也有派回生源地或者人才市场的,甚至有的高校是学生自提档案,“死档”、“弃档”现象时有发生,甚至在后期学生查找档案时会遇到档案丢失的情况。

（三）学生档案管理技术落后

与其他类档案相比,学生档案信息化水平较为落后。目前,有些高校只是对学生档案的目录进行了信息化,但是,好多高校对学生档案都还未使用信息化管理,还是依靠传统的人工来进行,不仅容易出错,而且效率较低。近年来,随着各高校招生规模的不断扩大,学生档案数量也与日俱增,加之学生档案存放时间短、流动快,导致档案管理任务繁重,只依靠人工已无法满足其发展需求,亟需采用信息化技术来管理学生档案。

（四）学生档案管理人员缺乏

对于学生档案在档案馆保存的,高校学生档案管理人员由一到两名人员管理,但是对于在其他部门保存的,学生档案管理人员无专人来管,一般都是辅导员、教书秘书等兼职管理。这些老师平日工作就很多,对学生档案管理工作无暇顾及。另外,这些老师缺乏专业知识、业务能力不强,不能对学生档案进行科学、规范化的管理,对学生档案管理人员带来更多的工作压力[3]。

三、高校学生档案科学系统化管理的对策

（一）增强学生档案意识

随着档案的规范化,学生档案对于毕业生今后发展的重要程度不言而喻。对学校而言,高校领导应转变思想,认识到学生档案的重要性,只有领导重视了,学生档案管理部门和管理人员才能上行下效,认识到学生档案的重要性,学校应在学生档案管理硬件设施、经费投入、管理人员配置等方面给予大力支持,才能促进学生档案科学、规范化的管理。另外,要加强学生对档案意识的重视,使他们明白学生档案对其今后发展的重要性。这方面,高校学生档案管理部门可以在新生开学和毕业前通过展板、宣传册、公众号等途径大力宣传学生档案的重要性,尤其是强调毕业生一定要关注毕业后档案的去向,最大限度地避免档案丢失现象的发生。

（二）完善学生档案管理制度

加强高校学生档案管理工作,就必须建立完善的符合学生需要的科学的、规范化的学生档案管理制度。首先是明确管理部门,档案馆管理学生档案较为规范。其次是档案管理部门应制定明确的学生档案归档范围,使学生档案从学校出去后与干部人事档案顺利接轨。再次是建立完善的档案移交制度,要求建档部门根据要求整理档案并及时移交档案,档案管理部门与建档部门,应各司其职,分工协作,确保学生档案管理顺利进行,使得学生档案得到及时的补充与完善,及时顺利地转递出去。另外,针对高校学生档案的日常管理工作,还应当建立学生档案查（借）阅管理制度、档案保管制度、档案保密制度、档案管理人员岗位职责、档案转递制度等制度,确保学生信息不泄露,档案不丢失。

（三）加强学生档案信息化建设

随着信息技术的日新月异,高校学生档案管理必须与时俱进,通过对学生档案进行信息化管理,可实现档案管理的高效、便捷、准确等特点。在信息化建设中,需要加大资金投入,增加档案管理的硬件和软件建设。对学生档案进行电子化,可以节省空间,增加储存时间,便于查询,大大减少档案管理人员的工作量,提高档案管理的工作效率。高校开发学生档案信息系统,将学生档案电子化上传至信息系统,通过线上和线下相结合查档,实现“让数据多跑路,让群众少跑路”的理念[4],这样能充分发挥学生档案的积极作用,提升学生档案科学管理服务整体效能[5]。

（四）加强学生档案管理人才队伍建设

与其他档案管理工作一样,学生档案管理工作也需要专业的人才。高校要配齐学生档案管理人员,着力加强学生档案管理人员队伍建设。档案管理部门要建立健全定期培训制度,为学生档案管理人员提供机会和时间进行业务培训和学术研究[6],学习档案法律法规,全面提高学生档案管理人员政治和业务素质,为学生档案管理工作高效、科学、规范化的有序运行提供保障。

四、结束语

综上所述,学生档案是记录学生在校期间的学习情况、生活情况、参加活动等的最原始的凭证,对学生本身、学校、用人单位都有十分重要的作用。因此,高校应增强学生档案意识,加强学生档案管理人才队伍建设,利用信息技术对学生档案进行规范化管理,建立健全学生档案管理制度,保证新时代高校学生档案科学系统化管理有序开展。