基于共享模式下财务管理信息化建设的几点思考

秦海淋

（中国安能集团第三工程局有限公司重庆分公司，重庆 401320）

一、财务管理信息化建设的意义

（一）财务共享可以显著降低运营成本

财务共享中心成立以后，将核算工作集中到共享中心，通过对基础核算工作的精细化、专业化分工，形成规模效应，使得财务人员工作效率大幅提升，将财务人员从简单重复的财务工作中解脱出来，从而降低人工成本、固定资产投入成本、管理成本和监督成本。

（二）提高财务工作的质量和效率

财务共享服务中心将财务流程标准化和专业化，使得每一个共享中心的人员成为流水线的一员，通过分工合作极大地提高工作效率。同时通过统一的标准，规范各单位的会计核算，进而提高集团财务信息的质量。

（三）提升集团公司资金管控能力

通过上收项目网银U 盾和密码支付器至财务共享中心，实现对各单位的资金管控，使得集团公司可以动态掌握各单位资金情况，以便集团公司统一调配资金，提高资金的使用效率；工程项目所有经济业务必须经过共享中心审核，即“先审核，后支付”的原则，可以有效杜绝无预算支付、无合同支付、超验工计价支付等违规支付，切实达到“四不结算、五不付款”的目标。

（四）提高数据分析能力

共享中心是一个巨大的数据库，集团公司可以通过对大数据的深度挖掘利用，及时掌握企业经营管理指标，做好风险管控和风险预警，进而提高公司后台防范风险的能力。

（五）促进业财融合

共享平台将财务管理与物资管理、工程管理、人资管理、合同管理等业务进行整合，实现业务与财务进一步融合，达到事前预测、事中控制、事后评价的效果。

二、财务模块与物资管理系统衔接建议

财务与物资管理系统衔接的建设目标是将财务管理向物资管理的业务前端延伸，将采购到出库消耗的全过程纳入到共享平台中，达到采购流程更加合理、成本管控更加优化、财务核算更加快捷、数据分析更加精准的目的；并将物资管理全流程纳入共享平台，有利于提高物资采购的效率、有效降低工程项目的成本、堵塞物资管理漏洞、杜绝经济业务风险，提升企业的经营管理水平。

主要建设思路如图所示：

（一）无需公开招标物资采购管理建设思路

针对无需公开招标的物资采购管理，主要分五个层级进行建设。

1.第一层级建设思路

第一层级的主要任务是建立企业物资供应商库。根据2018 年国家发改委发布的《必须招标的工程项目规定》（国家发展和改革委员会令第16 号），将必须招标的工程建设项目进一步进行了缩减，限于使用预算资金200 万元以上且该资金占投资额10%以上的项目、使用国有企业事业单位资金且该资金占控股或者主导地位的项目、使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目三大类。同时对属于上述三大类项目的施工单项合同、物资设备采购合同、勘察设计合同等合同的必须招标标准进行了进一步明确，必须招标的范围进一步进行了缩减。这意味着公司承接的规模不大、工期较短、投资较小的工程项目，如应急排险工程，以及一些非大宗物资采购均可不通过公开招标程序进行，进而可以采取询价采购、竞争性谈判等较为简便的程序进行。

在建设供应商库时，要把握几个原则：一是要根据任务需求建设供应商库，建立供应商库前要对企业的经济业务进行充分的分析，梳理出企业的物资材料需求类型，并根据需求建立供应商库，确保供应商库具有针对性；二是要明确入库资质和条件，在建立供应商库时要有明确基本的准入资质和条件，不能盲目为了数量而牺牲质量；三是要建立动态引进和清退机制，企业物资管理部门要定期对供应商库的情况进行分析，对于不符合要求或供货质量、服务水平等较低的供应商及时清退，同时及时补充符合条件的供应商。

2.第二层级建设思路

第二层级的建设核心是物资管理部门，其业务的发起部门则是工程管理部门，具体流程如下：

①工程管理部门根据施工图以及施工计划，在共享平台上通过专用接口直接向物资部门发出需求计划，明确所需物资的数量、规格、型号以及送达时间等关键信息。

②在共享平台开设专用接口链接至物资供应商库，物资采购部门在收到工程部门的需求指令并对工程部门提交的需求计划进行核查、分析和归纳整理后，立即通过专用接口向物资供应商库发出采购指令，可以采购“外卖式”采购和“滴滴式”采购两种方式。

③所谓的“外卖式”采购，即物资采购部门根据工程部门提交的需求计划，在物资供应商库点外卖式下单。

④所谓的“滴滴式”采购，即物资采购部门并不自己去供应商库进行采购，而是将需求计划推送至供应商库，由供应商进行“抢单”。最终供应商库将报价最低的3 家推送至物资采购部门，由物资采购部门进行综合评定和选定最终的供应商。在各供应商“抢单”的过程中，各供应商对其他供应商的报价情况并不知情，只有物资采购部门才能了解所有供应商的报价情况。

需要明确的是，无论是采用“外卖式”采购还是“滴滴式”采购，在该环境达成的仅仅是采购意向，而不是最终的采购行为。

3.第三层级建设思路

第三层级的主要任务是审核及签订合同，因此要将物资采购管理系统与合同管理系统进行链接。具体流程如下：

(1)物资管理部门在第二层级企业与供应商达成采购意向之后，立即根据采购意向及企业相应的合同模板自动生成草拟采购合同，并通过共享平台将草拟采购合同推送至合同管理系统。

(2)合同管理系统在收到草拟合同后，立即开启合同线上审批流程。将草拟合同同时推送至合同会审部门，所有合同会审部门可同时对合同进行审批，有利于提高合同审批的效率。草拟合同中要明确合同清单、物料明细、付款条件等核心信息。合同会审部门对草拟合同无修改意见的，直接通过，有修改意见的对合同进行驳回处理，并明确描述修改意见，直至合同审批通过为止。

合同会审完成后，企业立即与供应商在线上签订正式的物资采购合同，合同签订完成后立即将合同推送至合同管理系统进行保存，以便于查看和引用。所有合同的签订必须通过共享平台合同管理系统进行，凡是未经过共享平台合同管理系统签订的合同，一律不得办理后续结算入库和款项支付，确保将物资管理全范围、全流程、全周期纳入共享平台

4.第四层级建设思路

第四层级的主要任务物资进销存管理，在完成第三层级合同的审核和签订后，供应商开始对物资进行配送，即进入物资进销存管理阶段，具体流程如下。

(1)“进”，即物资结算入库管理。在入库管理方面实现“扫码入库”，物资供应商在配送物资时，对每单件物资贴上身份编码，在编码上明确物资的名称、规格、型号、单价等核心信息，物资配送至指定仓库时，物资管理部门在验收物资时通过手机等移动介质扫码直接将该项物资相关信息传输至共享平台生成入库单。同时，推送至总账管理模块，自动生成“原材料”相关核算凭证。该环节要重点注意不得“超合同清单、超合同金额”结算，若所配送的物资与合同签订的合同清单、物料明细里规定的规格、型号等核心信息不一致时，系统自动拒绝入库。所配送物资的入库金额超过合同约定的金额时，系统自动拒绝拒绝入库，坚决杜绝超合同结算的现象出现。

“销”，即物资出库管理。物资管理部门根据工程部门提交的物资需求计划，将物资配送给各领料单位。通过“扫码出库”，将相关信息推送至共享平台生成出库单。月末系统自动将当月所有出库单进行统计汇总，推送至总账系统，自动生成成本入账相关凭证。

“存”，即物资期末管理。每月月末，物资管理模块在结转下月前自动与总账系统进行对账，在所有物资的当期入库数据、出库数据、结存数据全部核对一致后，方可结转下月。

(2)物资入库后，由供应商开具真实合法的增值税发票，并结合合同约定的付款条件、项目的月度资金使用计划申请货款支付。该环节要注意重点把控“超条件、超计划”支付，若支付申请超过合同约定的付款比例或早于合同约定的付款时间，系统自动拒绝申请。所提交的付款申请超过当月项目的资金使用计划，系统自动拒绝申请。

同时，应在物资进销存模块开设“暂估材料”专栏，用以登记在项目施工过程中实际已消耗但未取得票据的材料，确保项目成本核算真实准确。

5.第五层级建设思路

第五层级是数据分析层级，其主要任务是对物资管理的相关数据从采购到消耗全流程进行统计分析，为企业提供各类所需的数据。重点分析三个方面的数据：一是在采购环节，要重点分析材料采购成本与市场价之间的关系，确保企业的采购成本最低。同时要分析供应商库内各供应商的供货量是否基本平衡，是否存在某一家或几家供应商长期供货的情况。若存在，系统在下次采购仍选择该家供应商时自动向物资采购部门发出预警信息，物资采购部门要对预警信息进行详细分析，找出长期由某一家或几家供应商供货的原因，并提出应对措施；二是在进销存管理环节，要着重分析物资进销存管理的及时性、准确性、便捷性，是够存在物资条码与实际信息不符、信息推送滞后等现象；三是要结合已完工工程项目的各类物资消耗的实际情况进行统计分析，形成企业的各类工程中各类物资的消耗定额，为企业下一步的投标工作提供参考信息。

（二）需公开招标的物资采购管理建设思路

针对需公开招标的物资采购管理，把第一层级更换为“线上招投标系统”，从物资采购的招投标开始即在线上进行，后续的业务流程与无需公开招标的物资采购管理相一致。

三、财务管理与工程管理系统的衔接

财务管理与工程管理系统衔接的建设目标是通过将财务管理工作向工程管理工作的业务前端延伸，将工程招投标系统、合同管理系统、工程结算系统、资金计划系统、数据分析系统全流程纳入共享平台，达到招投标工作更加规范、合同管理更加精细、工程结算更加智能、资金收付更加及时、数据分析准确目的。主要建设思路如下图所示：

1.第一层级建设思路

第一层级是线上招投标系统，建设目标是建立和完善线上招投标系统。线上招投标跟传统线下相比，具有发布和获取信息更加快速精准、招投标成本更低、竞争更加公平等优势，尤其是在“新冠”肺炎疫情形势下，优势更加凸显。具体建设思路如下：

①对业主方单位：在共享平台开设专门接口链接至线上招投标系统。当业主方发布招标公告后，公司第一时间获取相关信息，并组织精干人员通过共享平台直接进入线上招投标系统进行投标工作。在投标过程中，所需的各项物料的定额数据，一方面参考广联达、同望、凯云等专业投标系统里的定额，另一方面要结合公司“物资管理系统”中，根据公司同类工程物料消耗水平进行数据分析后计算的企业定额，使投标报价更加准确。当公司中标后，业主方通过线上招投标系统发布中标通知书后，招投标系统直接将中标通知书通过专用接口推送至共享平台。

②在共享平台工程管理系统下开设专门的分包策划模块，严格区分劳务分包策划、机械租赁策划和物资采购策划。在公司确定中标后，工程部门或合同部门立即组织专门人员编制项目分包策划并根据职责权限和审批流程进行线上审批，公司审批后根据权限上报上级单位或直接发布分包招标公告。

③对分包方单位：公司分包策划经上级单位或本级审批通过后，通过共享平台专用接口链接至线上招投标系统分别发布劳务分包、机械租赁以及物资招标公告（物资采购具体流程参照物资管理系统，本章节不单独介绍），并明确投标文件的格式、投标时限、评标方式等核心信息。在接收到各单位的投标文件后，组织公司评标委员会进行线上评标并下达中标通知书，线上招投标系统将评标结果通过专用接口反馈至共享平台。

2.第二层级建设思路

第二层级是合同管理系统，建设目标是会审及签订合同。具体建设思路如下：

(1)公司根据业主发布的中标通知书、劳务分包招标、机械租赁招标结果，由工程部门或合同部门根据工作计划安排与业主和各分包单位展开合同谈判并草拟合同初稿（草拟分包合同要严格遵照公司相应合同模板执行）。合同初稿确定后，通过共享平台合同管理系统将合同初稿推动至各合同会审部门，参与合同会审的部门可以同步开展合同会审工作，有利于提高合同审批的效率。在合同会审过程中，要设置“强制阅读”控制，即合同中的“专用条款”必须强制阅读，且无论是否同意必须明确表明意见，避免合同会审流于形式。

合同会审结束后，根据合同签订权限由有权签订合同的机构签订合同。在合同执行过程中，涉及到设计图纸、工程量、单价等合同核心信息变更的，要视同新签合同按相关程序在共享平台办理，不能通过线下签订。凡是未经共享平台签订的合同及具备合同效力的各种框架协议、补充协议等，共享平台一律不予办理涉及结算、开票、支付等业务。

3.第三层级建设思路

第三层级是工程结算系统，建设目标是将工程结算管理全流程、全周期纳入共享平台。具体建设思路如下：

(2)在共享平台开设专用接口链接至工程结算系统，工程结算系统应区分对业主单位结算系统和对分包结算系统，并分别编制统一的工程结算单模板。工程部门将业主或我方现场收方等验工计价资料分别上传至对应的工程结算系统，工程结算系统应设置“结算刚性控制”功能，即“超合同清单、超合同单价、超合同总价”的“三超”结算系统自动拒绝，杜绝经营风险。工程结算系统将符合条件的结算单自动推送至各审核部门，各审核部门可以同步开展审核工作。审核通过后工程结算系统将结算资料通过专用接口推送至总账系统自动生成会计凭证。会计凭证生成后将数据反馈至工程结算系统，分别自动生成对业主单位和对分包的工程结算台账，所有的台账信息与总账系统保持动态一致。通过台账可以清晰了解单个合同的履约情况，为单位领导在作出相应决策时提供参考。

同时，要在工程管理系统下分别开设对业主单位单位和对分包单位的“已完工未结算”专栏，由工程部门或合同部门手工录入相关数据，确保项目成本核算准确。

4.第四层级建设思路

第四层级是资金计划系统，建设目标是将合同收付款管理全流程纳入共享平台，达到“以合同控结算、以结算控计划、以计划控收支”的目的。具体建设思路如下：

(1)对业主单位：根据当期工程结算情况结合合同约定的收款条件，合理预测资金收入及时回收资金。

(2)对分包：根据当期对分包单位的结算情况结合合同约定的付款条件，每月月底上报在资金计划系统上报对分包单位的资金支付计划。在对分包单位的资金支付计划上设置“刚性控制”功能，即当期计划支付资金“超过已结算金额、超过合同约定的支付比例、超过业主方对我方的支付比例”的“三超”支付计划系统自动拒绝，确保资金安全。

(3)完成资金收支后，总账系统自动生成会计凭证，并将数据自动推送至工程结算系统台账管理模块，适时更新台账数据，使台账数据与工程结算系统、总账系统保持动态一致。

5.第五层级建设思路

第五层级是数据分析系统，建设目标是对工程相关数据进行汇总分析，为项目履约、生产经营决策、项目风险控制等工作提供参考依据。重点分析三个方面的数据：一是工程结算进度与实际已完工进度之间的关系，看二者是否大致匹配；二是生产经营情况，在数据分析系统开设生产经营分析模块，自动从总账系统提取收入成本数据。同时分别从物资管理系统和工程结算系统提取“暂估材料”数据和“已完工未结算数据”，自动生成项目生产经营情况。值得注意的是该结果是对项目生产经营情况的简要分析，项目领导可以通过该系统大致了解项目整体生产经营情况；三是资金收支情况，通过资金收支情况分析，以便于项目合理预测资金收支，确保资金安全。

四、财务管理与人力资源管理系统的衔接

财务管理与人力资源管理系统衔接的建设目标是将财务管理延伸至人力资源管理的业务前端，把员工入职、晋升调动、日常考勤、薪酬计提发放、数据分析等功能统一纳入共享平台管理。主要建设思路如下图所示：

1.第一层级建设思路

第一层级主要为员工管理模块，主要建设目标是公司员工的入职、晋升调动、日常考勤以及离职管理等纳入共享平台统一管理。具体建设思路如下：

①在人力资源管理系统下开设“员工入职管理”模块，新员工入职时在该模块根据固定格式完善员工个人信息。开设“员工晋升与调动”模块，当员工职级发生变化、薪酬核算部门发生变化，通过该模块进行职级调整和部门调整，确保薪酬核算准确。同时应当根据“审批流跟着岗位走”的原则，当员工离职、调动、晋升后，系统自动匹配与其岗位职责和权限相对应的审批权限和审批流，无需人工进行调整，确保公司内控制度得到有效执行。开设“员工考勤管理”模块，通过该模块反应员工的迟到早退、休假请假以及加班情况，并根据员工的薪酬和相关管理规定自动计算应扣发或应补发的薪酬，推送至薪酬管理模块。开设“员工离职管理”模块，员工离职时通过该系统办理离职手续，该系统与总账系统之间建立“刚性控制”关系，当该员工有备用金等应扣未扣款项时，系统自动拒绝办理离职手续。

2.第二层级建设思路

第二层级主要为薪酬管理，主要建设目标是将员工的薪酬计提和发放纳入该模块统一核算。具体建设思路如下：

(1)工资编制。在人力资源管理系统下开设“工资编制”模块，并编制与薪酬计提单相匹配的工资表模板。人力资源部门根据公司薪酬体系按月编制员工工资，编制时自动从员工管理系统提起员工考勤信息并自动计算应扣发或应补发的工资数据，工资编制完成后推送至“薪酬计提”模块。

(2)薪酬计提。在人力资源管理系统下开设“薪酬计提”模块，接收“工资编制”模块推送的员工工资信息并自动生成薪酬计提单，按规定的审批权限和流程审批后自动推送至总账系统生成会计凭证，并将单据推送至“薪酬发放”模块。薪酬计提受公司工资总额控制，累计计提薪酬超过公司工资总额后，系统自动拒绝计提数据。

(3)薪酬发放。在人力资源管理系统下开设“薪酬发放”模块，接收“薪酬计提”模块推送的人员工资信息，并根据系统设定的发放模板自动生成薪酬发放单，按规定的审批权限和流程审批后自动推送至资金支付岗完成薪酬发放，同时将单据推送至总账系统自动生成会计凭证。薪酬发放受资金支付计划控制，无计划、超计划则系统自动拒绝。

3.第三层级建设思路

第三层级主要为数据分析，建设目标是对公司员工信息和薪酬信息进行分析，为公司管理工作提供参考。重点分析两个方面的数据：一是人员构成情况，通过系统自动生成人员构成分析报告表，主要包含员工个人信息、持证情况、年龄结构、专业结构、项目工作经验等信息，为公司人才招聘和人才储备提供参考；二是薪酬情况，主要包括薪酬结构、增长情况（与营收增长情况、产值增长情况比较）等信息。

五、结束语

财务管理信息化建设是现代财务发展和转型的必然趋势，是推动财务管理高质量发展的必由之路，需要从顶层设计到各业务部门协同配合才能取得成效。要牢牢抓住会计核算和资金管理两大“定海神针”，把共享中心建设成财务核算与业务处理中心，提供高质量、高效率的财务核算、结算服务；要牢牢抓住流程建设主线，把共享中心建设成高质量、标准化的流程管控中心，以标准化流程推动前端业务流程的标准化，从数据源头提升数据质量；要牢牢抓住数据管理核心，把共享中心建设成数据价值中心，利用共享中心运营不断累积的数据信息，深化财务数据分析能力，深度挖掘数据价值，有效支持决策，呈现共享深层价值；要牢牢抓住人才培养目标，把共享中心建设成人才培养中心，是共享中心成为财务人才的资源池，让财务人员迅速了解财务标准流程和管控需求，培养财务管理型人才。