浅谈如何提高企业档案利用服务

近年来档案工作已经步入新的历史发展时期，随着改革不断深化，档案工作也发生了巨大的变化，如何将档案由“死”变“活”，提高它的使用价值，提高档案室工作服务质量，是企业管理的重要组成部分。围绕这个中心思想，要想做好档案服务工作，就应从以下几个方面做起。

一、档案工作能否顺利进行，单位领导重视是关键

档案工作最重要的是领导重视的程度。领导高度重视档案工作者的工作，档案工作者工作实施起来会更加容易。领导者对档案工作的认识程度，是对档案工作的认定，决定了他们对档案管理人员工作的态度，在很大程度上决定着档案工作的进展。因此，档案工作应列入领导日常议事日程。作为档案管理人员，要热爱自己的本职工作，忠于职守，发挥主观能动性，用自己的实际行动去争取领导的重视。同时，对领导做好档案工作方面的宣传也是十分必要的，要不断向领导汇报档案工作情况，努力做好档案服务工作，及时获取档案信息，使领导重视档案工作。作为企业领导，要了解档案管理人员工作情况，关心、解决他们在实际工作中遇到的问题。同时，要高度重视档案领域人才的培养，抓好档案管理人员的培训工作，不断提高档案管理人员素质和业务水平。

二、认真履行工作职能，加强自身的业务学习

档案管理人员，首先要认真贯彻执行《档案法》及相关档案管理工作的方针、政策、规定，制定档案管理工作中各项规章制度，密切监督、指导和审计档案工作者的日常工作。要充分发挥档案管理工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高档案管理人员的专业知识水平和责任感。积极主动参加定期的档案继续教育，及时更新知识，补充档案学新的理论和新的方法，尽快掌握新的技能和现代化管理任务。

三、要以企业发展为中心点，发展企业档案事业

档案事业的发展与企业的发展是息息相关的。发展档案事业，就必须以企业为中心，为企业服务。这就要求企业拥有一支可行的档案管理团队。档案工作者要勤奋刻苦，培养爱岗敬业、无私奉献的精神，对自己和企业负责，坚守岗位，履行职责，以实际行动体现档案管理人员的作用和价值。

四、利用现代化管理技术，更好地为企业服务

随着社会的进步和互联网技术应用，电子档案提高了工作效率。

让企业受到更加方便、快捷和高效的信息服务，得到普遍欢迎。档案工作的数字化、信息化管理是信息社会对档案管理人员的要求。因此，档案管理人员必须掌握和运用现代化科技手段和先进的管理技术，做好电子档案的收集、编制、整理和保管工作。电子档案有文书电子档案等，要按照年度、组织机构、保管期限进行分类，便于计算机查找，对于还未形成电子档案的纸质档案，要利用扫描仪等设备将其扫描成影像文件归档利用。

五、提升档案管理水平，扎实推进档案工作开展

档案工作的开展，必须要坚持档案管理科学化、制度化。文件管理在企业的各个环节，建立具有针对性的档案管理制度，建立档案借阅登记记录，严格按照借阅流程，防止档案丢失现象，同时把档案管理做细做全，确保档案管理的制度化、科学化。

六、提高档案管理保密意识，严把档案安全保密管理关口

建立健全企业档案安全保密管理标准和制度，严格按照标准和制度对档案信息系统实施备份管理系统。主管单位要积极推进档案安全体系建设，进一步加强档案信息系统安全保密管理的监管。分重点分层次地抓好涉密档案的安全保密工作。强化对档案信息系统建设和应用的安全保密指导，加大管理力度，严禁在网络用电子邮件传递涉密档案资料。针对关键岗位制定严格防范措施，不断提升档案信息系统安全保密技术防范能力和检查能力。

七、认真做好档案借阅、备查工作，建立档案跟踪联系制度

企业应完善查借程序，建立档案室查借制度。利用者到档案室查阅、借阅档案时，需要填写登记表，填写清楚事项，说明使用目的。档案管理人员要认真负责，便于指出真实利益，确定是否需要进行后续调查为获取档案利用信息，可以设置用户跟踪和联系系统，以获取有关文件使用情况的信息。许多用户都在不同岗位上肩负着一定的工作和任务，没有时间来编报利用实例。档案人员应采取行动，把通过利用档案后产生的经济效益掌握清楚，便于编研。

八、加强档案的编研和利用

档案管理工作仅仅满足于对现有资料的提供利用是远远不够的，创建、编辑、研究和开发档案信息是档案跟踪和应用的高级阶段。档案中蕴藏着大量的信息资源，不同行业非常系统性、多样性、通用性和专业性都很强。选题是收藏和研究的重要环节，应根据企业的生产经营的需要，结合公司实际，选择与公司最相关、最密切的专题进行编写，档案编研成果对于企业的生产活动要具有实用性，对提高工作效率具有重要意义。档案的利用是档案管理工作的出发点和目的。没有档案的编研开发，就不能充分有效地利用。档案信息资源中潜在的价值就不能最大限度的体现出来。因此，做为档案管理人员要不断积累和掌握专业知识，提高自己的业务水平，积累档案管理及相关专业知识进行编辑、研发。

九、增強服务意识，提高档案利用率

档案管理的最终目的是实现档案的价值，并为企业提供有用的信息。我们在认真收集、整理、保存档案的同时，要始终坚持档案工作为企业中心服务原则，着眼于企业发展，提高档案管理和运行水平，提高档案管理服务能力，不断寻找新的途径，开发利用档案信息资源，提高档案使用率，充分利用档案信息资源为业务和生产服务。作为档案管理者，我们要做好档案维护和管理工作，依法履行职责，忠于职守，热爱档案工作，养成良好的工作习惯，树立高水平的档案服务意识和司法观念。同时，要解放思想，勇于创新，锐意进取，以饱满的工作热情，为档案事业的发展贡献力量。档案是对企业生产经营活动的有力描述和历史记录，是保护企业合法权益的重要依据和证据。 企业档案的使用和运作要与时代发展相适应，以市场经济为主导，强化档案工作职能，提高档案工作质量，适应企业深化改革的需要。只有这样，才能真正适应市场经济的需要。 随着社会的发展，企业档案的数量与日俱增。 档案管理工作需要与时俱进，才能更好地为企业发展和社会主义经济建设服务。

参考文献

[1]李宝荣.企业档案在企业文化建设中的作用发挥[J].陕西档案，2015，（1）：55，54.

[2]张钢.关于对档案管理工作的思考[J].卷宗，2018，（7）：128.

作者简介：李蔼莉，女，汉，河北省，本科，初级，研究方向：档案管理.