事业单位档案归档文件整理方法的探讨

刘磊

摘要：事业单位的档案归档文件整理是文件整理工作的重中之重，是单位内一些工作资料的整理、分类和保存的一种方法，对事业单位的管理工作有着重要的影响。本文对事业单位档案文件整理的要求进行探讨，给出了详细有效的事业单位档案归档文件中整理方法，以此提升事业单位工作效率。

关键词：事业单位;档案归档;文件整理

当事业单位进行资料采集和归档时，有关文件整理人员需要将所收集的资料进行科学整理和归档，并做好记录，在科学归档手法下的资料整理形成档案。档案的归档和整理对事业单位工作有很重要的影响，基于此，在事业单位中的档案归档文件整理工作应按照科学的方法进行，确保档案文件的价值性。

一、事业单位档案归档文件整理要求

（一）严格遵守档案归档文件整理规则

事业单位进行档案整理工作时，应在有关规定和要求的基础下，以科学有效的方式进行档案整理工作，这样才能保障档案整理工作的科学性，并确保档案文件整体工作的质量和效率。首先，在进行档案归档文件整理时，单位应加强对归档工作人员的思想教育工作和普法工作，保证工作进行时不会出现工作人员消极怠工的情况。在对员工思想教育工作和普法工作时应参考《归档文件整理规则》和有关档案文件的法律等条文，加强规范员工的工作行为以及提高档案文件归档整理工作人员的工作积极性，保證档案的科学性。其次，在档案归档文件整理工作进行时应严格遵循《档案文件整理规则》并根据其中内容要求进行工作，保证工作的科学严谨性和效率，将档案归档文件整理作为文件整理工作的重中之重，提高工作效率保证资料的科学与安全。最后，将已经废弃的档案文件进行集中销毁，并指派相应的管理人员进行监督，确保档案文件没有备份或者被员工私藏，这样做的目的是为了保护文件资料的隐私和确保档案整理工作的顺利进行，对事业单位的整体工作质量有保障[1]。

（二）遵守档案保存整理的基础原则

我国的事业单位文件档案都是由专门的档案部门进行派发，并由相关文件职员进行档案文件分类保存，这些档案文件中的内容和事业单位中职员资料信息、工作内容等息息相关，对事业单位的整体工作进行意义重大。所以，在进行档案文件整理时，应严格遵守档案文件整理原则，按照规定进行档案整理，确保文件资料的安全和隐秘性。在事业单位进行档案归档文件整理工作时，应该将各类资料信息进行整合分析，把上级所发文件和自身保存文件有机结合，将其作为一个整体进行文件档案整理工作。事业单位自身所收集的档案文件与上级指派的文件可能会有内容上的偏差，在进行保存整理时，应严格按照档案保存整理的原则进行，将自身保存文件档案与上级指派分发的文件档案进行对比，并严格审视两者之中的内容，确保内容的准确性，坚决遵守档案保存整理规则。如果在档案保存整理工作时发现文件内容的缺失和错误，一定要及时上报领导和上级有关单位，立刻做出调整，防止内容错误的文件进入到档案保存整理工作当中[2]。

二、事业单位档案归档文件整理的方法

（一）档案文件整理的方法

档案文件的清算整理方式共分为五种，分别为文件性质辨别整理、文件分卷整理、文件年份整理、加密文件与普通文件整理和对特殊载体文件进行整理等。文件性质区分是指针对事业单位中档案文件的性质内容进行区分，将单位内政务档案文件和党务文件进行区别，将其纳入到不同的文件整理体系当中，避免二者的混淆，确保档案文件性质准确无误。文件的分卷整理方式则是将单位中文件内容进行区分整理，将内容重要或者次要的文件进行分类处理，并且按照有关档案文件整理的方式进行时间内容的结合整理，将档案留存时间较长的档案和内容重要的档案进行分类整理，而存留时间短的档案以及档案内容较为次要的档案应分别立卷整理，以此保证档案文件的安全。按年份区分整理文件的方法是事业单位中较为普遍的一种档案文件整理方法，主要将年份相同的文件进行归档整理，并实时更新，确保资料的时效性。加密文件与普通文件主要区别是内容的安全隐秘性，加密档案文件内容需要增加隐秘内容，而且加密的档案文件等内容应分散管理和保存，确保其安全性，并且与普通档案文件内容进行区别，保障加密档案文件的安全。进行特殊载体档案文件整理时，档案职员应严格把关载体的安全和档案文件内容和可靠，确保档案文件的安全。

（二）档案归档的方法

事业单位的档案职员在档案文件整理工作中，应严格遵守有关的档案的整理归定和法律法规，将档案的信息内容、信息来源、采集时间等进行分类处理，档案职员需将文件整理分类，并按照有关部门要求进行档案文件归档整理。档案文件留存的顺序和留存时间要严格按照档案整理规则存放，留存时间较短的档案文件应存放在留存时间较长的档案文件之前。首先，将档案内容进行实体分类，主要分为三类，分别是国家级档案文件、档案室内档案文件、全宗内档案文件，在对其进行整理时应严格按照整理体系去进行整理工作。其次，档案文件的归档工作需要按时完成，杜绝拖延归档时间，保障档案归档整理工作的时效性。最后，将档案文件归档整理之后对档案进行编目，对应的时间、页码、编号等内容应确保准确无误，按照科学的方法就需档案归档，不仅能提高工作效率，而且还可以保证档案文件的安全。

（三）信息化的档案文件整理方法

在科学技术迅速发展的时代，档案文件的整理方法也得到了更新，目前许多事业单位已经更新了档案文件归档整理工作方式，将原有传统的档案文件归档整方式转变为信息化的档案文件整理方式。信息化的档案文件整理方法不仅可以提高档案整理工作的效率还可以保证档案文件的安全性，而且还避免了档案文件的内容出现错误等问题的出现。因为信息化的档案文件整理是依托于计算机系统所进行，在计算机的基础之下，将文件录入电脑之内，电脑根据关键词和时间等内容对文件档案进行智能分类进行归档保存。信息化档案文件整理方法的准确性和安全性相对传统人工整理方法更加科学有效，同时信息化的档案文件整理方法也减少了相关工作人员的工作压力，有利于事业单位的人力资源合理利用，促进工作分工的合理性。

结论

在事业单位的档案归档文件整理工作当中，科学有效的档案归档文件整理方法必不可少，但是在进行该项工作时，应严格遵循有关文件的要求，确保档案文件的安全性和科学性。事业单位的档案归档文件整理工作应趋于合理性和科学性，建立相应的管理体系，对事业单位的未来发展意义重大。

参考文献

[1]黄莹.当前事业单位电子档案归档工作研究浅谈[J].中外企业家，2019（01）：102.

[2]梁翠云.中学党建档案归档现状及对策[J].兰台内外，2021（18）：55-56.