档案信息资源开发利用工作的基本要求分析

摘要：档案管理是档案工作人员特别重要的工作，在档案管理工作中，如何更好地对档案信息资源进行开发，关系到档案管理的正常开展和未来发展方向。对此，本文分析研究认为，档案信息资源开发工作要一要明确服务方向，端正服务态度;二要正确处理好档案的开发利用与保密的关系;三要强化档案信息资源开发手段，完善服务设施;四要加强档案信息资源使用过程中的归档工作;五是依法强制档案信息资源形成者按要求进行归档;最后是建立健全档案信息资源归档的组织保证体系，通过这些措施来加强对档案信息资源开发利用工作，使之更好地服务于现代化建设。

关键词：档案信息资源开发;档案信息资源管理;档案信息资源;档案信息;档案管理;档案

档案信息资源的开发利用，既是档案学界时刻要面临的实践问题，也是学术界长期关注的理论课题。我国档案界一直都很关注档案信息资源开发利用这方面的工作，并且在这方面也得到了长足的发展。档案信息资源开发利用工作，涉及到多种因素和比较复杂的关系。这其中主要包括相关的人和物;档案信息资源的开发和社会利用的需求;档案人员的思想状况、业务水平和专业技术知识水平;档案信息资源的储存数量、质量以及开发档案开发利用的方式、方法和手段等等。要做好档案信息资源的开发利用工作。就必须正确地认识档案信息资源开发利用工作中的各种因素和正确地处理好各种关系。其基本要求主要体现在以下几点。

一、明确服务方向，端正服务态度

档案管理工作是一项服务性的工作，因此，档案信息资源开发利用则是档案工作服务性的具体体现。因此，搞好档案信息资源的开发与利用工作首先就要明确档案管理工作的服务方向。关于这一点，邓小平早就说过：“开发信息资源，服务四化建设”，这也为我们开发档案信息资源工作指明了方向。开发档案信息资源为社会主义现代化建设服务，也是档案工作的根本任务所在。因此，档案部门和档案人员要提高开发档案信息资源的能力，以适应现代化建设的需要，在服务范围上，要由内向型转变为内外结合;在服务方法上，要由被动变主动，提高服务质量;在服务方式上，要由封闭半封闭转变为开放式;在服务手段上，逐步由手工操作向电子计算机操作过渡;在服务效益上，要由无偿服务转为无偿有有偿相结合。基层单位除做好日常接待、提供利用工作以外，还要提高对档案信息资源的综合开发能力，根据生产、经营、管理、科研等各项工作的需要，对档案材料进行二次文献加工，为领导和各项工作提供实用的信息，以便于提高档案信息工作的实用性和有效性。

端正服务态度，就是要牢固树立档案管理工作为国家经济发展和现代化建设服务的指导思想，增强事业心和责任感，增强服务观念、信息观念，改进工作作风，把为实现“两个一百年”的奋斗目标落实到实际行动上。为此，各级档案管理部门和档案管理工作人员应当改变过去那种只是满足于不丢失不损坏“看摊死守”和“守门待客”的陈旧观念和习惯，要面向科室，深入基层，深入生产第一线，主動去了解科研生产建设和各项管理工作中出现的新情况和新问题，及时开发档案信息资源提供有效服务。

二、正确处理好档案的开发利用与保密的关系

开发利用档案的信息资源，要正确处理开开发与利用和保密的关系。首先，要正确地理解两者矛盾统一的辩证关系。由于档案馆馆藏量大，如果没有一套科学的检索工具体系，是难以实现对档案的有效开发。针对这一情况，档案馆可根据开发档案信息的实际需要，编制多种样式的档案检索工具。既要充分发挥档案信息资源的作用，又要注意保守和国家的机密，在实际工作中两者有时会发生一定的矛盾。而处理这一矛盾的基本原则，就是要具体研究档案在什么情况下可以利用，在什么情况下保密，必须服从于党、国家和人民的利益，应当在这个大前提下，将两者有机地统一起来。其次，要研究、审查档案的内容，适当调解保密范围和保密等级，减少繁杂的利用批准程序和手续。既要坚持必要的保密等级制度，不泄密、不失密，确保档案政治上的安全，充分发挥档案信息资源的作用。

三、强化档案信息资源开发手段，完善服务设施

开发档案信息资源，把资源优势转变为信息优势，是档案管理工作一项细致而又十分专业的工作。因此，各级档案管理部门和档案工作人员要认真学习相关的专业知识，充分掌握有关的技术和方法，加强档案信息开发手段。比如说，开展档案管理工作的著录和标引，组织各种目录和数据库，建立科技档案检索体系;开展档案编研工作，编辑和编写实用的编研成果，为用户准备系统的信息材料等。逐步使用电子计算机对档案进行信息化管理，由手工检索逐步向计算机检索过渡，快速、准确、方便地为用户提供优质服务。

四、加强档案信息资源使用过程中的归档工作

保证需要档案信息资源能够更好地被利用，就要强化档案材料齐全、完整、并保证如期归档，这就不仅要有相关行政措施，而且还要有与我们现阶段相适应的体制机制，对于不能及时把档案信息资源进行归档的，要给予相应的经济制裁。比如说，设计或者说施工单位不按时向工程建设或者单位缴纳竣工图纸的，则不予决算，事前不拔全工程费用，将编制竣工图等文件材料的费用预留出来，如期不缴，可用之做重新绘制竣工图的费用。对于内部将档案信息文件材料的形成、积累和整理归档工作作为工作的一部分内容进行计分，如果这项工作分数太少，也会相应地扣除工资、降低奖金档次。对于获奖的工程项目和产品或者说课题等诸多工作，如果说档案的信息资源文件材料不齐全的，不确定的，则暂时不予发放奖金。从经济上约束文件材料的形成者按期保质归档。

五、依法强制档案信息资源形成者按要求进行归档

档案的信息资源对于档案管理工作具有特别重要的意义，因此，必须强制档案信息资源文件材料的形成者按要求归档的法律武器。凡是法律法规所不允许的，而又没有任何理由拒绝将公务活动中形成的有价值的文件材料向档案部门归档的，或者说法律所要求的而不按要求进行办理的，都属于违法行为，因此要视情节不同，追究法律责任，分别给予记过、警告、严重警告、开除等行政处罚或者要求赔偿经济损失，直至移交司法机关追究刑事责任。

六、建立健全档案信息资源归档的组织保证体系

各机关、团体和企事业单位必须分层次地建立健全统一的管理网络，形成一个自上而下的责任保证体系。一些单位的经验告诉我们，要建立健全两个网络体系：一是单位领导牵头，内部各职能部门负责人参加的网络体系，这个网络体系主要是定期例会，听取汇报，研究和解决档案信息资源管理中的重大问题;另一个是档案部门牵头，各内部职能部门专职和兼职档案人员的参加的网络体系，这个网络体系主要是具体操作、落实。遇到有解决不了的问题，可以及时地向上一个网络体系报告。只要这两个网络体系各司其职，各尽职守，档案信息资源管理工作就一定能够搞好。

作者简介

赵吉友，男，汉族，1971年1月出生。吉林通榆人，现任职于吉林省通榆县医疗保险经办中心，研究方向为医疗保障档案管理与利用。